Pasamos gran parte de nuestra vida laboral en reuniones. En muchos casos, las malas prácticas de gestión de reuniones dan como resultado un uso improductivo del tiempo de los participantes. En un artículo relacionado, ofrecemos orientación sobre cómo convertir cinco escenarios de reuniones comunes en eventos productivos . Aquí hay ideas adicionales para apoyar el fortalecimiento de la utilidad, la productividad y el impacto de las reuniones.
Llave de gestión de reuniones – Stand PAT
Algunos gerentes emplean un enfoque PAT a las reuniones, lo que requiere un P ROPÓSITO, una Un Genda, y una T imeframe. Armar a los participantes con estos puntos críticos de contexto antes de la sesión asegura que las personas se presenten preparadas para participar y apoyar la intención general de la reunión. Un esquema PAT claro ayuda a garantizar una sesión productiva.
Debería poder definir el propósito de la reunión en 1 o 2 oraciones como máximo. «Esta reunión es para planificar la nueva campaña de marketing » o «esta reunión es para revisar la nueva política de envío para el manejo de devoluciones». El propósito ayuda a garantizar que todos sepan por qué están allí, qué se debe hacer y cómo orientar el progreso y llegar a una conclusión.
Establece una agenda. Enumere los elementos que va a revisar / discutir / inspeccionar. Nos gusta asignar un límite de tiempo a cada tema de la agenda (ver más abajo) e identificar a la persona responsable de moderar la discusión. Establecer un marco de tiempo; como mínimo, establezca una hora de inicio y finalización. También recomendamos establecer una duración para cada tema de la agenda. Estos deben sumar el tiempo total de la reunión.
Inicie sus reuniones a tiempo
Si trabaja en una de esas culturas en las que la gente llega a las reuniones hasta cinco o diez minutos después de la hora de inicio programada, es hora de comenzar una nueva tendencia. Una empresa alienta a sus gerentes a cerrar la puerta a la hora de inicio programada, y los que lleguen tarde no son bienvenidos. Si bien esto puede ser más draconiano de lo que le gustaría actuar, no debería tener reparos en llevar la reunión al orden, revisar el propósito y confirmar las expectativas y el momento.
No espere a que aparezcan los rezagados. Cuando alguien llega tarde, no regrese y revise lo que ya se ha cubierto. Continúe con los temas de su reunión. Esto será incómodo para el rezagado y mejorará las probabilidades de que llegue a tiempo a la próxima reunión.
Si el organizador / patrocinador de la reunión no se presenta a tiempo, considere la reunión cancelada y vuelva al trabajo. Un período de espera de cinco a siete minutos es razonable. Lo más probable es que el organizador de la reunión se haya encontrado con una dificultad inesperada y prefiera que no pierda el tiempo esperándolo.
Mantenga la reunión en el tema
Una buena práctica es asignarle a alguien la función de mantener a todos en el camino correcto durante la reunión. Con demasiada frecuencia, las discusiones se desvían y luego se degradan a un torbellino de opiniones, ideas, hechos y emociones. En su lugar, asigne el rol e informe a todos los asistentes que esta persona intervendrá cuando la discusión se desvíe de la agenda y del tema específico de la discusión. En algunas empresas, esta función se denomina «Traffic Cope», en otras, «Topic Keeper». Independientemente de la etiqueta, el rol es extremadamente útil para fortalecer la efectividad y productividad de sus reuniones.
Si surgen temas adicionales que están fuera de la agenda pero que son importantes para discutir, estos deben capturarse claramente y colocarse en el «estacionamiento» para su consideración y discusión en el futuro o para una reunión discreta. El propietario de la reunión se reserva el derecho de permitir una discusión divergente menor si apoya el propósito general de la reunión.
Mantener y distribuir notas / actas de la reunión
Alguien, que no sea el organizador de la reunión, debe llevar actas de la reunión . Una buena grabación de los minutos incluirá:
- Hora, fecha, ubicación de la reunión
- Descripción del propósito
- Copia de la agenda
- Lista de asistentes y lista de los que no asistieron
- Una lista resumida detallada de conclusiones, elementos de acción, responsabilidades y fechas de finalización. Muchos tomadores de notas utilizan la agenda como guía para enumerar las conclusiones y acciones.
- Reunión de seguimiento planificada si es realmente necesario.
Lo ideal es distribuir las notas de la reunión lo antes posible después de la conclusión de la reunión y absolutamente dentro de un día hábil. Las actas y las notas sirven como un recordatorio importante para los participantes, así como una fuente de información para otras partes interesadas o para aquellos que no asistieron a la reunión. Las actas son una gran herramienta que se puede aprovechar para recordar a las personas y a los equipos sus acciones de seguimiento comprometidas.
La línea de fondo
Es posible que una reunión tenga un resultado positivo, ayudando a impulsar los proyectos y las personas hacia adelante, pero no cuente con ello. Un poco de diligencia y un fortalecimiento deliberado de sus técnicas de gestión de reuniones mejorarán sus posibilidades de lograr un gran resultado.
Actualizado por Art Petty
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