Es posible que haya escuchado el término kit de prensa e incluso puede haber recibido un kit de prensa para algo. Aunque la forma y función de un kit de prensa puede variar mucho según la industria, la definición aceptada de uno es:
«Un paquete de material promocional que se proporciona a los miembros de la prensa para informarles, especialmente sobre un producto, servicio o candidato».
Debido a que hay tanta variedad, veamos los componentes reales que pueden componer un kit de prensa y cómo ensamblar uno que le dé a su producto o servicio la mejor oportunidad de publicidad gratuita, también conocida como medios ganados. Si hace su kit de prensa correctamente , verá un retorno muchas veces mayor que su inversión inicial, especialmente si el kit obtiene tiempo de transmisión de su producto o servicio en estaciones de noticias o artículos en línea y en medios impresos.
Creación de su kit de prensa
No existe un libro de reglas sobre la creación de kits de prensa que especifiquen qué componentes debe incluir. Sus kits de prensa variarán según lo que esté promocionando y el tipo de medios que recibirán su kit de prensa.
La mayoría de los kits de prensa se envían por correo, a menudo a personas que tienen asistentes administrativos, y es su trabajo crear un kit de prensa que sea lo suficientemente interesante como para superar al portero. El contenido y la presentación importan mucho. También puede enviar su kit electrónicamente, aunque si tiene diez partes, puede resultar engorroso.
Lo que incluya es muy importante porque un kit de prensa debe ser una manera fácil de destacarlo a usted oa su negocio. Piense en ello como la recopilación de los grandes éxitos de su empresa, porque desea que los medios de comunicación sepan sobre usted y sus productos y servicios en un paquete ordenado. Los componentes principales del kit de prensa que querrá considerar incluyen los siguientes elementos.
El balance.
El comunicado de prensa
El comunicado de prensa de su kit de prensa anuncia lo que está publicitando. Si tiene un producto nuevo, el kit de prensa ayuda a presentarlo. Si su empresa se fusiona con otra, el comunicado de prensa lo defiende.
Puede incluir varios comunicados de prensa en su kit de prensa. Por ejemplo, un kit de prensa de una feria comercial puede contener un comunicado de prensa de fusión de la empresa, tres comunicados de prensa de nuevos productos y un comunicado de prensa que anuncia un nuevo CEO.
Sin embargo, no incluya más de un comunicado de prensa si puede evitarlo. Si envía un kit de prensa a un editor, solo necesitará un comunicado de prensa. Recuerde, cuanto más incluya, más trabajo hará que la gente haga. Quiere hacer su trabajo lo más fácil posible.
Una breve carta / índice
Esto es especialmente útil para cualquier tipo de dossier de prensa que incluya muchos elementos diferentes, pero igualmente importantes. Su carta puede dirigirse a los medios de comunicación agradeciéndoles su interés de antemano, y luego puede proporcionar un resumen de lo que se incluye y explicar por qué el producto o servicio sería interesante para ellos. Asegúrese de que el nombre y la información de contacto de su contacto de medios sean correctos.
Un folleto
Los profesionales de relaciones públicas usan kits de prensa para anunciar un nuevo producto, pero también puede incluir su folleto. Los folletos son especialmente útiles para explicar su producto o servicio, además de un simple comunicado de prensa. No es solo un elemento visual, sino que puede proporcionar información técnica de forma sencilla. Para un kit de prensa de la feria comercial, puede incluir una serie de folletos que brinden al editor / reportero una gran cantidad de información sobre todos sus productos / servicios.
Muestras del producto
Si su producto es lo suficientemente pequeño y puede permitírselo, debe colocar una muestra dentro del kit de prensa. Esto les da a los editores y reporteros la oportunidad de probar el producto por su cuenta. Por supuesto, asegúrese de que el producto funcione antes de enviarlo a un editor. No desea enviar a la revista Wired un nuevo tipo de linterna que se enciende en llamas mientras está en funcionamiento.
Si su producto es demasiado grande y va a realizar una demostración en sus instalaciones, incluya esa información para que el editor / reportero pueda ir a su ubicación y ver el producto de cerca. O, si el stand de su feria comercial tiene una demostración, esa es una buena manera de brindar a muchos editores y reporteros de todo el país la oportunidad de ver su producto en acción.
Si solo tiene unas pocas muestras, cree un envío por correo del kit de prensa por niveles. Los medios de comunicación de primer nivel pueden constar de cinco a diez medios, pero serán los más importantes.
Cobertura de prensa anterior
Si ha recibido cobertura mediática gratuita anteriormente, puede incluir una hoja que detalle esos medios. Pero no envíe cobertura mediática de un competidor directo o no estará cubierta. Por ejemplo, si House Beautiful publicó un artículo sobre su producto, no lo envíe a House & Garden porque dirán que ya estaba cubierto por una publicación de refugio. Sin embargo, si su producto apareció en un segmento de CNN, continúe e incluya esa exposición en la prensa.
Hoja de hechos
Esto puede ser una gran adición a un kit de prensa porque detalla características, beneficios y otra información específica de una manera que educa al reportero o editor sobre su empresa y / o productos con puntos de información rápidos. Las hojas de datos se pueden utilizar para lanzamientos de productos, kits de prensa sobre nuevas contrataciones , conferencias de prensa y otras áreas en las que desee brindarle al editor datos clave que tal vez desee utilizar palabra por palabra.
Antecedentes de la empresa
Escribir una página de historia de la empresa puede ser valioso para los kits de prensa actuales y futuros. Esta información de antecedentes detalla los inicios de su empresa y puede incluir hacia dónde se dirige su negocio. Deben incluirse los principales logros, así como cualquier reconocimiento o premio. Además, no olvide sus planes de expansión y desarrollo de productos. Asegúrese de actualizar sus antecedentes anualmente para incluir logros adicionales y momentos de referencia.
Biografías ejecutivas
Ya sea un nuevo CEO , un nuevo ejecutivo de relaciones públicas o un nuevo miembro de su junta directiva, este es el lugar para informar a las personas sobre los que componen su equipo.
Las biografías de ejecutivos, junto con imágenes de alta resolución, brindan al editor la información de fondo que tanto necesita sobre el calibre de las personas detrás de la empresa. Algunas publicaciones imprimen una biografía palabra por palabra, así que escribe la biografía en tercera persona en lugar de en primera persona. Mantenga todas las biografías en una página e incluya premios y reconocimientos, pero no información personal que no sean las afiliaciones de la industria.
Hoja de cotización y preguntas frecuentes
Una hoja de cotizaciones, que contiene citas de las personas de su empresa, es una forma simplificada de proporcionar a los editores ocupados las cotizaciones que necesitan para completar un artículo sin obligar a los editores a localizar al representante de relaciones públicas de la empresa.
Esta hoja puede incluir citas de sus ejecutivos , desarrolladores de productos e incluso de sus clientes (también conocidos como testimonios). Una hoja de citas puede responder a las preguntas más obvias que probablemente tenga un editor. Solo asegúrese de que cada cita se lea bien en papel, ya que lo más probable es que esa cita se use literalmente en la letra impresa.
Incluir imágenes de alta resolución en una unidad flash
¿Son las imágenes relevantes para su dossier de prensa? Si es así, asegúrese de que sean imágenes de alta resolución almacenadas en un dispositivo de medios útil como una unidad flash o un CD. También puede incluir imágenes de alta resolución en su sitio web para que se descarguen los medios. Solo asegúrese de incluir el enlace directo a su galería de imágenes en el material de su kit de prensa.
Tabla de contenidos
