El seguimiento y la facturación del tiempo a los clientes es una parte importante del trabajo en un bufete de abogados. Los socios, asociados , asistentes legales , personal de apoyo en litigios y otros cronometradores facturan su tiempo en incrementos de seis, diez o quince minutos, según la política de la firma y las directivas del cliente. Si no factura su tiempo, la empresa no puede facturar al cliente y no se le paga a la empresa. Por lo tanto, saber cómo facturar el tiempo en un bufete de abogados es importante para su éxito y el de su bufete.
A medida que aumentan los honorarios legales, los clientes se han vuelto más conscientes de los costos y conocedores de la tecnología. En consecuencia, los clientes están examinando las facturas legales más de cerca y empleando una variedad de aplicaciones de bases de datos para clasificar y analizar electrónicamente los datos de facturación. Una tendencia creciente hacia la facturación electrónica (facturas electrónicas) ha sometido las facturas legales a un mayor escrutinio, negociación y disputa.
Ya sea que sea nuevo en la facturación de tiempo o un cronometrador veterano, los consejos a continuación pueden ayudarlo a crear entradas de tiempo rápidas, precisas y precisas.
Elaborar descripciones de facturación detalladas
Las descripciones detalladas de las tareas son un componente fundamental de una factura bien redactada. Es importante que la descripción de sus esfuerzos contenga suficientes detalles para permitir al revisor evaluar la naturaleza y el mérito de la tarea.
Lograr el equilibrio adecuado entre brevedad y detalle puede resultar complicado. Una descripción de la tarea demasiado larga y prolija aumenta la ambigüedad y diluye la comprensión. Una descripción demasiado breve dificulta evaluar la idoneidad de la tarea realizada y el tiempo invertido. Por ejemplo, frases superficiales como «revisión de archivos»; La preparación del ensayo y la revisión de documentos hacen poco para contar la historia de lo que hizo y por qué se dedicó a una tarea en particular. En lugar de «revisión de documentos», una descripción mejor y más precisa es «Revisión del segundo conjunto de interrogatorios del demandante».
Evite la facturación en bloque
La facturación en bloque es la práctica de enumerar un grupo de tareas en un resumen de bloque en una sola entrada de tiempo. Por ejemplo: Borrador de solicitudes de interrogatorio; conferencia telefónica con el Dr. Brown re: informe de expertos; resumir la deposición del Sr. Smith; revisar y revisar la correspondencia con el abogado contrario. 7,3 horas «.
Los clientes reconocen la facturación en bloque como una estrategia para disfrazar la ineficiencia. Además, muchos tribunales no permiten la facturación en bloque porque dificulta el reembolso efectivo de los honorarios de los abogados después de una sentencia. Una forma más eficaz de facturación es detallar cada actividad independiente y su tiempo correspondiente.
Grabe el tiempo de inmediato
Registrar su tiempo inmediatamente después de completar una tarea es la mejor manera de garantizar la precisión. Intentar reconstruir las actividades de un día (o una semana o un mes) después de los hechos es difícil y fomenta el «relleno» de tiempo, que es la práctica de inflar el tiempo real dedicado a una tarea para llenar los espacios de tiempo no contabilizado.
Puede que le resulte poco práctico ingresar cada tarea en su software de cronometraje en el momento en que la complete. Por lo tanto, es aconsejable desarrollar un sistema para registrar el tiempo que fomente el cronometraje rápido. Algunos cronometradores dictan cada tarea inmediatamente después de haberla realizado y la transcriben al final del día. A otros les resulta más fácil llevar un cuaderno de horas, registrar cada tarea a mano y luego ingresarla, o hacer que una secretaria la ingrese al final del día, la semana o el período de facturación.
Recuerda a tu audiencia
Como cualquier documento que prepare para la revisión de otra persona, es importante tener en cuenta a su audiencia cuando registre las entradas de tiempo. Es posible que conozca a la persona que revisa sus facturas, como el abogado interno asignado al archivo. Sin embargo, comprenda que es posible que la revisión no termine ahí. En muchos casos, una serie de personas en varios niveles dentro y fuera de la empresa procesan una factura, incluidos profesionales legales, contadores de la corporación cliente y auditores externos. Al registrar su tiempo, es mejor evitar las abreviaturas, la jerga y la jerga compleja.
Utilice terminología legal concisa, pero tenga en cuenta que sus hojas de horas pueden ser revisadas por personas que no estén capacitadas en la ley.
Familiarícese con las políticas de facturación del cliente
Cada cliente tiene sus propias políticas y procedimientos de facturación. Estas políticas suelen estar incluidas en la carta de compromiso o retención del cliente. Estas políticas de facturación pueden establecer limitaciones de personal, pautas presupuestarias, políticas de desembolso y pautas específicas de cronometraje. Al conocer las reglas básicas desde el principio, puede dar cuenta de su tiempo de manera más responsable y cumplir con las expectativas del cliente.
Los clientes corporativos están haciendo un mayor uso de la facturación basada en tareas. La facturación basada en tareas rastrea la facturación de una empresa por tarea de litigio. A cada actividad sustantiva se le asigna un código de computadora que es preseleccionado por el cliente. Luego, la factura codificada se clasifica y analiza electrónicamente, lo que permite un análisis en profundidad de una factura. Parte de familiarizarse con las políticas de facturación del cliente es aprender y aplicar correctamente la gran cantidad de códigos de facturación especializados basados ??en tareas exclusivos de cada cliente.
Tabla de contenidos
