Las reuniones pueden ser oportunidades para compartir ideas, discutir desafíos y definir planes de acción, o pueden terminar como una pérdida de tiempo improductiva. Desafortunadamente, los gerentes son a menudo los principales contribuyentes a la disfunción del proceso de reuniones. Necesita habilidades para llevar a cabo las reuniones correctamente.
Fortalecimiento de sus habilidades de facilitación de reuniones
Por definición, facilitar significa: Hacer más fácil o menos difícil; ayuda a avanzar «. Para que un gerente facilite una reunión (en lugar de llevarla a cabo), debe estar dispuesto a dejar ir su poder y estar abierto a diferentes resultados y enfoques.
Donde los gerentes se equivocan con las reuniones
Muchos gerentes creen que saben cómo «dirigir» una reunión. Ellos establecen la agenda, hablan todo y toman todas las decisiones. Si bien esto puede parecer fácil y eficiente para los gerentes, a menudo es una pérdida de tiempo para las personas y no aprovecha el potencial creativo del equipo.
De hecho, tiene el efecto opuesto, ya que los empleados tienden a retirarse, en función del gerente que quiere estar a cargo.
Why Managers Fail to Involve Employees
Existen muchas razones por las que los gerentes no involucran más a sus empleados en las reuniones. Si bien los primeros tres elementos a continuación son comportamientos de gerentes deficientes, el último, habilidades de facilitación, se puede aprender y fortalecer con la práctica:
- Miedo a dejar ir
- La falsa creencia de que, debido a que están a cargo, deben proporcionar todas las respuestas.
- Falta de confianza en las habilidades o habilidades de resolución de problemas de sus empleados.
- Falta de habilidades para facilitar reuniones
Estas ideas para gerentes de todos los niveles fortalecerán sus habilidades de facilitación de reuniones en apoyo de mejorar la productividad de las reuniones.
Los gerentes de habilidades necesitan facilitar las reuniones
La facilitación adecuada de la reunión implica involucrar a todos en la reunión en la identificación y resolución de problemas. Los equipos casi siempre desarrollarán soluciones mejores y más creativas que las que podría lograr cualquier gerente por sí solo. También es más probable que los equipos apoyen la implementación de las soluciones que ayudaron a crear. Puede dividir estas habilidades de facilitación de reuniones en tres categorías diferentes:
Cómo planificar una reunión
Antes de comenzar cualquier reunión , necesita una agenda . Para una reunión colaborativa, invite a los asistentes a la reunión para que le digan qué problemas debe resolver el equipo o qué cambios debe perseguir el equipo. Asegúrese de que los temas sean los que permitan la participación del grupo. Facilitar una reunión es diferente a presentar información en una reunión.
1. Habilitar la participación del grupo
Asegúrese de dejar suficiente tiempo para la participación del grupo y de no intentar resolver demasiados problemas en un período corto de tiempo. Sin embargo, demasiado tiempo también puede resultar en un ciclo interminable de «bueno, ¿qué pasa con …?» Asegúrese de que su agenda cumpla con el tiempo asignado para la reunión. Las habilidades necesarias incluyen estas.
- Habilidades de facilitación grupal
- Planificación de reuniones
- Resolución de problemas
- Toma de decisiones
- Desarrollo de la agenda
2.Asegúrese de proporcionar una logística adecuada
Elija cuidadosamente el lugar y la hora de su reunión. Si intenta meter a 15 personas en una sala de conferencias con seis sillas, la reunión será un desastre. Cuando las personas se sienten incómodas, no pueden verse, no pueden oír o tienen hambre, los resultados de la reunión se verán afectados.
Aprenda a utilizar la logística como una forma de fomentar una gran participación y eliminar barreras. Debe planificar todo esto con anticipación. Enviar a alguien a mitad de la reunión para pedir sándwiches hace que la reunión sea menos efectiva. La planificación logística implica estas habilidades.
- Experiencia y planificación logística
- Toma de decisiones
- Consideración cuidadosa de las necesidades de los demás
3. Registro de las actas de la reunión
La última parte crítica de la planificación de una reunión son las actas de la reunión . ¿Quién los tomará? ¿Quién los distribuirá? Si no tiene una persona administrativa designada, considere hacerlo usted mismo o rote la responsabilidad entre los miembros del equipo. Si Jane hizo las actas la semana pasada, es el turno de John esta semana. Si está utilizando una pizarra o un rotafolio para recopilar ideas, dé a la persona que escribe el tiempo suficiente para documentarlas correctamente .
- Habilidades para tomar notas
- Relevancia de la documentación
- Comprender la diversidad y la inclusión
Cómo llevar a cabo una reunión
Con su agenda sólida, buena ubicación y refrigerios apropiados, está listo para su reunión. Para que su reunión sea una excelente reunión de trabajo (y no solo un volcado de información), deberá demostrar las habilidades adecuadas para facilitar la reunión.
Para hacer esto, querrá enfocarse en estos tres componentes de la facilitación de reuniones.
