La retroalimentación es una de las herramientas más poderosas del conjunto de herramientas del gerente para fortalecer el desempeño en el lugar de trabajo. Hay tres tipos de retroalimentación: positiva, constructiva y efectiva. La retroalimentación negativa se enfoca en identificar y promover cambios en los comportamientos que restan valor al alto desempeño.
Aprenda algunos métodos para enviar comentarios negativos y obtener resultados.
Privacidad y control emocional
El primer paso es encontrar un lugar privado para recibir comentarios. Realice la reunión en su oficina o programe una sala de conferencias para su discusión de retroalimentación. A continuación, asegúrese de tener el control de sus emociones.
Está bien tomarse un momento
Si necesita tiempo para ordenar sus emociones, retrase la discusión unas horas o hasta que se reúnan sus pensamientos. Recuerde que la intención de la retroalimentación es promover la mejora y abordar la conversación con una actitud positiva.
A veces se requiere retroalimentación inmediata, pero si la situación se calienta, está bien programar una reunión para el día siguiente.
Centrarse en el comportamiento
Recuerde, el propósito de la retroalimentación constructiva es eliminar los comportamientos que restan valor al alto desempeño. Si el individuo percibe que está siendo atacado personalmente, rápidamente se pondrá a la defensiva y perderá la oportunidad de una discusión significativa.
Sea específico con comentarios negativos
La retroalimentación efectiva es específica. Sugerir, «John, seguro que te equivocaste», podría ser cierto, pero no le dice a John qué hizo mal. Lo mismo ocurre con decirle a Mary que llega tarde al trabajo con demasiada frecuencia. En su lugar, describa el comportamiento específico e identifique las implicaciones comerciales de la acción.
Por ejemplo: «Mary, llegaste tarde cinco veces este mes. Cuando llegas tarde a tu turno, es necesario que retengamos a alguien del turno anterior. Esto requiere que paguemos horas extra; incomoda a tu colega y reduce la calidad si no comprenden tu trabajo específico. ¿Lo entiendes? »
La retroalimentación específica del comportamiento no hace que una persona se sienta como si toda su personalidad estuviera siendo criticada.
La retroalimentación debe ser oportuna
Si alguna vez ha recibido una larga lista de comentarios negativos sobre una revisión de desempeño anual, comprende lo inútil que es esta entrada tanto tiempo después del hecho. Debe enviar comentarios de todo tipo lo antes posible después de un evento.
Reforzar positivamente el bien
Los empleados deben sentir que pueden cometer errores y aún así ser apreciados. Hágales saber que todavía tiene fe en ellos como persona y en sus habilidades; es solo una actuación específica que desea que cambien. Diga algo como: «Eres un buen representante de servicio al cliente, así que estoy seguro de que ves la necesidad de ser más paciente con los clientes».
Acepte comentarios y llegue a un acuerdo sobre un plan de acción
Después de haberle dicho a la persona qué acciones recientes fueron inapropiadas y por qué, deje de hablar. Déle a la otra persona la oportunidad de responder a sus declaraciones y hacer preguntas aclaratorias.
Establecer una fecha y hora exactas para revisar las acciones y las mejoras es una parte integral del proceso de retroalimentación. Establece la responsabilidad y mejora la probabilidad de mejora del desempeño.
Acuerde qué desempeño futuro es apropiado para el empleado. Si hay cosas específicas que el empleado debe comenzar a hacer o debe dejar de hacer, asegúrese de que estén claramente identificadas. Si hay algo que deba hacer, tal vez capacitación adicional para el empleado, acuerde eso.
Pensamientos finales
Si bien los profesionales motivados aprecian la retroalimentación tanto positiva como constructiva, los gerentes a menudo se sienten incómodos al entregarla. A algunos gerentes que luchan por brindar retroalimentación constructiva les preocupa que no agraden o teman crear un incidente al ofrecer críticas.
Siguiendo y practicando las sugerencias descritas en este artículo, el gerente puede eliminar el miedo de entregar comentarios negativos y convertir la conversación en un evento constructivo.
Y recuerde, una vez que haya entregado los comentarios constructivos y haya acordado una resolución y un plan de seguimiento, continúe con el trabajo. No guarde rencor hacia el empleado porque cometió un error. No se cierne sobre ellos por miedo a que puedan cometer otro error. Controle su desempeño como lo hace con todos los empleados, pero no se obsesione.
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