Proporcionar instrucciones para nuevas asignaciones y tareas es una parte normal del rol de un supervisor o gerente. La forma en que proporciona instrucciones a través de su tono de voz, elección de palabras y lenguaje corporal contribuye en gran medida a obtener apoyo y promover un lugar de trabajo saludable.
Los supervisores y gerentes efectivos trabajan arduamente para cultivar sus habilidades y brindar orientación a los miembros de su equipo. Hay muchos métodos de comunicación, pero hay algunas prácticas generales que los gerentes deben usar para asegurarse de que los miembros del equipo reciban instrucciones claras.
7 prácticas de comunicación positiva
- Proporcione siempre el contexto para completar la tarea. Las personas hacen su mejor trabajo cuando comprenden la importancia de la tarea para la operación más grande. Cuando se toma el tiempo para explicar la importancia comercial de la tarea que solicita que se complete, está enseñando y mostrando respeto por la persona a la que pidió que completara el trabajo.
- Sea específico al asignar tareas. Describa cuándo debe completarse la tarea y comparta los estándares de calidad
- Pídale al miembro del equipo que complete las tareas. Elija un tono de voz respetuoso, palabras amables y transmita el mensaje con el volumen adecuado. Compare estas afirmaciones: «Ve a descargar ese camión» y «John, el envío de ese camión es necesario en la línea de producción. Por favor, ayude a descargar el camión antes del mediodía». Hay pocas dudas de que este último enfoque se percibiría como positivo y el primero como negativo.
- Dale a tu equipo la oportunidad de hacer preguntas. Ofrezca a las personas a las que se les pide que completen la tarea la oportunidad de aclarar sus preguntas. Este paso ayuda a fortalecer la comunicación entre el empleado y el supervisor y mejora la probabilidad de un resultado exitoso. El empleado tiene la oportunidad de confirmar que realmente entiende lo que se le pide.
- Confíe en sus empleados. Resista la tentación de supervisar o microgestionar la finalización de la tarea solicitada por parte de un empleado. Parte de liderar de manera efectiva es aprender a confiar en que su equipo puede completar tareas sin usted.
- Refuerce la confianza de sus empleados. Ofrezca las gracias apropiadas y comentarios positivos por los trabajos completados correctamente
- Asegúrese de brindar comentarios constructivos. Ofrezca retroalimentación clara, conductual y enfocada para cualquier tarea que se complete incorrectamente
Enfatice la enseñanza junto con dar instrucciones
Uno de los trabajos de un gerente es evaluar si la tarea es nueva o complicada y amerita capacitación. Si los miembros de su equipo nunca han completado una determinada tarea antes, es posible que desee brindarles capacitación.
Brinde instrucción y luego ofrezca la oportunidad para que la persona practique la tarea con su útil supervisión. Una vez que la persona haya desarrollado confianza para la tarea, permítale completar el trabajo sin su supervisión. Vuelva a consultar en otro momento para validar la finalización, la puntualidad y la calidad.
Ofrezca capacitación de recuperación cuando la persona tenga dificultades para completar la tarea a tiempo o con el nivel de calidad adecuado.
Consideraciones para la comunicación
Esfuércese por dar instrucciones en un tono no agresivo. Si bien ciertas circunstancias pueden ameritar órdenes, resista la tentación de ladrarle a su equipo. Siempre reflexiona sobre los momentos en que recibías instrucciones y cómo te hacían sentir los ladridos.
Trate de no responder «¿Por qué?» con «Porque yo lo dije». A los empleados les gusta estar informados. La información les ayuda no solo a organizar sus propias prioridades laborales, sino que les permite participar en sus tareas. La aceptación se refiere a sentir que lo que hacen es importante y lo que hace la empresa es importante.
No sea vago cuando dé instrucciones. Las instrucciones claras al asignar tareas a los miembros del equipo ayudarán a la productividad del equipo y resolverán posteriormente los conflictos sobre el desempeño.
Las personas son individuos y tienen otras circunstancias en sus vidas que pueden afectarlos. Estos pueden ser problemas personales o relacionados con el trabajo. No reconocer que las personas pueden tener intereses en conflicto con el trabajo y las tareas puede dificultar la comunicación.
Si se comunica claramente y muestra su aprecio por su equipo y el trabajo que realizan, los miembros de su equipo sabrán que los tiene en alta estima y responderán en consecuencia.
