El campo de la gestión de proyectos , al igual que cualquier otra área de especialización, tiene un vocabulario único lleno de siglas y términos especializados. Tres términos y conceptos esenciales que debes incluir:
- Alcance
- Riesgo
- Supuestos
Es un resumen de estos tres términos esenciales de gestión de proyectos e incluye enlaces y sugerencias para lecturas adicionales.
Alcance
En la gestión de proyectos, el alcance es el conjunto de límites que definen la extensión de un proyecto. El alcance describe lo que se entregará al cliente como resultado de la iniciativa del proyecto.
Comprender el alcance permite que el gerente de proyecto y el equipo del proyecto comprendan lo que cae dentro o fuera de los límites del proyecto. Si algo «no está dentro del alcance», no se tiene en cuenta en el trabajo de planificación del proyecto . Las actividades que caen dentro de los límites del enunciado del alcance se consideran «dentro del alcance» y se contabilizan en el cronograma y presupuesto. Si una actividad cae fuera de los límites, se considera «fuera de alcance» y no está planificada.
Ya sea que sea un gerente de proyecto o parte del equipo del proyecto , querrá considerar si algo está dentro o fuera del alcance a medida que avanza. Como ejemplo, imagine que un cliente le ha pedido que cree un sitio web . A medida que describe el alcance (o establece los límites) del proyecto, indica los siguientes elementos como dentro del alcance:
- Diseño de sitios y diagramas de estructura alámbrica
- Establecimiento de un banco de pruebas
- Codificación de la estructura alámbrica aprobada
- Desarrollo de gráficos para el tema del sitio web
- Probar y depurar antes de hacer público el sitio
Durante el transcurso del proyecto, el cliente le pide que incluya una descripción general en video de la empresa. El video no se especifica en el alcance del proyecto y, por lo tanto, está fuera de alcance. Si bien es posible que esté feliz de hacer el trabajo de video por un cargo adicional, esto requerirá una revisión del alcance y la estimación del costo y el tiempo del proyecto.
En ausencia de un documento de alcance claro y acordado, el tema del video podría haberse vuelto polémico entre su equipo y los representantes del cliente. Una declaración de alcance clara le permitió calmar la situación y lidiar con un cambio de manera ordenada.
Entonces, ¿cómo se determina qué está dentro o fuera del alcance? Primero querrá resumir todos los detalles del proyecto que conoce actualmente en base a las discusiones con el cliente o el propietario del proyecto. Luego, querrá hacer suposiciones clave que impulsarán lo que se considera dentro o fuera del alcance.
Supuestos
En algún momento de tu vida, probablemente te hayan dicho: «Nunca hagas suposiciones». Sin embargo, hacer suposiciones en la gestión de proyectos es una actividad diaria. Las suposiciones lo ayudan a definir el alcance y los riesgos y ajustar sus estimaciones de tiempo y costo. Por supuesto, es esencial documentar y validar sus suposiciones.
Considere algo simple, como crear un libro. Supongamos que su amigo tiene una idea para un libro de mesa de café y le ha pedido que gestione el proyecto. Su primera solicitud es un presupuesto para poder obtener fondos. A medida que define el alcance, está claro que su amigo no está seguro de muchos detalles, incluido el recuento de páginas, la inclusión de imágenes, el estilo de la portada y el peso del papel que se utilizará para las páginas.
Dado que todos estos factores afectarán el costo y la complejidad de la producción, tendrá que hacer suposiciones sobre las especificaciones y validar esas suposiciones como aceptables o inaceptables para su amigo. Después de una mayor discusión, su amigo le dice que planea incluir 50 fotos en el libro. Puede basar su suposición en las 50 imágenes o, anticipando que este número aumentará con el tiempo, puede suponer que habrá entre 75 y 90 páginas con imágenes.
También puede ver cómo las suposiciones afectan directamente al cronograma. Por ejemplo, imagina que estás dirigiendo un proyecto en un parque que implica la construcción de un columpio. Al configurar su proyecto, se le da el presupuesto y se le asignan miembros del equipo, uno de los cuales está a cargo de los materiales. A medida que crea su horario, le pregunta a la persona a cargo de los materiales cuándo llegará el cemento. Esta persona responde que no está seguro de cuándo llegará el cemento pero que cree que será entre el 1 y el 10 de junio.A medida que construye su alcance y cronograma, asume que el cemento llegará a más tardar el 10 de junio. Este ejemplo muestra dos beneficios de hacer suposiciones.
El primer beneficio es que la suposición de recibir el cemento a más tardar el 10 de junio le permite planificar las actividades que dependen de la llegada del cemento. El segundo beneficio es que proporciona al responsable de materiales un plazo para entregar el cemento, que luego puede transmitir a su proveedor. Sin darse cuenta, ha establecido una fecha límite clave para que el proyecto avance.
Hacer suposiciones crea puntos de referencia que a menudo se revisan durante el proyecto para ayudar al equipo del proyecto a mantenerse dentro del alcance, a tiempo y dentro del presupuesto. Pero, ¿qué sucede cuando las suposiciones son incorrectas? Es donde entra en juego el riesgo.
Riesgo
Una vez que haya construido su alcance e identificado las suposiciones que están detrás del alcance y las estimaciones, querrá comenzar a evaluar las áreas de riesgo. El riesgo es el mismo en la gestión de proyectos que en el mundo real; es un peligro o una posibilidad que puede causar daños.
Todos los proyectos contienen riesgos, y si usted es el director del proyecto o el propietario del proyecto, no solo es su responsabilidad anticipar el riesgo, sino que también es su trabajo comunicar el impacto potencial de esos riesgos al equipo del proyecto y prepararse para mitigar los riesgos.
El riesgo se presenta en varios grados. A veces, el riesgo puede significar que el proyecto se ejecutará de manera ligeramente diferente o tomará un pequeño giro inesperado. En algunos casos, sin embargo, el riesgo puede llevar a resultados catastróficos que pongan su proyecto patas arriba.
Usemos el escenario del patio de recreo del ejemplo de cemento anterior. Uno de los riesgos es que el cemento no llegue en la fecha supuesta del 10 de junio. ¿Cuáles son los efectos potenciales de este riesgo? Todas las actividades posteriores que siguen después de que se ha vertido el cemento se retrasan como resultado de este problema.
Los riesgos también pueden ser positivos. Considere el impacto en el proyecto si el cemento aparece antes de lo previsto. Si bien esto parece un resultado positivo, aún crea un problema para el tiempo y la secuencia de todos los demás pasos del proyecto.
Los gerentes de proyecto trabajan con sus equipos de proyecto para intercambiar ideas e identificar riesgos potenciales. Llevan el proceso un paso más allá y analizan la posible gravedad del riesgo y la probabilidad de que ocurra. Además, identifican a las personas más adecuadas para identificar cuándo está ocurriendo el riesgo y desarrollan planes de mitigación de riesgos acordados.
Muchas empresas tienen plantillas de riesgo detalladas que han desarrollado a lo largo del tiempo y con la experiencia de otros proyectos. Algunas industrias han recopilado perfiles de riesgo que se utilizan como punto de partida para el análisis de riesgos. Muchas industrias también practican análisis estadísticos muy detallados para la planificación de riesgos.
