Los mejores gerentes de proyecto tienen la plena confianza de su gerente de línea y patrocinador del proyecto . Los ejecutivos detrás de sus proyectos les creen cuando dicen que necesitan fondos adicionales, más recursos o ayuda para resolver un problema.
Cuando trabaja en situaciones de riesgo, necesita el equipo adecuado. Como un excursionista con una mochila de cuerda y crampones, también necesita las herramientas para lidiar con el riesgo del proyecto.
Puede aumentar la confianza de su gerente en su proyecto con un plan de gestión de riesgos. Un proceso simple de cinco pasos puede transformar enormemente la forma en que su jefe ve su proyecto (y a usted).
¿Qué es la gestión de riesgos en la gestión de proyectos?
La gestión de riesgos en la gestión de proyectos es el proceso de identificar, evaluar y responder a los riesgos del proyecto.
Los riesgos del proyecto son cosas que pueden afectar al proyecto (positiva o negativamente, pero generalmente la gente interpreta el riesgo como eventos que tendrían un impacto negativo en el proyecto).
Ya sea que su proyecto sea grande o pequeño, tendrá riesgos asociados. Estos riesgos pueden ser cualquier cosa, desde el riesgo de que el desfile de su escuela se ralentice hasta el riesgo de un aumento de precio hasta un componente crítico de su nueva placa de circuito.
El riesgo del proyecto, si no se gestiona correctamente, puede dificultar la ejecución satisfactoria de su proyecto. Los riesgos no controlados pueden agregar tiempo a su horario, trabajo a su tiempo y dinero a su presupuesto. Los gerentes se ponen nerviosos por este tipo de cosas. Todo eso se puede evitar con un plan de gestión de riesgos.
Planificación de la gestión de riesgos
Un plan de gestión de riesgos es una excelente manera de aumentar su propia confianza en la capacidad de su equipo de proyecto para cumplir, y eso también aumenta la confianza de su gerente. Quiere que crean que puede hacerlo y quiere que sean conscientes de lo que podría impedirle llevar a cabo el proyecto con éxito. Un plan de gestión de riesgos es una herramienta perfecta para hacerlo.
¿Y adivina qué? Es muy fácil comenzar.
La gestión de riesgos del proyecto es un proceso sencillo de cinco pasos. No lo hagamos más complicado de lo necesario. Esto es algo en lo que puede comenzar hoy, prepárese para discutirlo en su próxima reunión y termínelo mientras alguien está escribiendo las actas.
Un proceso de gestión de riesgos de 5 pasos
Como ocurre con muchas partes de la gestión de proyectos, la gestión de riesgos es un proceso. Los cinco pasos son:
Si esos términos no significan mucho para usted en este momento, quédese con ellos, voy a explicarlo todo.
Paso 1: iniciar
Primero, desea establecer el contexto para su gestión de riesgos en su entorno de gestión de proyectos.
Probablemente no haya mucho trabajo por hacer aquí porque alguien en su empresa ya habrá preparado una política de riesgos corporativos y todo lo que necesita hacer es rastrearla. Esto explicará el enfoque de riesgo de la empresa e incluso podría exigir las plantillas que necesita. Las plantillas siempre te ahorran trabajo, ¡así que ten cuidado con ellas también!
Incluso si no tiene una política de riesgos corporativos, otra persona que gestiona proyectos junto con usted puede tener un plan de gestión de riesgos del proyecto que puede copiar. ¿Por qué reinventar la rueda? La reutilización de documentos es imprescindible si desea ahorrar tiempo y hacer más.
Utilice lo que ha descubierto para producir un plan de gestión de riesgos para su proyecto. Esto es parte de su plan general de gestión de proyectos y habla sobre cómo abordará la gestión de riesgos en su proyecto.
Si no sabes qué poner, ¡sigue leyendo! Los siguientes pasos le darán una mejor idea de qué hablar en su plan de gestión de riesgos.
Esto mejora la confianza al: Mostrarle a su gerente que tiene un enfoque para lidiar con la incertidumbre en su proyecto y que va a administrar activamente el riesgo.
Paso 2: identificar
Una vez que haya descrito un enfoque, puede comenzar a trabajar con él.
Ahora identifica los riesgos que van a afectar su proyecto. Esta es solo una instantánea en el tiempo y su registro de riesgos es algo a lo que querrá volver una y otra vez para asegurarse de que también se coloque algo nuevo allí.
Puede identificar los riesgos utilizando una lista de verificación de riesgos comunes, entrevistando a las partes interesadas en el proyecto (especialmente las partes interesadas difíciles, ya que generalmente tienen mucho que decir sobre lo que podría salir mal), sesiones de lluvia de ideas y usando su sentido común.
Está buscando cosas que podrían causar problemas si alguna vez sucedieran. (Recuerde, los riesgos aún no han ocurrido. Los problemas del proyecto son cosas que ya han ocurrido).
Independientemente de cómo lo hagas, definitivamente debes involucrar a otras personas. Solo, no tendrás la imagen completa y terminarás perdiéndote cosas.
Los riesgos pueden y deben ser identificados por cualquier persona. Como gerente de proyecto, su trabajo es alentar a sus colegas a plantear riesgos con usted para que, como equipo, pueda hacer algo al respecto.
Todos los riesgos identificados deben registrarse en el registro de riesgos. Si tiene un coordinador de proyecto en el equipo o una persona de apoyo del proyecto, ellos pueden hacerlo. De lo contrario, es parte de las tareas administrativas que debe realizar.
