¿Qué hace un recepcionista?

Por definición, una recepcionista es la primera persona a la que ve un visitante de cualquier negocio. Son la primera línea de defensa de una empresa. La entrada principal de un complejo de oficinas o una instalación médica generalmente tendrá una recepcionista estacionada allí para dirigir a los visitantes a la oficina correcta dentro de la instalación. Las oficinas individuales dentro de la empresa también pueden tener sus propias recepcionistas.

Deberes y responsabilidades del recepcionista

Los recepcionistas realizan una variedad de tareas administrativas y de oficina:

• Responder llamadas telefónicas: esto puede implicar recibir mensajes o dirigir llamadas al personal apropiado, e incluso responder directamente preguntas generales de clientes, clientes y otras personas.
• Programar clientes y clientes: la mayoría de los recepcionistas son responsables de programar clientes y clientes para que se reúnan con el personal, o programarán personal para tareas fuera del sitio, como comparecencias y reuniones en la corte.
• Recibir visitantes: un recepcionista puede ocuparse él mismo de las necesidades de un cliente, pero a menudo los dirige al personal o la ubicación adecuados.
• Recopilar información: esto es más común para quienes trabajan en instalaciones médicas. Se les podría encargar de recopilar información personal de nuevos pacientes y confirmar la cobertura del seguro.
• Responder al correo entrante: esto incluye tanto el correo electrónico como el correo en papel, normalmente dirigiendo a cada uno al personal adecuado.

Algunas recepcionistas también asumen funciones de secretaría, como mecanografiar, archivar y copiar correspondencia y documentos.

Salario de recepcionista

El salario puede variar un poco según la industria, pero este es a menudo un puesto de nivel de entrada y paga en consecuencia. Los recepcionistas suelen ser compensados ??por hora, pero algunos pueden ganar un salario.

• Salario medio anual: $ 28,392 ($ 13,65 / hora)
• Salario anual del 10% superior: más de $ 40,872 ($ 19.65 / hora)
• Salario anual del 10% inferior : menos de $ 20,072 ($ 9.65 / hora)

Fuente: Oficina de Estadísticas Laborales de EE . UU. , 2017

Educación, formación y certificación

Este no es un puesto que requiera mucha educación o formación.

• Educación: Los recepcionistas generalmente deben tener un diploma de escuela secundaria o equivalente.
• Capacitación: la capacitación a menudo se realiza en el trabajo y es específica para las necesidades de la industria o empresa en particular.
• Experiencia: El conocimiento de programas y software de computadora puede ser útil porque muchas de las tareas de un recepcionista son aceleradas por la tecnología.

Habilidades y competencias de recepcionista

Las habilidades requeridas para un trabajo de recepcionista pueden variar según la industria, pero algunas son comunes a la mayoría de las empresas.

• Profesionalismo: eres la primera persona que ve un cliente u otro visitante al llegar. Eres la primera impresión que tienen de tu empleador. Debe encarnar los ideales de su empresa, tanto en su comportamiento como en su apariencia.
• Habilidades de comunicación : su trabajo principal es saludar a la gente. Descubra lo que necesitan y ayúdelos a conseguirlo. La mayor parte de esta comunicación será verbal, ya sea en persona o por teléfono.
• Habilidades interpersonales: trabajará en estrecha colaboración con varias personas. Si una reunión importante fracasa, es posible que deba explicar el motivo. Si alguien está teniendo un mal día, usted podría soportar la peor parte y responder adecuadamente puede ser crítico.
• Nervios de acero: si se desarrolla una emergencia en o frente a su lugar de trabajo, es posible que usted sea la primera persona que deba responder y decidir qué hacer.
• Habilidades tecnológicas: utilizará un sistema telefónico complejo, probablemente uno con múltiples líneas internas y externas que debe mantener funcionando sin problemas. Es posible que también deba estar familiarizado con las hojas de cálculo, el software de procesamiento de texto, los sistemas de intercambio de archivos y correo electrónico de su empresa y posiblemente varias plataformas de redes sociales .
• Organización: serás el nexo de gran parte de la comunicación interna de tu empleador, por lo que no solo tendrás que mantenerte organizado, sino que también tendrás que mantener a todos los demás organizados. También podría ser responsable de almacenar y enderezar los materiales de lectura o los recursos informativos en su área de espera.
• Capacidad multitarea: una llamada telefónica llegará inevitablemente mientras todavía estás en la línea con otra persona. Tendrá que saludar a la nueva persona que llama y luego volver a cambiar. Mientras tanto, es posible que tres personas estén esperando en persona para hablar contigo. Tendrá que mantener las necesidades de cada persona separadas en su mente, no descuidar a nadie y no sentirse abrumado o frustrado.

