Como gerentes , pasamos gran parte de nuestro día tratando de incluir más trabajo en menos tiempo. Una respuesta común para los profesionales con exceso de trabajo en todos los niveles es intentar realizar múltiples tareas realizando múltiples actividades al mismo tiempo. El problema es que la multitarea no funciona.
Por qué la multitarea no es el enfoque más eficaz
Por ejemplo, imagina que mientras te cepillas los dientes por la mañana empiezas a pensar en la agenda de una gran reunión más tarde en el día. No se necesita gran parte del poder de procesamiento de su cerebro para cepillarse los dientes, y es posible que pueda concentrarse en la agenda mientras maneja mecánicamente su tarea de limpieza de dientes por la mañana.
Pero, ¿qué pasa con dos tareas que requieren más de la capacidad de su cerebro? Es posible que esté hablando por teléfono mientras prepara el desayuno. Puede hacer ambas tareas correctamente, pero la posibilidad de cometer errores debido a lapsos de atención es grande.
Chunking como alternativa a la multitarea
«Chunking» describe cómo funciona la utilización de la memoria humana. Es importante recordar este concepto ya que consideramos completar varias tareas simultáneamente. De hecho, estamos cambiando entre ellos en lugar de hacerlo al mismo tiempo (aunque, en el caso de cepillarse los dientes, puede parecer que son simultáneos).
Imagínese que está hablando por teléfono cuando alguien entra en su oficina. Le piden su consejo o una decisión rápida sobre un tema. Dejas de escuchar a la persona en el teléfono brevemente, escaneas la nota que tienes delante, escribes una respuesta y vuelves a la llamada telefónica. No realizó las dos actividades (llamada telefónica y conversación en persona) al mismo tiempo.
De hecho, hizo tres tareas en secuencia: inició la llamada telefónica, tuvo la conversación en persona y luego reanudó la llamada telefónica. Al igual que en el ejemplo del desayuno anterior, podría haber hecho los dos mejor, y en menos tiempo total, si los hubiera hecho uno tras otro en lugar de al mismo tiempo. La razón es que al comenzar cada tarea, debe concentrarse en ella y comenzar.
El tiempo de inicio ineficaz de la multitarea
Cuando inició la llamada telefónica, tuvo que pensar en ello, encontrar el número de teléfono y realizar la llamada. Cuando te interrumpieron, tenías que averiguar qué quería la persona de ti para poder darle una decisión. Finalmente, cuando reanudó la llamada telefónica, tuvo que recordar dónde la dejó. Incluso podría haber tenido que decir: «Vaya, lo siento, alguien entró. ¿Qué estabas diciendo?»
Cuantos más arranques y paradas haga durante el día, más tiempo tendrá. Estos momentos son tiempos no productivos. Si tiene que preparar un informe diario, el momento de inicio probablemente sea bastante corto en comparación con el del informe que solo realiza trimestralmente. Aún así, si está preparando ese informe y lo interrumpen, tiene casi el mismo período de tiempo para la puesta en marcha cada vez.
Digamos, por ejemplo, que puede redactar un informe en 30 minutos sin interrupciones. Sin embargo, pueden pasar varias horas si aparecen tareas no planificadas e interrupciones a lo largo del día. Este retraso sustancial a menudo no proviene tanto de las interrupciones reales como del tiempo que lleva reiniciar el informe una y otra vez.
¿Por qué debería intentar fragmentar?
De acuerdo, a veces tienes que realizar múltiples tareas. Su trabajo puede ser operativo, entonces, ¿qué es mejor que realizar múltiples tareas? La fragmentación es mejor para la productividad .
Fragmentar es el concepto de dividir su día en partes más grandes en lugar de reaccionar a las interrupciones constantes. Cuanto más tiempo pueda dedicar a tareas específicas, menos momentos de inicio tendrá y su eficiencia mejorará proporcionalmente. Dado que no dedicará tanto tiempo a los momentos iniciales, tendrá más tiempo y podrá hacer más cosas. Como beneficio adicional, dado que podrá concentrarse en la única tarea que tiene entre manos, la hará mejor.
Como barra lateral, los gerentes de proyecto descubrieron hace mucho tiempo el poder de esta técnica y crearon su propia versión de «fragmentación» a través del proceso de estructura de desglose del trabajo.
Cómo empezar a fragmentar en el trabajo
Entonces, ¿cómo puedes empezar a fragmentar?
- Empiece poco a poco hasta que lo sienta. Elija una sola tarea, tal vez su informe semanal.
- Reserva los 30 minutos que sabes que te llevará.
- Cierre la puerta o coloque un letrero que diga «Genio en el trabajo» o algo así y luego se concentre en el informe y nada más que en el informe.
- Ignora el teléfono.
- No revise el correo electrónico.
- Solo escribe el informe.
Intente lo mismo con las llamadas telefónicas, las reuniones de empleados y otras actividades regulares. Concéntrese, divida sus días y, después de algunas semanas de práctica, se sentirá y será más eficiente.
La línea de fondo
No pierda tanto tiempo tratando de realizar múltiples tareas. En su lugar, hágase más eficiente y productivo dividiendo. Si bien el término es incómodo, el concepto es efectivo.
Actualizado por Art Petty
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