La gestión de proyectos es un trabajo que conlleva mucha jerga y terminología. Una vez que sepa lo que significa todo, es bastante fácil seguir las discusiones y contribuir de manera efectiva. Aumentará su confianza en el trabajo si puede comprender de qué están hablando los demás y lo ayudará a que lo tomen más en serio en el trabajo si usa los términos correctos. Aquí hay una guía de los términos de gestión de proyectos que debe conocer.
Riesgo
«Riesgo» es un término que se relaciona con lo que podría salir mal en su proyecto. Por ejemplo, si está construyendo un nuevo edificio de oficinas, el precio del acero podría subir y eso podría afectar su presupuesto. Pero puede que no suba. Del mismo modo, si planea realizar su picnic corporativo anual al aire libre, puede que haga buen tiempo, pero podría llover. En resumen, un riesgo es algo que aún no ha sucedido.
Es importante saber qué riesgos rodean a su proyecto porque entonces puede planificarlos. Puede poner en acción su ‘Plan B’ o planes de contingencia para tratar de evitar que el riesgo ocurra en primer lugar. Con el precio del acero y el clima, no hay mucho que pueda hacer para evitar que sucedan, pero puede hacer planes en caso de que sucedan. Por ejemplo, podría alquilar una carpa o abastecerse de sombrillas para que, si llueve el día de picnic, la gente pueda pasar un buen rato.
Asunto
Los miembros del equipo del proyecto a menudo confunden los problemas y los riesgos, y es importante, como gerente de proyecto, asegurarse de hablar sobre estos temas de manera adecuada. Un riesgo es algo que aún no ha sucedido, mientras que un problema es algo que sucedió. Los problemas son solo problemas que enfrenta su equipo de proyecto. Es posible que lo haya visto venir (y lo haya manejado como un riesgo para empezar) o puede ser completamente inesperado. De cualquier manera, ha sucedido ahora y tienes que hacer algo al respecto.
Hito
Los hitos son puntos en el tiempo que marcan momentos clave durante el proyecto. Suelen utilizarse para:
- Inicio de una fase
- Fin de una fase
- Fin de un trabajo importante o una gran tarea.
- Observando una fecha límite determinada en un tiempo determinado
- Fechas inamovibles en el plan
Piense en los hitos como el tipo de fecha que escribiría en su calendario en casa: los grandes momentos importantes en un proyecto, como terminar las pruebas o la fiesta de lanzamiento. Los hitos son uno de los nueve componentes de un diagrama de Gantt , por lo que los verá en los cronogramas de su proyecto como un diamante.
Patrocinador
El patrocinador de su proyecto forma parte de la Junta de proyecto . Son la persona que ‘posee’ el proyecto y reciben los beneficios. Por ejemplo, si está lanzando un nuevo sistema de TI para que lo use el equipo de la fábrica, el gerente general de la fábrica sería el patrocinador del proyecto. El equipo de TI formaría parte del equipo del proyecto pero no asumiría un rol de patrocinador. El patrocinador del proyecto es la persona a la que puede acudir cuando necesite la dirección de la alta dirección. Esto podría ser para:
- Desbloquear un problema
- Encuentra algunos recursos
- Aprobar el presupuesto
- Tomar decisiones
- Acuerde la especificación final
Y así. El director del proyecto informa eficazmente al patrocinador durante la duración del proyecto, tanto en términos de estructura de gestión de línea como con informes del proyecto semanales o mensuales (o en tiempo real).
Interesado
Las partes interesadas son las demás personas involucradas y afectadas por su proyecto. Algunos proyectos tendrán amplios grupos de partes interesadas, que abarcarán todos los departamentos de la organización. Otros tendrán un alcance más limitado. Algunas partes interesadas están fuera de su organización, como el gobierno o los organismos reguladores.
También necesitan estar informados con noticias que sean relevantes. La mayoría de las partes interesadas apoyarán (o serán ambivalentes) los cambios provocados por su proyecto, pero no todos lo serán. Conocerá a las partes interesadas que no van a recibir su proyecto con los brazos abiertos.
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