1. Haga preguntas
Las grandes preguntas estimulan una gran discusión. El artículo, » 70 preguntas de entrenamiento asombrosas usando el modelo GROW «, ofrece algunas sugerencias de discusión sobresalientes.
- Haga preguntas para obtener información adicional
- Haga preguntas para conocer diferentes puntos de vista.
- Haga preguntas para notar áreas de acuerdo y desacuerdo
- Haga preguntas para confirmar que realmente está escuchando exactamente qué están contribuyendo los miembros del equipo.
- Haga preguntas para asegurarse de que está compartiendo el significado con los miembros del equipo.
2. Demuestre una escucha activa
La escucha activa le permite saber real y profundamente que usted y la persona que está escuchando comparten significado y han llegado a una comprensión profunda de las posiciones de cada uno. Cuando parafrasea, verifica la comprensión y hace preguntas de seguimiento, fomenta una mayor participación y mantiene la discusión fluida.
- Asentir con la cabeza y hacer otros gestos apropiados para indicar comprensión.
- Repita lo que escuchó a la otra parte para que sepa que comparte el significado
- Haga preguntas para aclarar cualquier cosa sobre la que no esté seguro
- Haga preguntas de seguimiento para ampliar aún más su comprensión
- Use palabras como «ah-ha», «sí, entiendo» y similares para indicar comprensión
3. Dirija una sesión de lluvia de ideas adecuada
La mayoría de la gente piensa que ya sabe cómo hacer una lluvia de ideas . Sin embargo, por lo general no lo hacen. En demasiados entornos, la eficacia de la lluvia de ideas se ve reducida por una gestión deficiente del proceso, fuertes presiones sociales o políticas y escasas habilidades de facilitación. Muchas personas nunca han experimentado realmente el poder de una sesión de lluvia de ideas bien organizada.
- Practique habilidades de facilitación efectivas
- Gestionar la introducción de ideas por parte de los participantes.
- Asegúrese de que todos los participantes tengan la misma oportunidad de hablar
- Gestione las conversaciones en competencia y las personas que hablan entre sí.
- Diseñar una forma eficaz de reducir las opciones de la lluvia de ideas a un número manejable
- Resolver los conflictos que surjan
Cómo resolver problemas en una reunión
El segundo tipo de reunión requiere diferentes habilidades de facilitación de reuniones. No necesitaría reunirse si todos ya estuvieran de acuerdo con la solución. Ustedes se unen para compartir información y desarrollar respuestas, y esto significa que necesitarán unir a las personas. Aquí están las habilidades que necesitará.
1. Habilidades para generar consenso
El consenso no significa que todos tengan que estar de acuerdo con una decisión. Significa que todos han tenido la oportunidad de compartir sus perspectivas (potencialmente mediante una lluvia de ideas) y proponer ideas. Después de esto, la clave del consenso es que todos los miembros del equipo acuerden apoyar la dirección incluso si no fue su elección original.
- La facilitación adecuada de la reunión guiará al grupo desde el intercambio de ideas hasta el desarrollo de una decisión eficaz .
- Llegar a un consenso lleva más tiempo, pero por lo general obtendrá una mayor aceptación del grupo en general. Sin embargo, recuerde que el consenso no es el objetivo final.
- Una decisión eficaz para el problema en cuestión es el tema más importante.
Consensus Decision Making Resource
Consulte «Un marco de toma de decisiones por consenso de seis pasos» para obtener más información sobre cómo dirigir un equipo a través de un proceso de toma de decisiones por consenso .
2. Habilidades de resolución de conflictos
Siempre que haya una sala llena de personas involucradas en la solución de un problema, el conflicto es inevitable . De hecho, los investigadores del equipo consideran que el conflicto sobre la tarea o el tema es parte del proceso para una toma de decisiones eficaz . Un gerente debe aprender a aprovechar el poder del conflicto de una manera positiva.
- Gestionar la discusión para escuchar todos los puntos de vista.
- Dirija la discusión para identificar áreas de acuerdo y desacuerdo
- Utilizar habilidades de facilitación para que ciertos participantes se sientan escuchados.
3. Habilidades de comunicación no verbal
Si bien los investigadores discuten sobre los porcentajes exactos, la mayoría estaría de acuerdo en que más del 50% de la comunicación es no verbal .
- Un gerente debe poder leer el tono y el lenguaje corporal del grupo para evaluar su nivel de participación, franqueza y compromiso.
- Su comprensión de la comunicación no verbal puede ayudar a ver cuándo hay un verdadero acuerdo frente a un acuerdo hablado solo para terminar la reunión.
- Sea consciente del lenguaje corporal como una forma de experimentar la voz comunicativa total de un individuo o un equipo.
La línea de fondo
El tiempo es un bien valioso en la vida y en el trabajo. Esfuércese por gestionar las reuniones para lograr una eficiencia y eficacia óptimas. Aprender, practicar y aplicar las nueve habilidades de facilitación identificadas anteriormente es un excelente lugar para comenzar.
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