El resto de este artículo ofrece algunos tipos de reuniones adicionales que propagan el estrés y los conflictos. Como gerente o líder responsable de reunir a las personas para comunicarse, compartir y generar ideas, se beneficiará al eliminar estos tipos de reuniones de su rutina.
8:00 am Reuniones del personal del lunes por la mañana
El problema de esta reunión es que nadie está preparado para ella. Después de todo, son las 8:00 am del lunes por la mañana; no ha pasado nada todavía y lo que sea que pasó la semana pasada es mayormente historia antigua. El segundo problema con esta reunión es que, para que cualquiera esté preparado, tiene que trabajar el domingo por la noche, lo cual está bien en ocasiones, pero garantiza que obtendrá algunos votos serios para el «idiota del año» de los empleados y los familiares de los empleados.
La solución: si debe llevar a cabo una reunión de equipo el lunes, empújela para más tarde en la mañana o temprano en la tarde. Mejor aún, empújelo hasta el martes por la mañana.
Reuniones de estado alrededor de la mesa
Conoces esta reunión. Es aquel en el que las personas se mueven por la habitación compartiendo sus últimas actualizaciones, sagas, fantasías y sueños. Sentarse en el lugar equivocado y que terminan como la 22 ª persona para ofrecer una actualización de un grupo cuyas vejigas están excesivamente tensa y el cerebro entumecido por los cambios de orientación política que emanan de las bocas de los colegas en funciones lejanos.
La solución: reúnase si es necesario, pero establezca algunas reglas sobre las actualizaciones. Pida a las personas que se centren en noticias importantes que impactan a todos o que identifiquen los desafíos que requieren ayuda de todas las funciones. Haga cualquier cosa para limitar la marcha dolorosa de actualizaciones de estado gratuitas y egoístas que generan las reuniones indisciplinadas alrededor de la mesa.
Reuniones recurrentes que han perdido su propósito
Cualquier reunión recurrente en la que nadie pueda recordar por qué esta reunión todavía se lleva a cabo es candidata a la eliminación inmediata. Las leyes de la física se transfieren a las reuniones y una reunión en el horario tiende a permanecer en el horario mucho después de que ha agotado su utilidad en el lugar de trabajo.
Un nuevo gerente revisó la lista recurrente de reuniones en el programa de su equipo y canceló dos de ellas porque no pudo descubrir una razón para que estas reuniones existieran. Recibió más de unas pocas notas de agradecimiento y algunos comentarios de personas que se preguntaban cómo se las arregló para acabar con esta reunión de la que habían estado tratando de deshacerse durante el año pasado.
La solución: revise todas las reuniones periódicas a las que somete a su equipo o en las que participa, y elimínelas de su vida y de las vidas de los miembros de su equipo. Si no es el anfitrión de la reunión, informe al anfitrión de su intención y de su perspectiva sobre la utilidad de la reunión. Si usted es el anfitrión / patrocinador, haga una encuesta a los miembros del equipo y déles voz y voto. Un poco de división draconiana de las reuniones recurrentes abre un tiempo valioso para otras actividades más importantes.
Reuniones grupales de herrería de palabras
Esta es cualquier reunión en la que reúne a un grupo de personas para trabajar en la redacción de algo: una visión, una misión, una declaración de estrategia, una declaración de alcance en la gestión de proyectos. El resultado de estas sesiones es típicamente una serie de oraciones construidas torpemente que reflejan compromisos por parte de la persona a cargo. Nadie en la sala está de acuerdo con el producto final, pero todos asienten con la cabeza tan pronto como la redacción va más allá de lo ridículo a simplemente horrible en un intento de hacer que el dolor desaparezca.
La solución: Nunca relegue la redacción aproximada de nada a un comité. Pruebe usted mismo el elemento en cuestión, háblelo con algunos colegas y cuando se acerque a algo que está comenzando a funcionar para usted, pida con mucho cuidado la opinión de un grupo. Haga preguntas aclaratorias, tome buenas notas y luego desaparezca y vuelva a redactar las declaraciones, repitiendo el proceso según sea necesario.
Reuniones de estrategia de plantilla
No existe un proceso o plantilla mágica, ni siquiera una serie simple de pasos que ayuden a que surja la claridad estratégica. La realización de un análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) no siempre está en el camino crítico para llegar a una evaluación precisa de las condiciones y oportunidades. Y los números, los objetivos y el crecimiento no son estrategias. Tenga cuidado con cualquiera que sugiera que tiene un proceso simple para este tema complejo.
La solución: invierta en un facilitador o asesor de estrategias altamente calificado y experimentado que sepa cómo guiar, a veces liderar y, a veces, seguir en la búsqueda de desarrollar una estrategia viable y significativa. El profesional adecuado hará responsable al grupo de encontrar respuestas a las preguntas correctas (difíciles) que deben responderse en el camino hacia la claridad estratégica.
La línea de fondo
Las reuniones son oportunidades invaluables para conectarse, comunicarse, construir relaciones y estimular la resolución creativa de problemas. También son oportunidades maduras para el uso excesivo e incluso el abuso. Esfuércese por ser el gerente que respeta el poder y la importancia de las reuniones. Utilice estos foros por las razones correctas diseñándolos para que se centren en temas clave, solicite ideas y, lo que es más importante, respete el tiempo que todos dedican a las sesiones. Los miembros de su equipo apreciarán su enfoque positivo más de lo que podría imaginar.
Tabla de contenidos
