Los gerentes de proyectos con experiencia y aquellos que trabajan en grandes empresas tendrán software y contadores para ayudarlos a armar los presupuestos del proyecto. Pero, ¿y si no lo haces? Si está mirando una hoja de cálculo en blanco o un correo electrónico del patrocinador de su proyecto pidiéndole que junte las finanzas para el proyecto, este artículo es para usted.
Veremos las cinco cosas que debe hacer para crear un presupuesto de proyecto básico.
Utilice su lista de tareas
Primero, tome la lista de tareas de su proyecto. También puede tener una estructura de desglose del trabajo y, si tiene una, es mejor usarla. Pero una lista de tareas servirá siempre que cubra de manera integral todo lo que necesita hacer en el proyecto.
Si no tiene una lista de tareas, es hora de crear una. Escriba todo lo que tiene que hacer y las cosas que tiene que construir, hacer o completar antes de que se pueda completar el proyecto. No tiene que estar en ningún orden en particular, pero debe incluir todo.
Finalmente, en este paso, realice una lluvia de ideas con su equipo de proyecto, ya que seguramente habrá algo que haya olvidado. ¡Muchas cabezas son mejores que una!
Estimar cada componente
Ahora revise su lista y calcule el precio de cada artículo. Por ejemplo, una tarea que dice «organizar reuniones para discutir los requisitos» puede implicar la búsqueda y contratación, la reserva de las salas de reuniones o la compra de los recursos que necesita, como un proyector o un rotafolio. Esto implica un costo, así que obtenga cotizaciones para el alquiler de su habitación y el resto del equipo y anótelo.
Haga esto para todo en la lista de tareas, de modo que termine con un precio para cada artículo. Es posible que algunas tareas del proyecto no tengan un precio adjunto, y eso está bien.
Sumar estimaciones juntas
A continuación, sume todas sus estimaciones. Es más fácil hacer esto si crea una lista de elementos en una hoja de cálculo, agrega los costos en la siguiente columna y luego totaliza la columna en la parte inferior. ¡Deje que la hoja de cálculo haga los cálculos por usted! Se convierte en la hoja de cálculo de su presupuesto.
También es una buena idea agrupar sus costos en categorías, para que pueda ver fácilmente a dónde va la mayor parte del dinero. Utilice categorías como «Puesta en marcha del proyecto», «Infraestructura» o «Formación»; elija agrupaciones que signifiquen algo en el contexto del proyecto.
Agregar contingencia e impuestos
Sería genial si tuviera una bola de cristal y pudiera predecir estos costos con un 100% de precisión, ¡pero probablemente no se sienta seguro de su capacidad para hacerlo! Aquí es donde entra la contingencia. Es un fondo de dinero que se basa en la confianza que tenga de haber obtenido las estimaciones correctas. No se relaciona con ninguna tarea en particular. Es una ‘olla de emergencia’ general en caso de que haya algo mal o se haya olvidado algo por error.
Si no sabe cuánta contingencia agregar, busque el 10% del total que creó en el Paso Tres. Es una estimación no científica que utilizan muchos gerentes de proyectos y le brinda un poco de amortiguación en su presupuesto en caso de que lo necesite.
Agregue una línea en la hoja de cálculo de su presupuesto en la parte inferior que diga ‘Contingencia’ y especifique el porcentaje que utilizó.
No olvide agregar cualquier impuesto sobre las ventas u otros impuestos que no estén incluidos explícitamente en sus estimaciones de artículos de línea individuales.
Sume todo y ese es el monto final de su presupuesto.
Obtener aprobación
Lo último que debe hacer es conseguir que su gerente o patrocinador del proyecto apruebe su presupuesto. Hábleles sobre cómo lo elabora y qué elementos componen su presupuesto general.
¡Eso es! La elaboración de presupuestos de proyectos es una habilidad esencial para la gestión de proyectos , y esta guía lo ayudará a comenzar a crear un presupuesto de proyectos.
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