Los empleados de archivos utilizan un sistema, generalmente numérico o alfabético, para mantener registros en papel o electrónicos, incluida la correspondencia, los recibos, los contratos y las facturas, para garantizar que la información sea fácil de localizar cuando se necesite. Organizan y archivan documentos, recuperan datos y cargan archivos electrónicos.
De acuerdo con la actualización de 2018 de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., Aproximadamente 110,020 secretarios de archivos estaban empleados en los EE. UU. Trabajan en la atención médica, los servicios sociales, la academia y varios tipos de oficinas profesionales, como bufetes de abogados. Cualquier organización que genere un gran volumen de trámites o documentos electrónicos contrata archivadores.
Deberes y responsabilidades del secretario de archivos
Las empresas, grandes y pequeñas, tienen servidores designados, gabinetes, cajones, salas y almacenes donde se almacenan archivos de casos, documentos y otros tipos de información. Los secretarios de archivos son responsables del mantenimiento de estos espacios. Este trabajo generalmente requiere la capacidad para realizar el siguiente trabajo:
- Desarrollar sistemas de archivo organizados.
- Cree, procese y mantenga registros de archivos.
- Archivar y recuperar documentos para otro personal.
- Prepare registros para el almacenamiento fuera del sitio.
- Mantenga registros de la sala de archivos para rastrear la ubicación de los archivos.
- Elimine los archivos de acuerdo con los programas de conservación de documentos establecidos.
Además de administrar los registros de una organización, es posible que se solicite a los secretarios de archivos para que ayuden en otras áreas, como recibir a los visitantes; contestar teléfonos y dirigir llamadas; escribir notas, correos electrónicos y otros tipos de documentos; transcripción de grabaciones; diseñar formas; equipo de oficina operativo; y manejo de materiales confidenciales.
Salario del empleado de archivo
El salario de un empleado de archivos varía según la experiencia, la ubicación y la capacidad de realizar múltiples tareas en otros roles:
- Salario medio anual : $ 31,700 ($ 15,24 / hora)
- Salario anual del 10% superior : más de $ 50,230 ($ 24.15 / hora)
- Salario anual inferior del 10% : menos de $ 21,390 ($ 10.28 / hora)
Fuente: Oficina de Estadísticas Laborales de EE . UU. , 2018
Educación, formación y certificación
Los estándares educativos son básicos para esta profesión y la mayor parte de la formación se lleva a cabo en el trabajo.
- Educación : Por lo general, se necesita un diploma de escuela secundaria o equivalente, aunque algunas personas que trabajan como secretarios de archivos tienen títulos universitarios y avanzados. Aproximadamente el 11% tiene certificados de educación superior.
- Capacitación : Es útil tener alguna experiencia laboral en un campo similar. La capacitación en el trabajo a menudo implica trabajar con un empleado con más experiencia durante unas semanas o unos meses.
Habilidades y competencias del secretario de archivos
Trabajar como secretario de archivo requiere una sólida organización y habilidades de comunicación, así como una meticulosa atención a los detalles. Es posible que también se requiera que los empleados de archivos realicen ocasionalmente un levantamiento pesado de cajas de archivos y similares. Otras habilidades y habilidades vitales incluyen:
- Habilidades informáticas y de software : debe sentirse cómodo al utilizar Internet y las aplicaciones de procesamiento de texto, hojas de cálculo y correo electrónico. Es posible que también deba estar familiarizado con el software de gestión de documentos, como eFileCabinet, o el almacenamiento de archivos en la nube .
- Habilidad de comprensión de lectura : una parte importante de esta posición implica derivar la naturaleza de un documento de su contenido y colocarlo en una ubicación lógica donde otros esperan encontrarlo.
- Habilidades para escuchar : Escuchar es importante para comprender las necesidades de los compañeros de trabajo e implementar sus solicitudes y sugerencias.
- Habilidades de pensamiento crítico : las habilidades lógicas y de toma de decisiones son clave para clasificar rápidamente varios documentos y determinar qué hacer con ellos.
Perspectiva laboral
Se espera que el empleo de secretarios de archivos disminuya en aproximadamente un 10% entre 2016 y 2026, ya que las organizaciones combinan funciones administrativas, como recepción y archivo, y la capacidad y facilidad de uso del almacenamiento de datos tecnológicos continúan creciendo.
Ambiente de trabajo
Los archivadores se emplean en un entorno de oficina, donde pasan gran parte de su tiempo recuperando y entregando archivos a otros empleados o sentados frente a una computadora. Los archivadores que trabajan en una oficina más grande tienen la oportunidad de conocer e interactuar con el personal de la empresa en muchos niveles.
Horario de trabajo
Los archivadores trabajan por regla general durante el horario normal de oficina. Cuando una oficina está abierta para los clientes y otros empleados están en el trabajo, se espera que también esté allí un empleado de archivos. Debido a que el volumen de documentos producidos puede ser significativo, dependiendo del tamaño y la naturaleza de la organización, un empleado de archivo podría tener que trabajar a tiempo completo para mantenerse al día. Pero esto no significa que las oportunidades de trabajo compartido o los puestos de tiempo parcial no estén disponibles. Generalmente no se requieren horas extraordinarias.
Cómo conseguir el trabajo
ACTUALIZA TU CV
Antes de enviar un currículum vitae a posibles empleadores, revíselo y actualícelo para asegurarse de que esté actualizado y no tenga errores tipográficos ni inexactitudes. Si no tiene un currículum vitae o ninguna experiencia laboral para enumerar, use consejos de expertos y un ejemplo sólido para crear un primer currículum ganador.
PREPÁRESE PARA LA ENTREVISTA
Antes de la entrevista, investigue sobre la empresa y pídale a un amigo que le ayude a practicar respondiendo algunas de las preguntas más comunes de la entrevista . Cuanto más practique, más cómodo se sentirá cuando esté sentado frente al gerente de contratación.
Comparación de trabajos similares
Las personas interesadas en trabajar en un escenario de oficina también consideran otros tipos de trabajos de oficina. Algunos de estos trabajos pueden requerir educación y capacitación adicionales. Aquí hay una lista de trabajos similares, junto con sus salarios anuales medios:
- Auxiliar administrativo : $ 38,880
- Contador : $ 40,240
- Transcriptor médico : $ 34,770
Fuente: Manual de perspectivas ocupacionales de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE . UU. , 2018
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