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Los asistentes personales son similares a los asistentes ejecutivos o asistentes de oficina en que todos realizan tareas rutinarias de tipo administrativo para que alguien más no tenga que hacerlo. Es probable que las tareas incluyan examinar o contestar llamadas telefónicas, cartas y correos electrónicos, administrar los horarios y tomar notas en las reuniones.
La diferencia con los asistentes personales es que solo ayudan a una sola persona y también pueden ayudar con tareas personales como ir de compras o programar compromisos sociales.
Algunas personas delegan el trabajo del proyecto a sus asistentes o hacen que sus asistentes los sustituyan en su ausencia.
Requisitos laborales para asistentes personales
Si bien no existe un requisito mínimo establecido para los asistentes personales en términos de educación, una experiencia en negocios o trabajo administrativo ayuda. Un segundo o tercer idioma también puede ser importante en algunos casos. En general, las habilidades que tienes son más importantes que tu educación. Una discusión sobre algunas de estas habilidades necesarias puede ayudarlo a decidir si este tipo de trabajo es para usted.
Aquí hay una lista de habilidades de asistente personal para currículums, cartas de presentación, solicitudes de empleo y entrevistas. Las habilidades requeridas variarán según el trabajo que solicite, así que también revise nuestra lista de habilidades enumeradas por trabajo y por tipo de habilidad . Revise estas listas y vea si ha utilizado estas habilidades en trabajos anteriores o las ha adquirido mediante capacitación.
Tome notas sobre cuándo y cómo utilizó o desarrolló estas habilidades. Luego, agréguelos a su currículum y carta de presentación o téngalos a mano para completar las solicitudes de empleo. Las personas que filtran las aplicaciones a menudo buscan habilidades clave. Haga coincidir sus habilidades con las publicadas según se requiera para el trabajo. Luego, asegúrese de que se mencionen en su carta de presentación y se incluyan en su currículum.
También debe desarrollar respuestas de entrevista sobre cómo utilizó sus habilidades en puestos anteriores. Tenga un ejemplo de cómo resolvió un problema en el lugar de trabajo utilizando una o más de estas habilidades. Muestre cómo el uso de sus habilidades contribuyó al éxito de un proyecto.
Ejemplos de habilidades necesarias
Esta lista no es exhaustiva, pero incluye algunas de las habilidades más importantes y buscadas por los asistentes personales.
Organización y gestión del tiempo
Como asistente personal, una gran parte de su trabajo será mantener a alguien más organizado y dentro del horario. Por lo tanto, debe estar bien organizado. Afortunadamente, se pueden aprender habilidades organizativas . Existen técnicas específicas que puede adaptar para hacer más eficiente el uso del tiempo y mantener en orden su vida y la de su gerente.
Comunicación escrita y verbal
Deberá comprender y seguir las instrucciones, y deberá transmitir la información de forma clara y honesta. Dependiendo de los detalles de su puesto, es posible que también deba dar la bienvenida a los clientes, responder a la correspondencia o crear informes y presentaciones. Todas estas tareas requieren habilidades de comunicación de primer nivel que incluyen hablar y escribir, escuchar y leer.
Precisión y atención al detalle
La atención a los detalles es un componente fundamental tanto para mantenerse organizado como para comunicarse bien.
La vaguedad o inexactitud crea ineficiencia en el mejor de los casos y también podría provocar errores graves o alienar a los colegas de su gerente.
Conocimiento del software relevante
El software que tendrá que manejar puede variar, pero probablemente incluirá procesamiento de texto, hojas de cálculo, bases de datos, calendarios, autoedición y PowerPoint, o algo equivalente. Ser capaz de proporcionar al menos un soporte técnico mínimo es una ventaja. Es posible que deba evaluar varios programas y aplicaciones diferentes para elegir por sí mismo cuál proporciona las mejores herramientas para lograr los objetivos de su gerente. Siempre, su trabajo es hacer que el trabajo de su gerente sea más fácil y simple, y eso puede requerir mucha resolución de problemas entre bastidores.
