La gestión del tiempo se trata realmente de gestionarse a sí mismo. Realmente no se puede «administrar» el tiempo porque hay 24 horas en un día, 60 minutos en una hora, 60 segundos en un minuto, y eso nunca cambia. Sin embargo, puede controlar dónde y cómo gasta su tiempo y tomar medidas para reducir o eliminar las pérdidas de tiempo. Aquí hay diez formas atemporales de tomar el control de su horario cada día para aprovechar al máximo el tiempo que tiene disponible.
1) Establecer metas priorizadas
Sin metas , es posible que descubra que tiende a perseguir lo que parece más urgente o lo que lo está mirando a la cara. Es difícil no distraerse con objetos brillantes. Para evitar esto, descubra sus verdaderas prioridades en la vida y avance hacia ellas estableciendo metas anuales, mensuales, semanales y diarias o los resultados deseados. Clasifique cada uno de estos utilizando el siguiente sistema:
- Importancia: (A = alto, B = medio, C = bajo)
- Urgencia: (1 = alta, 2 = media, 3 = baja)
Siempre trabaje en los objetivos y tareas más urgentes e importantes (A1) primero y luego avance en la lista.
2) Siga la regla 80/20
La regla 80/20 , también conocida como Principio de Pareto, dice que el 80 por ciento de sus resultados provienen del 20 por ciento de sus acciones. Es una forma de ver el uso de su tiempo, priorizar las tareas elegidas frente a sus objetivos más importantes. ¿Se está concentrando en el 20 por ciento de las actividades que producen el 80 por ciento de los resultados deseados?
3) Aprende a decir no
Si bien es genial ser un jugador de equipo , también es importante saber cuándo y cómo ser asertivo y dejar que las personas sepan que no puede manejar su solicitud en este momento si entra en conflicto con su logro de sus objetivos. Si acepta asumir la tarea, negocie una fecha límite que les ayude a lograr sus objetivos sin sacrificar los suyos.
4) Supere la dilación usando el sistema 4D
- Bórralo: ¿Cuáles son las consecuencias de no hacer la tarea en absoluto? Considere la regla 80/20; tal vez no sea necesario hacerlo en primer lugar.
- Delegarlo: si la tarea es importante, pregúntese si realmente es algo de lo que es responsable de hacer en primer lugar. ¿Se puede encomendar la tarea a otra persona?
- Hágalo ahora: posponer una tarea importante que debe realizarse solo crea sentimientos de ansiedad y estrés. Hágalo tan temprano en el día como pueda.
- Aplazar: si la tarea no se puede completar rápidamente y no es un elemento de alta prioridad, simplemente aplazarla.
5) Come la rana
Para citar a Brian Tracey de su libro «Eat That Frog»,
«Si lo primero que haces cada mañana es comer una rana viva, puedes pasar el día con la satisfacción de saber que probablemente eso es lo peor que te va a pasar en todo el día».
Tus ranas cada día son las tareas que tendrán el mayor impacto en el logro de tus objetivos, que suelen ser las tareas que es más probable que pospongas en el inicio.
6) Reducir el número de reuniones
Las reuniones mal organizadas son una pérdida de tiempo, multiplicado por el número de personas en la reunión. Asegúrese de tener una agenda y no solo tiene una reunión por el simple hecho de tener una reunión.
7) El tarro de cristal: rocas, guijarros, arena
Categoriza tu trabajo de esta manera:
- Rocks: Tus proyectos estratégicos más importantes
- Guijarros: proyectos y tareas que son importantes pero no las más críticas
- Arena: tareas más pequeñas e insignificantes
Aborde las rocas primero. Si sigues abordando las cosas pequeñas (la arena y los guijarros), y no los elementos estratégicos importantes, las rocas, entonces tu frasco se llenará rápidamente sin espacio para más rocas.
8) Elimina los desperdicios de tiempo electrónicos
Todo el mundo tiene ciertas distracciones que los interrumpen y les quitan el tiempo de su trabajo. ¿El tuyo es Facebook ? ¿Gorjeo? ¿Comprobación de correo electrónico? ¿Mensajes continuos con amigos y familiares? Deje de revisarlos con tanta frecuencia y comience a agrupar este tipo de actividades. Establezca una hora, luego verifique y trate con todos ellos a la vez. Tómese 30 minutos y luego vuelva a concentrarse.
9) Organízate
Para administrar eficazmente su tiempo y ser productivo todos los días, debe crear el entorno adecuado. Elimine el desorden inútil, configure un sistema de archivo efectivo, tenga un lugar cercano para todos los elementos de trabajo que necesita con frecuencia y utilice herramientas de administración de flujo de trabajo para ayudarlo a crear un entorno productivo.
10) Cuida tu salud
Una buena noche de sueño, una alimentación saludable y el ejercicio le brindarán la energía, la concentración y la resistencia necesarias para aprovechar al máximo su día. Puede parecer que el trabajo es más importante y siempre puede ponerse al día con el sueño, la comida y el ejercicio más tarde. Sin embargo, si pierde la salud, no puede trabajar ni hacer mucho más, así que no escatime en cuidarse.
Tabla de contenidos
