Los gerentes de proyecto pasan mucho tiempo elaborando planes y estableciendo objetivos de equipo. Los patrocinadores, las partes interesadas y los equipos dedican mucho tiempo a realizar cambios en el alcance del trabajo y el proceso de implementación. Tener un proceso de gestión de cambios claro y fácil en su lugar y un ojo firme en el panorama general, incluso cuando algunos de los detalles cambian, contribuye en gran medida a que el proyecto siga avanzando y le permita mantener la calma.
Acepte que suceda el cambio
Los cambios ocurren en prácticamente todos los puntos del ciclo de vida de la gestión de proyectos . Reconocer que los cambios son partes inevitables, de hecho, a menudo beneficiosas, del proceso permite a los mejores gerentes de proyecto adoptar enfoques más ágiles de planificación y ejecución. Disponer de estrategias para afrontar los cambios de forma eficaz a medida que se producen es la forma más rápida de mantener la atención de todos en el premio, incluso frente a lo que a veces pueden parecer constantes cambios de dirección.
Un proceso de gestión de cambios estructurado y definido es su guía de ejecución; su estrategia ‘biblia’. Definirá, para usted, la mejor manera de responder como líder a las sugerencias, incluso a las demandas, de cambio dentro del proceso de desarrollo. Le ayudará a navegar, con gracia y seguridad, paisajes de colaboración a veces polémicos hacia el logro de los objetivos finales de todas las partes.
El proceso de gestión del cambio
El proceso de gestión de cambios se ve así:
- Recibir solicitud / demanda de cambio en proceso en el proyecto
- Evaluar la solicitud / demanda de cambio con un enfoque en el presupuesto del proyecto con respecto a:
- materiales
- cualquier requisito de permiso relevante
- horas hombre
- tiempo perdido / ganado
- Preparar y presentar a los accionistas / enlace del proyecto sus recomendaciones sobre cómo proceder en relación con las solicitudes.
- Recibir la aprobación de la decisión de los accionistas o su rechazo para continuar.
Veamos cada uno de esos pasos a su vez:
Recibir solicitud / demanda de cambio en el proceso del proyecto
Recibirá una solicitud para cambiar el proyecto de cientos de formas diferentes: en una reunión, por correo electrónico, por teléfono, en el pasillo mientras sale corriendo de la oficina por la noche. Idealmente, obtendrá la información en un formulario de solicitud de cambio, pero debe saber que en la vida real muchas partes interesadas importantes piensan que completar este tipo de papeleo es el trabajo del gerente de proyecto, y en su empresa, podría serlo.
La plantilla de solicitud de cambio de proyecto (más sobre eso en un minuto) debe capturar de manera precisa y sucinta todos los detalles de la solicitud, por más informal que le lleguen. Una vez que sienta que todos los detalles se registraron con precisión, ejecute el formulario más allá del iniciador para verificar que todos los puntos se hayan abordado por completo.
Recuerde que los cambios también pueden tener que ver con hacer ejercicio. No asuma siempre que los cambios van a estar relacionados con la puesta en marcha. El proceso es el mismo independientemente de si está aumentando o disminuyendo el alcance del proyecto.
Realizar evaluación de cambios
Mire la solicitud de cambio en detalle. Evaluará el impacto en:
- Calendario
- Documentación
- Trabajo realizado hasta la fecha y trabajo aún por hacer
- Presupuesto
- Medidas de calidad
- Alcance
- Disponibilidad de recursos
Por ejemplo, un cambio de software puede estimarse en cinco días. Esto no solo agregaría cinco días al cronograma porque impulsaría otra tarea y la movería en un período de tiempo en el que el recurso clave está de vacaciones. Esa tarea también debería trasladarse, por lo que, en general, este cambio agregaría ocho días al programa. Costaría $ 5k, y los ocho días adicionales nos empujan a otro mes con el contrato del proveedor, por lo que también hay costos a considerar. La calidad permanece igual pero el alcance cambia para incorporar el nuevo cambio.Debería actualizarse toda la documentación pertinente, incluido el plan del proyecto y los manuales de formación, que ya se han iniciado.
Entonces, en el panorama general, un simple cambio de cinco días tiene efectos rotundos. Es importante considerar todos los factores relevantes antes de tomar una decisión de implementación, ya que tener una imagen completa puede cambiar el resultado.
Preparar y presentar recomendaciones
Armado con una comprensión del impacto total del cambio o cambios solicitados, presente sus recomendaciones con respecto a la viabilidad del cambio.
En algunos casos, los cambios no se implementarán porque el beneficio percibido será menor que el costo. En otros casos, se pueden encontrar suficientes beneficios para compensar el costo de realizar el trabajo adicional. Otros casos, aún así, demostrarán que los cambios son inevitables y están más allá de su control, independientemente del efecto negativo, resultante de problemas regulatorios o de cumplimiento, o problemas internos como la reestructuración organizacional.
La decisión
Para pequeños cambios que caen dentro de su límite de autorización, la decisión de aceptar o rechazar los cambios recae en usted (con la información correcta del equipo). Cualquier cosa más grande debe ser aprobada por el patrocinador del proyecto o la junta del proyecto. Los términos para lo que cae bajo qué categoría generalmente se explican claramente al comienzo de cualquier proyecto.
Independientemente del resultado, es importante mantener informados a todos los involucrados en el proceso. Alienar a los miembros del equipo en cualquier punto del desarrollo puede costar la integridad de todo el proyecto y también cualquier colaboración futura.
