¿Qué es la gestión? ¿Qué hacen los gerentes ? ¿Cómo me las arreglo? Estas son preguntas estándar que la mayoría de nosotros en la profesión gerencial nos han hecho más de una vez y también son preguntas que hicimos una vez en nuestras carreras. A continuación, presentamos un vistazo básico a la administración: una administración virtual 101 .
Arte y ciencia
La gestión es tanto un arte como una ciencia. Es el arte de hacer que las personas sean más efectivas de lo que hubieran sido sin usted y hay una ciencia para hacer eso. Hay cuatro pilares básicos del rol del gerente : planificar, organizar, dirigir y monitorear.
Maximizar la eficacia
Para ilustrar los beneficios de un gerente eficaz, considere este escenario: Cuatro trabajadores pueden hacer 6 unidades en un turno de ocho horas sin un gerente. Si lo contratan para administrarlos y aún producen 6 unidades al día, ¿cuál es su beneficio para el negocio? Por otro lado, si ahora producen 8 unidades por día, usted, como gerente, tiene valor.
La misma analogía se aplica al servicio, la venta minorista, la enseñanza o cualquier otro tipo de trabajo. ¿Puede su grupo manejar más llamadas de clientes con usted que sin él? ¿Vender mercadería de mayor valor? ¿Impartir conocimientos de forma más eficaz? Ese es el valor de la gestión: hacer que un grupo de trabajadores individuales sea más eficaz.
Plan
Si la gestión comienza con la planificación, una buena gestión comienza con una buena planificación. Sin un plan, nunca tendrá éxito. Si logras llegar a la meta, habrá sido por suerte o por casualidad y no es repetible. Puede que lo haga como un flash-in-the-pan, una sensación de la noche a la mañana, pero nunca tendrá el historial de logros de los que se obtiene el éxito.
Averigüe cuál es su objetivo, o escuche cuando su jefe le diga, luego descubra la mejor manera de llegar allí. Qué recursos tienes? ¿Qué puedes conseguir? Compare las fortalezas y debilidades de las personas y otros recursos. Mire todos los escenarios probables y desarrolle un plan para ellos. Descubra el peor escenario posible y planifique para eso también. Evalúe sus diferentes planes y desarrolle lo que, a su mejor criterio, funcionará mejor y lo que hará si no funciona.
SUGERENCIA: Una de las herramientas de planificación de la gestión que más a menudo se pasa por alto es la más eficaz. Pregunte a las personas que realizan el trabajo su opinión.
Organizar
Ahora que tiene un plan, debe hacerlo realidad. ¿Está todo listo antes de su grupo para que las cosas adecuadas lleguen a su grupo en el momento adecuado? ¿Está su grupo preparado para hacer su parte del plan? ¿Está preparada la organización aguas abajo para lo que entregará su grupo y cuándo llegará?
Averigüe si sus trabajadores están capacitados y motivados y si tienen el equipo necesario para cumplir con su plan. Tu plan debe incluir soluciones para cualquier eventualidad, así que prepárate para tener los repuestos necesarios para el equipo. Asegúrese de que el departamento de compras haya ordenado el material y sea el material correcto y que llegue a tiempo para mantener su plan según lo programado.
Haga el trabajo de campo para asegurarse de que todo lo necesario para ejecutar el plan esté listo para funcionar o lo estará cuando sea necesario. Vuelva a consultar para asegurarse de que todos comprendan su papel y la importancia de su papel en el éxito general.
Directo
Todo está en su lugar y ahora es el momento de activar el interruptor de «ENCENDIDO»: decirle a la gente lo que deben hacer. Nos gusta pensar en esta parte como dirigir una orquesta: todos en la orquesta tienen la música frente a ellos y saben qué sección está tocando qué pieza y cuándo. Saben cuándo entrar, qué jugar y cuándo detenerse nuevamente. El director indica a cada sección para que la música suceda, ese es su trabajo aquí. Le ha dado a todos sus músicos (trabajadores) la partitura (el plan), tiene el número correcto de músicos (trabajadores) en cada sección (departamento) y ha organizado las secciones en el escenario para que la música suene mejor. (has organizado el trabajo).
Ahora solo necesita golpear ligeramente el podio con su batuta para llamar su atención y dar un ritmo fuerte.
Monitor
Ahora que tiene todo en movimiento, debe vigilar las cosas . Asegúrese de que todo vaya de acuerdo con el plan y, cuando no vaya de acuerdo con el plan, intervenga y ajuste el plan.
Surgirán problemas: alguien se enfermará; una pieza no se entregará a tiempo; un cliente clave irá a la quiebra, pero esa es la razón por la que desarrolló un plan de contingencia en primer lugar. Usted, como gerente, debe estar siempre al tanto de lo que está sucediendo para poder hacer los ajustes necesarios. El monitoreo es un proceso iterativo: cuando algo no está sincronizado, debe planificar una solución, organizar los recursos para que funcione, dirigir a las personas que lo harán posible y continuar monitoreando el efecto del cambio.
Una experiencia gratificante
Gestionar personas no es fácil; sin embargo, se puede realizar con éxito y puede ser una experiencia muy gratificante. Recuerde que la gestión, como cualquier otra habilidad, es algo en lo que puede mejorar con el estudio y la práctica.
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