La administración de matrices se usa comúnmente en las organizaciones para compartir empleados y recursos entre funciones. En un sistema de gestión matricial, un individuo tiene un informe principal al jefe mientras trabaja para uno o más gerentes, generalmente en proyectos.
Existen diferentes tipos de estilos de administración de matrices y diferentes métodos para superar los desafíos que los acompañan. Debe saber si es apropiado utilizar la gestión matricial y qué estilo debe emplear.
Donde la gestión matricial tiene sentido
La gestión de matrices es ideal para compartir talentos y habilidades entre departamentos. Es un sistema especialmente útil cuando se desarrollan nuevos productos: permite que personas de diferentes funciones dentro de una organización trabajen bajo un gerente de proyecto para crear algo nuevo y único. Esto le da al equipo la capacidad de aprovechar diversos conjuntos de habilidades de múltiples disciplinas, fortaleciendo el equipo del proyecto.
También es una excelente manera de reducir costos: un enfoque matricial para los proyectos suele ser menos costoso que establecer equipos de proyectos dedicados. La diversidad de los miembros del equipo hace que el equipo sea superior a muchos equipos puramente funcionales.
Donde la gestión de matrices no es ideal
Si bien hay muchos beneficios potenciales para este estilo flexible de estructura de equipo, hay algunas circunstancias en las que no es ideal. Éstas incluyen:
- Un proyecto previsto a largo plazo. Un equipo dedicado con una asignación permanente puede ser óptimo
- Situaciones en las que las habilidades de un empleado son fundamentales para una función en particular. Compartir a esta persona puede reducir la eficacia de esa función.
Variedades de estilos de gestión de matrices
Los tipos de estilos de gestión matricial dependen del poder otorgado al director del proyecto que lidera la iniciativa interfuncional. Hay tres tipos de estilos de equipo de proyecto: equipos de matriz débil, matriz equilibrada y de matriz fuerte.
El formato de matriz dura es similar a un equipo dedicado, donde los miembros del equipo tienen una línea clara de informes al gerente del proyecto. El director del proyecto es el director funcional hasta que finaliza el proyecto. Generalmente, la función a la que pertenece el miembro del equipo pierde a esa persona durante la duración del proyecto.
En la forma de matriz equilibrada, los miembros del equipo informan tanto al director del proyecto como al director funcional. De esta forma, generalmente se espera que los miembros trabajen en el proyecto y en su función, manteniendo informados a ambos gerentes.
La forma débil de la matriz normalmente significa que el director del proyecto debe comunicarse con los directores funcionales de cada miembro del equipo respectivo. Cada miembro informa a su gerente funcional sobre las tareas de ambas funciones y el proyecto al que están asignados.
Desafíos con la gestión de matrices
Si bien hay muchos beneficios de un enfoque de gestión matricial, también existen desafíos. Algunos de estos incluyen:
- La posibilidad de que los participantes entren en conflicto entre varios gerentes y prioridades.
- Confusión de comunicación entre proyectos y funciones.
- Pérdida de claridad sobre quién es responsable de la evaluación del desempeño.
- Sin determinación sobre la responsabilidad del coaching y el desarrollo profesional.
- Reducción de la capacidad individual a medida que los participantes se estiran en demasiadas iniciativas
- Reducción de la eficacia entre los equipos funcionales que han estado trabajando juntos durante algún tiempo.
- Pérdida de aprendizaje organizacional y aprendizaje en equipo porque los individuos están involucrados solo por un período corto
Para reducir la confusión, los conflictos y la pérdida de claridad, las responsabilidades deben estar definidas en el estatuto del proyecto o acordadas por los gerentes involucrados.
Los miembros asignados a un proyecto deben ser examinados minuciosamente para garantizar que sean capaces de manejar el aumento en el volumen de trabajo. Deben explorarse diferentes formas de estilos de matriz para garantizar que se elija el más adecuado para las capacidades de los miembros del equipo y de la empresa.
La documentación debe ser completa y a lo largo del proyecto para proteger las lecciones aprendidas y proporcionar información de evaluación para los miembros del equipo.
Claves para el éxito de los empleados
Trabajar en un entorno matricial puede resultar gratificante y frustrante. Su exposición a diferentes iniciativas y colegas apoyará el aprendizaje y el desarrollo de relaciones. Sin embargo, es importante que un empleado que trabaja en una matriz comprenda el enfoque de su empresa para su evaluación y desarrollo. Algunas acciones que puede realizar como miembro del equipo de la matriz son:
- Resolver la identidad de su administrador principal de informes
- Aclare cómo se captarán y reflejarán las aportaciones de sus diversos gerentes de matriz en su evaluación de desempeño
- Mantenga un diálogo regular con su gerente de informes para mantenerlos al tanto de su progreso y prioridades
- Identificar prioridades en conflicto y discusiones de intermediarios entre los distintos gerentes para aclarar cualquier confusión.
- Tome la iniciativa de proponer o alentar a su gerente subordinado a invertir en su desarrollo profesional a través de la capacitación, la educación y el coaching.
- Obtenga el apoyo de sus gerentes de matriz para estos esfuerzos
- Documente todo. Escriba una nota para sí mismo todos los días sobre las complicaciones y los éxitos. De esta manera, tiene documentación de su desempeño y trabajo durante todo el proyecto.
Hay pros y contras en cada estructura y enfoque de gestión. La gestión matricial no es ideal en todas las circunstancias y puede generar estrés en los participantes cuando las demandas superan el tiempo y los recursos disponibles.
La gestión de matrices puede ofrecer acceso a conocimientos especializados de forma temporal y, al mismo tiempo, ser más rentable que depender de equipos dedicados. Para tener éxito con la gestión matricial se requiere la participación activa y la comunicación de todas las partes.
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