Cuando está iniciando una nueva iniciativa, el documento del alcance del proyecto es una pieza de información fundamental para todo su equipo. Define el producto final que se entregará al cliente, cuándo debe entregarse y a qué costo.
Básicamente, este documento define los límites del trabajo, para que cada miembro del equipo y el cliente comprendan lo que implica el proyecto. Igual de importante, entienden lo que no implica.
Los beneficios
Una declaración del alcance del proyecto, una vez compartida con todos los miembros del equipo y los clientes del proyecto, es una parte integral de la gestión del proyecto. Entre sus beneficios:
- Un entendimiento común entre todos los involucrados de las características esperadas, la calidad y el momento del proyecto.
- Un medio de comunicarse con otras partes interesadas en el proyecto para obtener su apoyo y participación.
- Una herramienta para enfocar los esfuerzos del equipo en el trabajo requerido para satisfacer las necesidades del cliente.
Además, si se sugieren cambios que están más allá de los límites del alcance original, la declaración se convierte en la base para estimar y proponer modificaciones. Si los cambios son aceptados por todas las partes interesadas, se puede revisar la declaración del alcance.
Empezando
El director del proyecto debe buscar la opinión de los miembros del equipo, los clientes, el patrocinador ejecutivo y otras partes interesadas clave para comprender y describir el resultado requerido de la iniciativa del proyecto. A esto a menudo se le llama entregable.
La descripción del entregable debe incluir un costo o un rango de costo aceptable para el proyecto. También define las características clave que se incluirán y el plazo de entrega.
Una vez acordado por el cliente, el director del proyecto, el equipo del proyecto y el patrocinador ejecutivo, cualquier cambio en la declaración del proyecto debe realizarse mediante un proceso de cambio cuidadosamente controlado y documentado.
Un impacto en cascada
Una vez que se ha acordado la declaración de alcance o el documento, cada parte del equipo lo utiliza como base para sus propias estimaciones del trabajo, el tiempo y los costos involucrados. Cuanto más precisa y exacta sea la declaración del alcance, más probable es que los equipos de trabajo produzcan estimaciones precisas y requisitos de recursos.
Las exclusiones pueden ser importantes
No es raro que un documento de alcance de proyecto enumere elementos específicos que deben excluirse del entregable. Por ejemplo, el documento de alcance de un contratista para construir una casa podría estipular que los permisos ambientales deben ser obtenidos por el propietario y no son responsabilidad del contratista que construye la casa.
¿Qué puede ir mal?
La falta de claridad es una fuente común de estrés y fracaso del proyecto. Un documento de alcance vago o ambiguo deja muchas cuestiones abiertas al debate y a juicios desinformados. Estos pueden afectar las características, la calidad, el tiempo y el costo del proyecto.
Otro error que se debe evitar se conoce como «variación del alcance». Si la declaración del alcance es vaga, el cliente se ve tentado a hacer demandas que van más allá de la intención o los límites de los planes originales.
Ajustar el alcance
Si bien los cambios frecuentes en el alcance retrasarán la finalización del proyecto y pueden agregar costos significativos, a veces son necesarios y razonables. Los gerentes de proyecto se basan en un proceso de «administración de cambios» que identifica el cambio solicitado, revisa todas las estimaciones correspondientes de tiempo, costo y carga de trabajo, y reevalúa el proyecto para detectar nuevos riesgos dado el cambio.
El gerente de proyecto y el patrocinador ejecutivo generalmente toman la decisión final sobre el cambio de alcance solo cuando la situación ha sido completamente analizada. Los cambios se documentan en un registro de decisiones y luego se comunican al equipo del proyecto más grande.
Tabla de contenidos
