El propósito de la redacción comercial es transmitir información a otra persona o solicitarle información. Para que la redacción sea eficaz para los negocios, debe ser completo, conciso y preciso. Su texto debe estar escrito de tal manera que el lector pueda comprender fácilmente lo que le está diciendo o preguntando.
Gran parte de la escritura para negocios es descuidada, mal escrita, desorganizada, llena de jerga e incompleta. A menudo es demasiado largo o demasiado corto. Todos estos atributos contribuyen a una redacción comercial ineficaz.
Ya sea que esté escribiendo una propuesta de venta, un correo electrónico a su jefe o un manual de instrucciones para un paquete de software, hay ciertos pasos que debe seguir para ser efectivo. Siga estos cinco pasos:
La organización es clave
Si no organiza su material, no fluirá bien y no tendrá sentido. La escritura puede ser simple o complicada. Al escribir un correo electrónico anunciando una reunión de personal, esto es tan simple como recopilar sus pensamientos. Por otro lado, probablemente necesitará desarrollar un esquema complejo antes del material terminado si está escribiendo los resultados de un ensayo farmacéutico innovador. Cualquiera que sea la tarea, sin un nivel adecuado de organización (incluso organizando sus pensamientos), es posible que no incluya todo lo que necesita o no dé protagonismo a los temas más importantes.Las omisiones o un enfoque incorrecto harán que la redacción de su negocio sea menos clara.
Conozca a su audiencia
Antes de comenzar a escribir, piense en su público objetivo. Por ejemplo, una presentación sobre el nuevo programa 401 (k) de su empresa puede tener el mismo esquema cuando se le da a su director financiero y a los empleados, pero el nivel de detalles que incluya variará. También debes considerar el tono. Un correo electrónico rápido a su equipo, recordándoles el picknick anual de la empresa, no tendrá el mismo tono que su misiva con respecto al informe anual de su empresa.
Además, recuerde que se comunicará más eficazmente con su audiencia si se concentra en lo que quiere que escuchen en lugar de en lo que va a decir.
Unas palabras sobre la buena escritura
Los buenos escritores tienen diferentes estilos de escritura. Algunos prefieren escribir todo y luego volver a editar. Otros prefieren editar sobre la marcha. A veces, su estilo preferido varía según lo que estén escribiendo.
Mientras escribe (o cuando edita) tenga en cuenta la longitud. Debes usar suficientes palabras para aclarar tu significado, pero no uses palabras innecesarias solo para hacerlo florido. La redacción de negocios debe ser clara y concisa, no detallada y florida. Recuerde, nadie en el negocio tiene tiempo para leer más de lo necesario.
Por otro lado, no hagas tu pieza demasiado corta. Debe escribir lo suficiente para que su significado sea claro y no se malinterprete. Imagínese si un equipo en un almacén estuviera etiquetado como «usado pero bueno». No estaría claro si eso significaba que el equipo se había usado mucho o que el equipo ya no era nuevo pero aún funcionaba. Unas pocas palabras adicionales habrían aclarado el significado. Además, evite usar jerga o abreviaturas porque pueden significar cosas diferentes para diferentes lectores.
Revisar y editar
Independientemente de su estilo de escritura, todos los escritores deben revisar y editar todo el material escrito, incluso los correos electrónicos. Una vez que hayas terminado de escribir, revisa tu trabajo. A continuación, es posible que deba editarlo. La corrección es volver a leer lo que escribió para asegurarse de que todas las palabras de su cabeza hayan quedado correctamente en el papel. Debido a que nuestro cerebro trabaja más rápido que nuestros dedos, puede omitir palabras, dejar un final o usar el homónimo incorrecto (por ejemplo, «allí» en lugar de «su»). La corrección detecta estos errores. Obviamente, corregir un correo electrónico de una línea es fácil y simplemente echarle un vistazo mientras escribe puede ser suficiente.
Sin embargo, si está escribiendo un manual de instrucciones, la corrección de pruebas será más complicada y llevará más tiempo.
Una vez que haya revisado su material, es hora de editarlo. A veces, la corrección de pruebas y la edición se pueden realizar simultáneamente, pero es más eficaz cuando se realizan de forma secuencial.
La razón por la que edita es para corregir o cambiar lo que escribió para que el material suene (y lea) mejor. Al escribir para empresas, esto significa corregir los errores y hacer que el texto sea lo más claro y conciso posible.
No estás escribiendo una novela
Cuando escribes para negocios, no estás escribiendo la próxima «gran novela estadounidense «. Su escritura debe ser tan descriptiva como sea necesario, pero no necesita pintar imágenes de palabras vívidas usando muchas palabras grandes y figuras retóricas. Si te refieres a «casas de cristal», no escribas «domicilios vítreos», escribe «casas de cristal».
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