La contabilidad de los fondos mutuos es un asunto crítico para el sistema financiero, dada la preferencia cada vez mayor por los fondos mutuos sobre las tenencias directas de valores como acciones y bonos por parte del público inversionista. En particular, muchos, si no la mayoría, inversionistas individuales y clientes minoristas tienen la mayoría de sus ahorros en planes 401 (k) patrocinados por el empleador , que generalmente ofrecen una selección de fondos mutuos como opciones de inversión. El producto final de la contabilidad de los fondos mutuos es el precio exacto de estos vehículos de inversión y la asignación correcta de los ingresos de la inversión a los tenedores de los mismos.
Por lo tanto, estas son las principales preocupaciones de los directores financieros (CFO), controladores y gerentes de operaciones de las compañías de fondos mutuos.
Aspectos de la contabilidad de fondos mutuos
La contabilidad de fondos mutuos abarca una variedad de tareas básicas, que pueden ser realizadas por personal interno o subcontratadas a otros proveedores, como bancos custodios. Estos procesos incluyen:
- Cálculo diario del valor de su cartera de inversiones, conocido como valor liquidativo (NAV).
- Anticipar y registrar todos los ingresos, como dividendos e intereses.
- Registro de intereses devengados sobre bonos y otros valores de renta fija similares mantenidos en la cartera de inversiones.
- Amortizar adecuadamente el descuento o prima en la compra de bonos. Consulte la explicación detallada a continuación.
- Registro de todas las transacciones de valores, como compras y ventas de inversiones de cartera.
- Registro de todas las ganancias de capital realizadas, tanto a corto como a largo plazo, que resultan de transacciones de valores en el fondo.
- Registro de todas las entradas y salidas de fondos debido a compras y reembolsos de acciones por parte de inversores.
- Mantener registros de las acciones que posee y las transacciones realizadas por cada accionista del fondo.
- Seguimiento de las distribuciones de ingresos y plusvalías realizadas a los accionistas del fondo.
En los mejores departamentos de contabilidad de fondos mutuos, estas actividades estarán altamente automatizadas. Sin embargo, es posible que aún sea necesario realizar algunas entradas, revisiones y ajustes manuales.
Valor liquidativo
A menudo abreviado NAV, es el valor agregado de la cartera de inversiones de un fondo mutuo dividido por el número de acciones en circulación. La convención estándar es calcular el NAV al final de cada día de negociación, en base a los precios de cierre de todos los valores que se mantienen allí. NAV también tiene en cuenta otras actividades enumeradas anteriormente.
Las órdenes para comprar o vender acciones de un fondo mutuo se ejecutan en el valor liquidativo de cierre del día si se reciben antes del cierre del mercado. En caso contrario, se ejecutan en el valor liquidativo de cierre del siguiente día de negociación.
Amortización de bonos
Cuando los bonos se compran con un descuento o una prima sobre su valor nominal (es decir, a un precio menor o mayor que el valor principal que se devolverá al inversor que lo posee cuando venza el bono), la diferencia entre el precio de compra y el valor nominal El valor se registra en el tiempo como un ajuste a los ingresos por intereses generados por el bono.
Los ingresos por intereses reconocidos sobre un bono comprado con descuento serán más altos que los pagos de intereses reales recibidos. En un bono comprado con prima, será menor. El efecto neto es que cualquier descuento o prima en la compra de un bono mantenido hasta el vencimiento no se reconocerá como una ganancia o pérdida de capital, sino como un ajuste a los ingresos por intereses. La amortización de los bonos se calcula diariamente por los fondos mutuos.
Caso de estudio
También es un excelente ejemplo de los tipos de compromisos que se encuentran en el campo de la consultoría de operaciones. Un banco custodio líder ofrecía servicios de contabilidad de fondos mutuos a compañías de fondos mutuos que ya lo utilizaban para la custodia de valores. La contabilidad de fondos mutuos, en este contexto, estuvo involucrada principalmente con el cálculo diario del valor liquidativo (NAV). El banco y sus clientes de fondos mutuos no estaban satisfechos con la puntualidad y precisión de los cálculos del NAV que se estaban realizando.
El banco contrató a un equipo de consultores de una firma de contabilidad pública Big Four para estudiar los procesos dentro del departamento de contabilidad de fondos mutuos y recomendar cambios para mejorarlo. El equipo de consultores de la firma Big Four pasó varios días observando cómo funcionaba el departamento de contabilidad de fondos mutuos, siguiendo a sus empleados mientras realizaban sus tareas diarias. Los consultores también entrevistaron a los empleados y sus gerentes, para comprender mejor cómo veían sus responsabilidades, así como para evaluar su conocimiento sobre el campo de la contabilidad de fondos mutuos.
Recopilación de información
El equipo de consultoría desarrolló diagramas de flujo detallados de los procesos en el departamento y los discutió con la gerencia, señalando dónde se podrían mejorar los procesos de trabajo. Los consultores también sugirieron mejorar la automatización. Después de obtener la aprobación de la administración del banco, los consultores buscaron proveedores de software que tuvieran paquetes apropiados para la situación del banco. Luego identificaron uno que estaba dispuesto a personalizar su sistema existente para cumplir con las especificaciones necesarias para la situación única del banco y su combinación de clientes.
Planificación de procesos
A continuación, los consultores elaboraron estas especificaciones en detalle y realizaron pruebas exhaustivas del software a medida que se completaba cada módulo, para asegurarse de que los cálculos se hicieran correctamente y que el sistema fuera duradero y confiable. La fase de prueba de aceptación del usuario tomó varios meses y requirió una atención extrema a los detalles.
Cuando el sistema finalmente se completó según las especificaciones, el equipo de consultoría supervisó su instalación e implementación, y dirigió la capacitación de los empleados, permaneciendo en el sitio hasta que el banco se sintió seguro de que los nuevos procedimientos estaban funcionando bien. En total, el proyecto duró casi exactamente un año, con un equipo de tres consultores in situ en el banco a diario.
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