Ya sea que sea un ejecutivo de alto nivel o un asistente administrativo, desarrollar sus habilidades de presentación es una forma clave de escalar en un trabajo de oficina. Los líderes toman decisiones basadas en información compartida en formato de presentación, y casi ninguna empresa cambia de opinión sin ver primero una presentación persuasiva.
No todas las presentaciones tienen lugar en una reunión formal. Muchas habilidades de presentación son relevantes para consultas personales o llamadas de ventas.
Es importante que cualquier empleado de oficina sepa qué pasos hay que seguir para crear una presentación eficaz y qué habilidades de presentación son más importantes para los empleadores.
Resaltar estas habilidades también lo ayudará a destacarse durante su búsqueda de empleo.
¿Qué son las habilidades de presentación?
Las habilidades de presentación se refieren a todas las cualidades que necesita para crear y ofrecer una presentación clara y eficaz. Si bien lo que dice durante una presentación es importante, los empleadores también valoran la capacidad de crear materiales de apoyo, como diapositivas. Su posible empleador puede querer que entregue informes e informes a sus colegas, lleve a cabo sesiones de capacitación, presente información a los clientes o realice otras tareas que impliquen hablar ante una audiencia.
Dar charlas atractivas y fáciles de entender es un componente importante de las sólidas habilidades de comunicación oral que son un requisito laboral para muchos puestos.
Fases de presentación
Toda presentación tiene tres fases: preparación, entrega y seguimiento. Todas las habilidades de presentación encajan en una de estas tres fases. 1?
La preparación implica investigar y construir la presentación. Esto puede significar redactar todo el texto (o al menos escribir notas) y crear diapositivas y otros materiales visuales / de audio de apoyo. También tendrá que asegurarse de que el lugar apropiado esté disponible y configurado correctamente de antemano y que el proyector funcione (si lo necesita) y se conecte con su computadora portátil. También querrá practicar su presentación tantas veces como sea necesario para sentirse cómodo entregándola con facilidad y confianza dentro del tiempo asignado para la presentación.
Las habilidades relacionadas con la preparación incluyen:
- Realización de investigaciones relacionadas con el tema de su presentación.
- Elaborar cuadros y gráficos que describan los resultados de su investigación.
- Aprender sobre su audiencia para adaptar mejor su presentación a sus necesidades
- Creando diapositivas digitales
- Dividir una presentación en partes de una extensión razonable
- Usar estadísticas de manera efectiva para persuadir a la audiencia
- Incorporar ejemplos e historias concretas para ilustrar puntos y mantener la atención de la audiencia.
- Preparar folletos o referencias digitales para que la audiencia no se preocupe por tomar notas.
- Promover presentaciones de manera efectiva para generar una audiencia adecuada
La entrega es la parte que ve la audiencia. Una buena presentación depende de una preparación cuidadosa y una presentación segura y requiere su propio conjunto de habilidades distintivas .
Las habilidades relacionadas con la entrega incluyen:
- Ofrecer una apertura que llame la atención para una charla
- Proporcionar un resumen de lo que se cubrirá para introducir una presentación y proporcionar contexto.
- Usar el lenguaje corporal y el contacto visual para transmitir energía y confianza.
- Hacer una pausa para enfatizar los puntos clave
- Modulación del tono vocal para enfatizar
- Articulando clara y suavemente
- Inyectando humor
- Hablar con entusiasmo y animación
- Proyectando confianza
- Resumiendo los puntos clave al final
- Preguntas de campo para aclarar puntos
El seguimiento incluye desglosar y almacenar adecuadamente cualquier equipo, ponerse en contacto con los miembros de la audiencia con los que acordó seguir comunicándose y solicitar, recopilar y analizar comentarios. En algunas presentaciones, puede recopilar información de los miembros de la audiencia, como nombres e información de contacto o encuestas completadas, que también debe organizar y almacenar.
Las habilidades relacionadas con el seguimiento incluyen:
- Crear un formulario de evaluación para solicitar comentarios de los asistentes.
- Interpretar los comentarios de las evaluaciones y modificar el contenido y / o la entrega para presentaciones futuras
- Organizar una base de datos de asistentes para futuras presentaciones.
- Entrevistar a los asistentes clave para obtener comentarios adicionales
- Enviar diapositivas de presentación por correo electrónico a los asistentes
Tipos de habilidades de presentación
Analítico
Los mejores presentadores mejoran constantemente sus habilidades. Para mejorar, debe poder observar honestamente su desempeño, evaluar la retroalimentación que recibe y averiguar qué debe hacer para mejorar. Eso requiere pensamiento analítico .
Más importante aún, debe tener una comprensión firme de la información que está a punto de comunicar a los demás. Necesita analizar a su audiencia y estar preparado para pensar rápidamente si se le hacen preguntas que lo obliguen a demostrar que es plenamente consciente del material y sus implicaciones.
- Sensibilidad al problema
- Reportando
- Topografía
- Mejoramiento
- Modelado predictivo
- Resolución de problemas
- Reestructuración
- Planificación estratégica
- Integración
- Gestión de proceso
- Mejora continua
- Diagnósticos
- Disección
- Evaluar
- Juicio
Organización
No querrás ser la persona que pasa la mitad de su tiempo de presentación tratando de encontrar un cable para conectar su computadora portátil al proyector. Muchas cosas pueden salir mal justo antes de una presentación, y probablemente lo harán, a menos que esté organizado .
