El campo de la gestión de proyectos ofrece una variedad de herramientas y técnicas diseñadas para simplificar y ayudar a controlar el trabajo de hacer algo nuevo. Por definición, los proyectos son todo el trabajo que hacemos una vez, son actividades temporales y únicas, en contraste con las muchas actividades operativas diarias de una empresa.
La disciplina de la gestión de proyectos de ruta crítica (CPM) se estableció a finales de la década de 1950 y se sigue practicando ampliamente en la actualidad. Este artículo ofrece una descripción general de cómo se utiliza el enfoque de ruta crítica para ayudar a los equipos a completar las iniciativas de sus proyectos.
Definición del camino crítico
La ruta crítica, por definición, es la secuencia más larga de eventos en un plan de proyecto. Son los eventos que deben completarse sin demora o el proyecto corre el riesgo de prolongarse más de la duración prevista.
Otra vista de la ruta crítica sugiere que es la secuencia de eventos con la menor cantidad de holgura (tiempo extendido). Esta terminología técnica es más fácil de entender al describir el proceso de identificación de la ruta crítica para un proyecto de muestra.
Basándose en el ejemplo de la construcción de una casa, los pasos a continuación definen el proceso para identificar y utilizar la ruta crítica.
Defina el alcance y las características clave de su proyecto
Siempre que se reúne un grupo para trabajar en una iniciativa de proyecto, hay entusiasmo y energía para avanzar rápidamente con el trabajo. Sin embargo, un gerente de proyecto disciplinado comprende lo importante que es la fase de planificación para el éxito final de la iniciativa. El trabajo de identificar la ruta crítica comienza con aclarar el alcance del proyecto y determinar los resultados o características más importantes.
Imagina que estás construyendo una casa. Antes de iniciar cualquier trabajo real en la casa, es importante que analice el alcance del proyecto y describa las características clave. En este ejemplo, supongamos que su alcance requiere una casa de 2,000 pies cuadrados con tres dormitorios, una sala, comedor, cocina, tres baños y un sótano sin terminar a un costo que no exceda los $ 200,000.
Si bien las especificaciones ofrecen un buen punto de partida para el alcance, aún debe definir los materiales de construcción (madera o ladrillo) e identificar otras características clave que incluyen calefacción, aire acondicionado y otras. Por último, y no menos importante, necesita un objetivo para la finalización de esta casa.
Definir el trabajo detallado a completar
El director del proyecto que utiliza el método de la ruta crítica trabajará con su equipo para traducir el alcance y las características clave en una lista de todo el trabajo que se debe completar para crear el proyecto. Una herramienta que se utiliza para identificar las tareas laborales es la estructura de desglose del trabajo.
El director del proyecto trabaja con el equipo ampliado para intercambiar ideas sobre todas las tareas necesarias para producir el hogar completo con las características clave que describimos en nuestras actividades de determinación del alcance. Una técnica simple de anotar cada tarea clave en una nota adhesiva a menudo da como resultado paredes cubiertas con el resultado de esta lluvia de ideas. El proceso ignora la secuencia de eventos y la disponibilidad de recursos y se enfoca exclusivamente en identificar tareas. Una vez que el grupo ha confirmado que se ha identificado todo el trabajo necesario para entregar el proyecto, crean estimaciones de tiempo y costo para cada actividad discreta y luego dirigen su atención a identificar la ruta crítica. &
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Secuenciar las tareas de trabajo para encontrar la ruta crítica
Armados con el contenido de la estructura de desglose del trabajo, incluidas las estimaciones de tiempo para cada uno de los elementos de trabajo (también llamados paquetes de trabajo), los miembros del equipo se enfocan en definir la secuencia de eventos necesarios para completar el proyecto. Usan las características clave o los entregables identificados en los materiales del alcance como punto de partida y construyen las diferentes rutas del proyecto.
En nuestro ejemplo de construcción de una casa, lógicamente haríamos una secuencia de cavar y verter los cimientos y enmarcar la casa antes de agregar el techo. Nuestro desafío es encontrar la secuencia correcta de eventos que permitan que el proyecto se desarrolle sin problemas sin un tiempo de inactividad significativo.
Lo que surge después de esta actividad de secuenciación es un diagrama de red del proyecto completo con diferentes rutas. Utilizando las estimaciones de duración, el director del proyecto, que suele depender del software de gestión de proyectos, calcula la hora más temprana y la más tardía en que puede comenzar y finalizar cada actividad. El proceso identifica aquellos elementos de la secuencia que tienen tiempo adicional (flotación o holgura) y aquellos elementos que no pueden retrasarse absolutamente sin retrasar todo el proyecto.
La ruta que define la mayor duración o la menor cantidad de holgura a través de la red es la ruta crítica. Y aunque técnicamente puede haber múltiples rutas críticas en una red de proyectos, la mayoría de los gerentes y equipos de proyectos trabajan para ajustar la secuencia de eventos para minimizar esta posibilidad.
Cómo el gerente de proyecto usa la ruta crítica
Armado con claridad sobre aquellos elementos que deben completarse a tiempo o el proyecto corre el riesgo de demora, el gerente de proyecto dedica una cantidad considerable de tiempo y atención en monitorear y controlar estas actividades. Si un elemento de la ruta crítica se retrasará potencialmente, el director del proyecto podría asignar recursos adicionales para acelerar la finalización. Si hay un conflicto de recursos entre dos actividades en la ruta crítica, el director del proyecto lo resolverá de manera que se minimicen los retrasos.
Comprender la ruta crítica simplifica drásticamente el proceso de programación de recursos. El equipo del proyecto puede concentrarse en garantizar la disponibilidad de los recursos adecuados en el momento adecuado. Como se describe a continuación, si es necesario, se pueden tomar prestados recursos de actividades no críticas para ayudar a mantener las tareas urgentes en el camino correcto.
Si bien los elementos que no se encuentran en la ruta crítica son, en última instancia, esenciales para la finalización del proyecto, por definición tienen tiempo adicional o holgura y es poco probable que su retraso retrase la fecha de finalización prevista de la iniciativa. Para compensar las posibles demoras en la ruta crítica, los gerentes de proyecto con frecuencia toman prestados recursos de elementos no críticos, aprovechando la flexibilidad de la holgura para esos elementos.
La línea de fondo
La técnica del proyecto de ruta crítica ofrece al gerente de proyecto un conjunto de herramientas críticas para administrar el riesgo y optimizar las posibilidades de completar los proyectos a tiempo. El tiempo de planificación previa es considerable con este método, pero los beneficios para el control y la coordinación no tienen precio.
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