Perspectiva laboral

En general, se prevé que el crecimiento del empleo para los recepcionistas en las industrias de la salud sea de alrededor del 9% desde 2016 hasta 2026, que es aproximadamente el promedio. Otras industrias podrían volverse más dependientes de la tecnología y menos necesitadas de guardianes humanos.

El avance es común en la empresa. Muchos recepcionistas ascienden a otros puestos dentro de sus empresas.

Ambiente de trabajo

Se pueden encontrar recepcionistas en prácticamente todas las industrias. Su trabajo es vigilar la puerta y mantener el orden sobre los huéspedes entrantes, los teléfonos y el correo. Esto significa que no tienen mucha privacidad personal. Por lo general, sus lugares de trabajo se encuentran en áreas de alto tráfico y es posible que tengan que lidiar con clientes, clientes o situaciones desagradables.

Horario de trabajo

Por lo general, este es un puesto de tiempo completo durante el horario comercial habitual. Sin embargo, esto puede variar entre las empresas que permanecen abiertas los fines de semana, feriados o tardes, como las instalaciones médicas. Aproximadamente el 25% de los recepcionistas trabajan a tiempo parcial.

Cómo conseguir el trabajo

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Su currículum no tiene por qué valerse por sí solo. Una buena carta de presentación captará la atención del lector desde el principio, obligándola a pasar la página y seguir leyendo.

INVESTIGACIÓN PREGUNTAS DE ENTREVISTA FRECUENTES

Seguro que le harán algunas preguntas comunes cuando se siente para una entrevista. Descubra cuáles son, aprenda las mejores respuestas y practique sus respuestas con anticipación.

Comparación de trabajos similares

Aquellos que estén considerando el papel de recepcionista también podrían estar interesados ??en estas carreras:

• Representante de servicio al cliente: $ 32,890
• Empleados de información: $ 33,680
• Técnicos y asistentes de biblioteca: $ 29,050

Fuente: Oficina de Estadísticas Laborales de EE . UU.

Ejemplo de curriculum vitae de recepcionista

Este es un ejemplo de un currículum para un puesto de recepcionista. Descargue la plantilla de currículum de recepcionista (compatible con Google Docs y Word Online) o vea más abajo para ver más ejemplos.

© TheBalance 2018

Descargue la plantilla de Word

Ejemplo de curriculum vitae de recepcionista (versión de texto)

Jonathan Solicitante 123 Moore Avenue Albany, NY 12201 (111) 222-3333 jonathan.applicant@email.com

RECEPCIONISTA

Administrar una oficina ocupada y de ritmo rápido con profesionalismo y eficiencia

Tiene experiencia tanto en entornos legales como médicos y se enorgullece de ser la primera cara que ven los clientes en la oficina o la primera voz que escuchan en el teléfono.

Las habilidades clave incluyen:

• Microsoft Office
• Teléfonos multilínea
• La resolución de conflictos
• Servicio al Cliente
• Altamente organizado
• Multitarea

EXPERIENCIA PROFESIONAL Y VOLUNTARIA

OFICINAS DE DERECHO DE SMITH Y REILLY, Colonie, NY RECEPCIONISTA / ASISTENTE ADMINISTRATIVO (febrero de 2015 hasta el presente)

Primera persona de contacto para clientes. Organice los documentos en preparación para las fechas de la corte. Programe y asista a reuniones y tome actas. Otras tareas generales de oficina.

OFICINA DENTAL DEL DR. SMITH, Albany, NY RECEPCIONISTA (noviembre de 2012 a enero de 2015)

Saludó a los pacientes cuando llegaron. Citas programadas en persona y por teléfono. Manejo de expedientes médicos (anotaciones, clasificación y archivo). Reclamos presentados ante compañías de seguros dentales.

EMPRESA NACIONAL DE ENERGÍA Y GAS, Albany, NY REPRESENTANTE DE SERVICIO AL CLIENTE (mayo de 2011 a octubre de 2012)

Respondió llamadas de servicio al cliente y resolvió problemas e inquietudes. Dirigí a los clientes a los recursos apropiados cuando fuera necesario. Sistema de servicio al cliente basado en computadora cómodamente utilizado.

CAMP HAPPINESS, Albany, NY CONSEJERO VOLUNTARIO (junio de 2009 hasta el presente)

Pase una semana cada verano trabajando en el campamento para niños en edad escolar. Organice actividades y sirva como mentor para los jóvenes que atienden.

EDUCACIÓN Y CREDENCIALES

CITY COLLEGE , Albany, NY Licenciatura en Administración de Empresas, 2011

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