La preparación de la presentación también significa realizar un seguimiento de las notas, la información y las horas de inicio y finalización.
Una presentación que termina en la mitad del tiempo asignado es problemática, al igual que una que es demasiado larga.
Finalmente, querrá revisar y ajustar todos los materiales que planea usar para la presentación.
- Evento planeado
- Revisión de cuentas
- Benchmarking
- Priorización
- Mantenimiento de registros
- Planificación
- Atención a los detalles
- Pensamiento rápido
Comunicación no verbal
Al hablar con una audiencia, la forma en que se presenta puede ser tan importante como la forma en que presenta su información. Quieres parecer seguro y atractivo. Puede hacerlo mediante una buena postura, el uso de gestos con las manos y el contacto visual con el público. Practica tu comunicación no verbal filmándote a ti mismo haciendo una presentación de práctica y observando tu lenguaje corporal con atención.
- Escucha activa
- Llevando
- Equilibrio
- Confianza
- Inteligencia emocional
- Respeto
- Facilitar la discusión en grupo
- Conciencia de la diversidad étnica, política y religiosa.
Software de presentación
Microsoft PowerPoint es el software dominante utilizado para crear ayudas visuales para presentaciones. Aprenda a usarlo bien, incluidas las características especiales fuera de las plantillas básicas que realmente pueden dar vida a una presentación. Incluso si alguien más está preparando su presentación de diapositivas para usted, será útil saber cómo usar el software en caso de cambios de última hora.
- Microsoft Office
- Diseño
- Fundamental
- Presentaciones de Google
- Presentador de Adobe
Hablar en público
Debe parecer cómodo y atractivo cuando hable ante una audiencia en vivo, incluso si no lo está. Esto puede llevar años de práctica y, a veces, hablar en público no es para ciertas personas. Un presentador incómodo es un desafío para todos. Afortunadamente, las habilidades para hablar en público pueden mejorar con la práctica.
- Articulación
- Compromiso
- Evaluar las necesidades de la audiencia.
- Consultante
- Manejo de preguntas difíciles
- Controlar la ansiedad por el desempeño
- Memorización
- Tono vocal modulante
Investigar
La investigación es el primer paso en la preparación de la mayoría de las presentaciones y puede variar desde un proceso de varios años hasta pasar 20 minutos en línea, según el contexto y el tema. Como mínimo, debe poder enmarcar claramente las preguntas de investigación, identificar las fuentes de información adecuadas y organizar sus resultados.
- Lluvia de ideas
- Colaboración
- Analítica de Big Data
- Inteligencia de Negocio
- Calculador
- Analisis de CASO
- Relaciones causales
- Clasificando
- Análisis comparativo
- Interpretación de datos
- Razonamiento deductivo
- Razonamiento inductivo
- Investigación de motores de búsqueda
Comunicación verbal
Hablar en público es una forma de comunicación verbal , pero necesitará otras formas para hacer una buena presentación. Específicamente, debes saber cómo responder preguntas. Debes ser capaz de comprender las preguntas de tu audiencia (incluso si son extrañas o mal redactadas) y brindar respuestas respetuosas, honestas y precisas sin salirte del tema.
- Escucha activa
- Enfocar
- Empatía
- Manejo de preguntas difíciles
- Asertividad
- Asesorar
- Afirmación
- Enunciación
Escritura
Puede que necesite o no un guión escrito, pero debe planificar de antemano lo que va a decir, en qué orden lo dirá y con qué nivel de detalle. Si puede escribir un ensayo coherente, puede planificar una presentación.
- Gramática
- Ortografía
- Vocabulario
- Corrección de pruebas
- Contornos de construcción
- Tomar nota
- Marcas de documentos
Más habilidades de presentación
- Resumiendo
- Ventas
- Persuasión
- Proporcionar anécdotas para ilustrar un punto.
- Humor
- Capacitación
- Ensayando
- Diseñar folletos
- Reconocer y contrarrestar objeciones
- Hacer preguntas de sondeo para obtener más detalles sobre problemas específicos.
- Recibir críticas sin estar a la defensiva
- Abstenerse de hablar con demasiada frecuencia o interrumpir a los demás.
- Anticiparse a las preocupaciones de los demás
- Conocimiento del producto
- Formato de análisis FODA
- Declaraciones de apoyo con evidencia
- Plurilingüe
- Contratos
- Trabajar con revisores
- Consistencia
- Desarrollar y mantener procedimientos operativos estándar (POE)
- Desarrollar una declaración de propuesta
- Creatividad
- Lógica
- Creando y gestionando expectativas
- Motivación
- Entrenamiento
Cómo hacer que sus habilidades se destaquen
INCLUYA LAS HABILIDADES EN SU CV: Si corresponde, puede mencionar estas palabras en el resumen o título de su currículum .
DESTACAR LAS HABILIDADES EN SU CARTA DE PORTADA: Mencione una o dos habilidades de presentación específicas y dé ejemplos de casos en los que demostró estos rasgos en el lugar de trabajo.
MUESTRE SUS HABILIDADES DE PRESENTACIÓN EN ENTREVISTAS DE TRABAJO: Durante el proceso de la entrevista, es posible que se le pida que dé una presentación de muestra. En este caso, querrá incorporar estas habilidades durante la presentación. Por ejemplo, querrá demostrar sus habilidades de comunicación oral hablando de manera clara y concisa a lo largo de la presentación.
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