Hay muchas formas en las que nos comunicamos en línea. Hay correo electrónico, mensajería de texto o mensajería a través de una de las muchas aplicaciones que lo admiten. Pero usar el correo electrónico o la mensajería no siempre es la forma más eficaz de comunicarse.
En determinadas circunstancias, debes evitarlos. Claro, es fácil esconderse detrás de su computadora y decir lo que quiere decir a través del teclado. Pero a veces necesitas salir al mundo y usar tu voz.
Aquí hay tres situaciones en las que sería mejor si no presionas enviar.
Evite presionar Enviar para resolver un conflicto
Todos hemos sido parte de una cadena de correo electrónico o mensaje entre dos partes que intentan resolver un problema. A veces, puede ser uno de los dos participantes principales o tal vez simplemente sea una de las muchas personas a las que alguien se sintió obligado a incluirlo.
Con cada correo electrónico o mensaje de respuesta, el problema se agrava. Al final, lo que quizás era un problema relativamente pequeño se ha convertido en uno mucho mayor. Esto generalmente resulta en una reunión cara a cara entre las dos partes, así como un supervisor o gerente para resolver el conflicto.
En lugar de utilizar el correo electrónico o la mensajería para resolver el conflicto, llame a la persona o programe una reunión cara a cara. Si es el destinatario de un correo electrónico o un mensaje de otra persona que intenta resolver un problema, resista la tentación de responder por correo electrónico. Levante el teléfono o camine a la oficina de la otra persona y diga: «Recibí su correo electrónico y pensé que sería mejor si discutiéramos esta situación uno a uno en lugar de hacerlo por correo electrónico. ¿Tiene unos minutos para hablar? »
Si el correo electrónico es su única opción , no copie a otras personas en él. Hacerlo agrava el problema. Si está en el extremo receptor de un correo electrónico de este tipo, no presione «responder a todos». Simplemente responda solo a la persona que envió el correo electrónico. Si «responde a todos», su respuesta debería decir: «Le agradezco que me haya llamado la atención sobre esta situación. Lo llamaré en un minuto para discutirlo». Esto alertará a todos los que hayan sido copiados de que se está ocupando de la situación uno a uno.
Evite presionar Enviar cuando esté molesto
Después de una situación o interacción perturbadora, lo que necesitamos es un período de enfriamiento . El correo electrónico y la mensajería no se prestan a esto; es instantáneo por diseño. En cambio, una vez que se haya calmado, llame o visite a la persona para discutir la situación. Si está recibiendo un correo electrónico mordaz, evite la tentación de responder. Tómese un tiempo para calmarse y luego llame a la persona y pida hablar cara a cara.
En el futuro, decida de antemano que nunca utilizará el correo electrónico o la mensajería cuando esté molesto. Haz de este un pacto no negociable contigo mismo.
Si siente la necesidad de escribir algo cuando está molesto, escriba un mensaje a mano. No lo ingrese en el correo electrónico, incluso si no tiene la intención de enviar el mensaje. No sería la primera persona que accidentalmente presione el botón «enviar» en lugar del botón «guardar».
Evite presionar Enviar para enviar malas noticias
A nadie le gusta recibir malas noticias y recibirlas por correo electrónico o un mensaje puede agregar sal a la herida. ¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico a un cliente para decirle que su pedido se retrasó?
Si la respuesta a cualquiera de esas preguntas es afirmativa, deje de usar el correo electrónico o la mensajería para comunicar malas noticias. El uso del correo electrónico o la mensajería para comunicar malas noticias puede enviar el mensaje de que no le importa o que el problema no es lo suficientemente importante como para merecer su atención personal. Cuando utiliza el correo electrónico o la mensajería para comunicar malas noticias, no tiene forma de juzgar la reacción de la persona. Lo más probable es que la gente se sienta decepcionada o molesta. Si no está dando la noticia en persona, sus sentimientos de decepción pueden intensificarse y crear una situación aún peor.
Por último, cuando usa el correo electrónico o la mensajería en este escenario, parece cobarde. Los clientes, compañeros de trabajo, jefes y amigos aprecian a las personas que tienen el coraje de comunicar malas noticias en persona.
Si no está seguro de si su mensaje califica como una mala noticia, pregúntese: «¿Me gustaría recibir un correo electrónico o mensaje con este tipo de noticias o preferiría que me lo comunicaran en persona?». Entonces actúe en consecuencia.
Si bien no hay duda de que el correo electrónico o la mensajería son un medio de comunicación rápido y eficiente, no siempre es apropiado. Siga las pautas anteriores y evite usar correos electrónicos o mensajes cuando no sea apropiado.
