Acéptalo, todos tenemos mucho que hacer. En un día cualquiera, nuestras listas de tareas pendientes incluyen:
- Responsabilidades laborales
- Responsabilidades del hogar
- Horarios y actividades escolares
- Mandados
- Llamadas telefónicas
¿Cómo se hace un seguimiento de todo esto? Si eres como la mayoría de las personas, no tan eficaz o eficientemente como podrías.
- ¿Tu oficina está llena de notas amarillas pegadas a todas las superficies?
- ¿Tiene listas de tareas por separado? ¿Uno para el hogar y otro para la oficina? ¿O quizás tienes varias listas para cada uno?
- ¿Toma sobres o incluso servilletas para anotar las cosas que se le vienen a la cabeza mientras conduce?
- ¿Cuántos blocs de notas diferentes hay en su escritorio en este momento que incluyen elementos de acción o tareas pendientes? Se honesto.
- ¿Su bolso está repleto de trozos de papel que incluyen tareas pendientes o mensajes telefónicos?
- ¿Y la encimera de tu cocina? ¿Está lleno de notas, listas de la compra y tareas pendientes personales?
Para administrar sus listas de tareas pendientes de la manera más eficiente, consolidelas en una lista maestra.
El experto en gestión del tiempo Kenneth Zeigler es un gran defensor del uso de una lista maestra. En su libro Organizing for Success , dice: «El propósito de una lista maestra es sacarte todo de la cabeza. Una lista maestra es un diario de pensamientos y actividades a medida que ocurren. La mente puede organizar lo que necesitas para lograr más eficazmente cuando puede ver todo lo que necesita para completar «.
Cómo empezar
- Encuentre la herramienta adecuada: necesita encontrar una herramienta que funcione para usted para capturar su lista maestra consolidada. Algunos pueden encontrar que un simple bloc de notas funciona. Otros pueden querer usar un cuaderno de espiral diseñado específicamente para realizar tareas de seguimiento. Considere utilizar un sistema de notas electrónico como Evernote.
- Asegúrese de que la herramienta sea portátil : a medida que las tareas pendientes aparecen en su cabeza, necesita un lugar para grabarlas, así que asegúrese de que la herramienta que elija sea portátil. Si está utilizando un sistema de notas electrónico, lleve consigo un pequeño cuaderno en todo momento para registrar pensamientos, ideas, tareas pendientes y compromisos. Puede transferirlos a su organizador de notas electrónico al final del día.
- Consolide todas sus listas: una vez que haya seleccionado la herramienta adecuada, recopile todas sus listas de tareas pendientes. Transfiera todas las tareas y elementos a su nueva lista maestra. No se preocupe por ponerlos en un orden en particular. Simplemente está capturando en un solo lugar todo lo que necesita hacer. No se sorprenda si su lista maestra es bastante larga.
- Agregar a su lista maestra: a medida que avanza a lo largo del día y piensa en las cosas que necesita hacer, agréguelas a su lista maestra. A medida que se le asignen tareas, agréguelas a su lista. A medida que sus hijos le cuenten las cosas que necesitan para la escuela, agréguelos a su lista. Cuando piense en los recados que necesita hacer, agréguelos a su lista.
Tu lista de acciones diarias
Ya sea la noche anterior o a primera hora de la mañana, revise su lista maestra. Seleccione las tareas, trabajos y compromisos que deben realizarse ese día y transfiéralos a una lista de acciones diarias. Recuerde ser razonable sobre lo que realmente puede lograr ese día. Su lista de acciones diarias se convierte en su plan de trabajo para el día.
Mantenimiento en proceso
De forma regular, su lista de tareas ahora funciona de la siguiente manera:
- Tiene una lista maestra para todas las tareas pendientes.
- A medida que avanza en su día y piensa en o se le asignan tareas adicionales, agréguelas a su lista maestra de tareas pendientes.
- Cada día, revisará su lista maestra de tareas pendientes y transferirá las prioridades de hoy a una lista de acciones diarias.
Evalúe periódicamente su lista maestra. Puede encontrar, debido a tachaduras y notas adicionales que se han agregado al margen, que tiene sentido copiar los elementos pendientes restantes a una nueva lista maestra. No tires la vieja lista. Guárdelo para revisión histórica y referencia futura.
Al seguir este proceso, descubrirá que es más eficiente, más al tanto de las tareas y que está haciendo más cosas.