Herramientas de gestión de cambios
Se han desarrollado varias herramientas de gestión de cambios para facilitar y agilizar este proceso. Un elemento central de toda caja de herramientas de gestión de cambios debe ser:
- Una lista de verificación o un mapa de procesos que indique a las partes interesadas los pasos adecuados para generar un cambio en el alcance del proyecto
- Un formulario de solicitud de cambio de plantilla ( Nota : si sus proyectos funcionan en línea desde un flujo de trabajo automatizado, es una gran idea tener este formulario incluido en su lista de documentos)
Desarrollo de un formulario de solicitud de cambio de proyecto
El formulario de solicitud de cambio de proyecto debe incluir:
- El nombre de la persona que solicita el cambio (el ‘solicitante’).
- Un identificador único, como un número de cambio (puede agregarlo usted mismo más adelante, ya que es poco probable que cualquiera de las personas que presenten la solicitud y utilicen el formulario sepa qué ingresar aquí).
- Una descripción del cambio propuesto, con el mayor detalle posible.
- La categoría del cambio. Idealmente, los solicitantes deberían poder elegir entre una categoría precargada para esta sección, de modo que solo tengan que marcar la casilla. Este es un buen lugar para observar si una solicitud de cambio está relacionada con la regulación o el cumplimiento interno; si lo es (genuinamente), puede omitir muchos de los pasos de planificación y evaluación y simplemente seguir adelante.
- El ‘por qué’ del cambio. ¿Cuál es la justificación para implementarlo? ¿Por qué lo quiere el solicitante?
- Impacto potencial del cambio propuesto en diferentes elementos del proyecto, incluido el tiempo, el costo, la calidad y el alcance. Es posible que el solicitante no tenga todos los detalles, por lo que es posible que necesite su ayuda para completar estos espacios en blanco a través del paso de evaluación de cambios. Lo mínimo que está buscando en este punto es una aclaración sobre si puede aumentar, disminuir o cambiar los parámetros del proyecto existente.
Los formularios de solicitud de cambio deben completarse con un espacio para los detalles que debe completar a medida que se analizan los cambios. Una plantilla también debe incluir espacio para:
- Cambiar decisión: aceptar, rechazar o aplazar
- Nombre de la persona que toma la decisión (o grupo) más la fecha en que se tomó la decisión y cualquier comentario adicional.
Gestión de cambios y alcance del proyecto
La gestión del alcance del proyecto es el proceso que filtra y refina las distinciones entre lo que es necesario para ejecutar un proyecto con éxito y lo que no. Cuando se reciben solicitudes de cambio de proyecto, es necesario considerar cómo esos cambios pueden afectar el proyecto en general. Su proceso de gestión de cambios lo ayuda a refinar y definir dentro del contexto por qué un cambio es o no práctico o necesario.
Una guía para el conocimiento de la gestión de proyectos (Guía del PMBOK) – Vale la pena mencionar la gestión de cambios de proyectos de cobertura de la sexta edición porque no es tan intuitiva como podría pensar. La «Guía del PMBOK» incluye excelentes pautas de inicio en forma de un proceso llamado «Alcance de control» en la sección Gestión del alcance del proyecto. Sin embargo, el proceso de gestión de cambios en los proyectos debe manejarse de una manera más integrada, y eso se refleja en el texto. Los usuarios de la «Guía del PMBOK» también deben consultar el proceso Realizar el control de cambios integrado , ya que establece claramente cómo se vincula todo en el panorama más amplio.
Para convertirse en un PMP , es importante comprender cómo la «Guía del PMBOK» cubre la gestión de cambios, ya que será parte de su examen. Pero tenga en cuenta que el proceso de gestión de cambios que utilizará en los proyectos debe ser integrado, fácil de seguir y práctico.
Liderando a su equipo a través del proceso de cambio
El equipo del proyecto es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, por lo que es útil que participen activamente en la gestión de cambios en el proceso.
Aquí hay cinco formas en las que puede ayudar a su equipo a aceptar rápidamente el proceso de gestión de cambios del proyecto:
1. Sea abierto sobre los cambios. Hágale saber a su equipo que se esperan cambios en los proyectos.
2. Sea abierto sobre el proceso. El proceso de gestión del cambio que se analiza aquí no es algo natural para todos. La mayoría de los miembros del equipo no sabrán qué se espera de ellos hasta que se les haya informado. Organice una sesión informativa para analizar el proceso con ellos y déjeles saber cuál es su papel en su ejecución.
3. Hágalo fácil. El cambio de proyecto es a menudo, en el mejor de los casos, un caos controlado. Los pasos que sigue para navegar con éxito definen su temple como gerente de proyecto . Su equipo puede encontrar cambios inquietantes, especialmente los grandes o los que invierten decisiones que durante mucho tiempo se creyeron resueltas y obstáculos que se consideraron superados hace mucho. El cronograma es incorrecto, el presupuesto puede ser diferente, los requisitos ciertamente son diferentes.
Su equipo lo busca en busca de orientación y estabilización. Haz que el proceso sea lo más fácil posible para ellos.
4. Esté allí para ayudar. Una nueva forma de trabajar requiere tiempo para integrarse con éxito. Si anteriormente ha gestionado el cambio de proyecto de forma informal (o no ha gestionado en absoluto), el cambio a un proceso formal puede tardar un tiempo en convertirse en «la forma en que hacemos las cosas aquí». Hágale saber al equipo que está allí para ayudarlos si necesitan pasar algo por su lado.
5. No tenga miedo de decir que no. No todos los cambios son propuestas sensatas. Hágale saber a su equipo que si creen firmemente que un cambio no es lo correcto para el proyecto en este momento, usted los apoyará en esa conversación con el solicitante del cambio.
No gestionar el cambio de manera eficaz es una de las principales formas en que un proyecto puede descarrilarse por completo, así que tenga cuidado. Armados con la información y los procesos adecuados, los cambios del proyecto se pueden abordar de una manera controlada, inteligente y beneficiosa para todos los involucrados.
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