La gente pasa tanto tiempo en reuniones de negocios que convertir el tiempo de reunión en resultados sostenibles es una prioridad para las organizaciones exitosas. Las acciones que hacen que las reuniones de negocios sean exitosas requieren una gestión por parte del líder de la reunión antes, durante y después de la reunión.
Acciones a tomar antes de la reunión de negocios
Las acciones antes de la reunión de negocios establecen las bases para lograr los resultados de la reunión. Puede hacer todo el seguimiento necesario, pero sin el trabajo previo, no tendrá éxito.
Planifique la reunión de negocios
Comience con una planificación inteligente. En primer lugar, identifique si necesita que otros empleados le ayuden a planificar la reunión (es decir, convocar a personas de algunos departamentos). Luego, decida lo que espera lograr al realizar la reunión y establezca metas factibles.
Los objetivos que establezca para su reunión de negocios crearán el marco para un plan de reunión eficaz. Como dice Stephen Covey en los «Siete hábitos de las personas altamente efectivas», «Comience con el fin en mente». El propósito de la reunión determinará el enfoque de la reunión, la agenda de la reunión y los participantes que necesitará para asistir a la reunión.
Asegúrese de que necesita una reunión
Puede parecer atrasado, pero una vez que haya desarrollado su plan de reuniones de negocios, asegúrese de que la reunión sea un vehículo apropiado para lograr los objetivos que estableció . La celebración de reuniones es una empresa costosa si se considera el costo facturable de los asistentes. Haga todo lo posible para determinar que una reunión es la mejor oportunidad para resolver el problema, mejorar el proceso o crear una estrategia a corto o largo plazo para su equipo o departamento.
Asegurar una participación adecuada en la reunión
Si una reunión de negocios es el medio apropiado para lograr sus objetivos , consulte con los participantes cuya asistencia es necesaria para que la reunión tenga éxito. Esto puede parecer una obviedad, pero hace tropezar al líder más inteligente: los asistentes clave deben estar disponibles para asistir a la reunión.
A veces, la gente envía delegados en su ausencia. Si un delegado asiste en lugar de un tomador de decisiones crucial, asegúrese de que el miembro del personal designado tenga la autoridad para tomar decisiones finales que se puedan aprobar. De lo contrario, posponga la reunión.
Distribuir y revisar el trabajo previo antes de la reunión
¿A cuántas reuniones ha asistido que comenzó con el facilitador de la reunión repartiendo una resma de papel o haciendo una presentación de PowerPoint para iniciar una discusión? Es frustrante porque la reunión se convierte en una lectura grupal que es poco productiva para su negocio.
Puede hacer que las reuniones de negocios sean más productivas y garantizar resultados proporcionando el trabajo previo necesario antes de la reunión. Proporcionar trabajos previos, cuadros, gráficos y material de lectura 48 horas antes de que comience una reunión significa que todos vienen preparados para participar.
La documentación que lo ayudará a lograr los objetivos de la reunión puede incluir lo siguiente:
- informes y datos
- gráficos y enlaces a información competitiva
- ventas al mes
- planes de producción
- Diapositivas de Microsoft PowerPoint que ilustran los puntos clave de discusión
- actas de reuniones , notas y seguimiento de reuniones anteriores o reuniones y proyectos relacionados
Acciones a tomar durante la reunión de negocios
Durante la reunión de negocios, si usa el tiempo de manera efectiva, generará entusiasmo por el tema y generará compromiso por parte de los participantes. La gente se sentirá parte de algo más grande que sus desafíos diarios. Por lo tanto, una reunión activa y bien facilitada que prepare el escenario para el seguimiento producirá resultados de la reunión.
Facilite la reunión de negocios de manera efectiva
El líder de la reunión establece un tono positivo y productivo para la interacción entre los participantes de la reunión. La facilitación efectiva de la reunión comienza con una revisión de las metas o los resultados previstos de la reunión y la agenda. El facilitador ayuda a los miembros del grupo a mantenerse concentrados y productivos.
El diseño de la reunión y la agenda establecen el marco para la reunión. Un facilitador eficaz, que mantiene a los participantes en el camino correcto, asegura el logro de los resultados esperados y deseados como resultado de la reunión.
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