Esto mejora la confianza al: Demostrar que es consciente de los riesgos clave que podrían afectar su proyecto y que dispone de un medio para estar continuamente al tanto de los nuevos riesgos.
Paso 3: evaluar
A continuación, se evalúan los riesgos para determinar la probabilidad y el impacto. Cuando evalúe un riesgo , piense en la probabilidad de que ocurra, cuánto costaría manejarlo y cuánto tiempo probablemente agregaría al cronograma de su proyecto.
Como medida adicional, también puede evaluar la proximidad, lo que significa qué tan cerca en el tiempo es probable que ocurra el riesgo. Un riesgo con alta proximidad podría ocurrir pronto. Un riesgo con poca proximidad podría ocurrir en algún momento en un futuro lejano. Esto puede darle otro factor para priorizar su tiempo y energía cuando se trata de lidiar con los riesgos.
Esto mejora la confianza al: Asegurarle a su gerente que todos los miembros del equipo tienen una idea clara de lo que sucedería si alguno de estos riesgos se materializara.
Paso 4: planificar las respuestas
Ahora llegamos a la parte sustancial de su plan de gestión de riesgos. En este paso, averiguará cómo gestionar el riesgo identificando una respuesta adecuada.
Hacemos esto porque hasta ahora todo lo que tiene es una lista de lo que podría suceder para desviar su proyecto en el futuro y qué tan importante sería. Lo que su gerente querrá saber a continuación es: ¿Qué va a hacer al respecto?
Generalmente, hay cuatro cosas que puede hacer para abordar y gestionar el riesgo de un proyecto . Ellos son:
- Evitar: tome las medidas necesarias para evitar que se produzca este resultado.
- Transferencia: transfiera la responsabilidad a otra parte, como con una póliza de seguro.
- Mitigar: tome medidas para reducir el impacto del problema si ocurre.
- Acepte: comprenda que el resultado arriesgado puede ocurrir y, con el consentimiento de su equipo, no tome ninguna medida para evitarlo.
Algunos de sus riesgos pueden tener un resultado positivo. Por ejemplo, existe el riesgo de que venda una gran parte del nuevo producto que interrumpa las líneas telefónicas. Sería un buen problema tenerlo, pero sigue siendo un riesgo para el que debe planificar.
Hay varias formas en las que puede prepararse para un riesgo positivo, que incluyen:
- Explotar: haga todo lo posible para asegurarse de que se produzca este resultado para que pueda cosechar las recompensas.
- Compartir: trabaje con otro colega o empresa para aumentar la probabilidad de que exista un riesgo positivo.
- Mejorar: influir en los factores que pueden contribuir a un resultado positivo y tratar de obtener aún más beneficios.
- Aceptar: reconocer la posibilidad de un riesgo positivo y no hacer nada.
Deberá determinar qué estrategia de respuesta es la mejor para cada riesgo en su registro. Por ejemplo, puede decidir que el riesgo de que se derrumbe el techo de la fábrica es algo que simplemente aceptará, ya que no es probable que suceda. Sin embargo, el riesgo de que la intoxicación alimentaria acabe con la mitad de su fuerza laboral es algo que va a mitigar activamente mediante la capacitación de todo su personal de catering. Si ha sucedido antes y es bastante probable a menos que haga algo al respecto, querrá mitigar el riesgo.
Una vez que se identifica y se acuerda la respuesta, se pueden designar propietarios de riesgos para llevar a cabo el plan de acción de gestión de riesgos. En otras palabras, necesita que alguien sea responsable de realizar las tareas que acordó en su plan.
Esto mejora la confianza al: Mostrarle a su gerente que ha considerado qué hacer con las cosas que podrían causar problemas para su proyecto y que está implementando planes para reducir la incertidumbre y el riesgo en el proyecto.
Paso 5: Implementar
Su plan de gestión de riesgos debería incluir ahora quién será responsable de realizar las actividades de mitigación de riesgos para cada riesgo. Ahora deberían trabajar en esas tareas para que usted esté gestionando activamente los riesgos abiertos.
Esto mejora la confianza al: Demostrar que usted y su equipo de proyecto pueden cumplir con lo que dijo que haría. Al informar sobre lo que ha logrado y los riesgos que ha mitigado, le muestra a su equipo de gestión que se toma en serio la entrega y hacer lo que sea necesario para preparar su proyecto contra los problemas en el futuro.
Una vez que un riesgo ha pasado, cuando ya no es relevante porque ha ocurrido o ya no puede suceder, puede cerrarlo desde su registro de riesgos.
Poner en práctica este plan de gestión de riesgos del proyecto puede diferenciarlo de otros gerentes. Su propio jefe tendrá la evidencia de que puede pensar de manera estratégica y creativa sobre lo que podría causar que su proyecto se desmorone y, lo más importante, hacer algo al respecto. ¡Serás la persona que gestiona activamente los problemas antes de que sucedan, eliminando los obstáculos y preparándote para cualquier cosa!
Ser considerado bueno en la gestión de riesgos de proyectos es una forma segura de que la dirección lo considere un par de manos seguras. No necesita mucha experiencia o certificados para comenzar a administrar el riesgo del proyecto con éxito (aunque existen calificaciones formales en administración de riesgos ). Este sencillo proceso de cinco pasos pronto significará que la gestión de riesgos del proyecto se integrará en los planes de su proyecto.
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