A los empleadores les puede resultar fácil presupuestar formas fijas de compensación a los empleados, a saber, los salarios de los empleados . Pero es más difícil poner un número a los beneficios no salariales, como el seguro médico, las vacaciones pagadas y los planes de jubilación.
Averigüe los costos estimados de los beneficios para empleados para el próximo año con estos consejos.
Por qué es importante pronosticar un presupuesto no salarial
Hay algunas razones por las que los empleadores deben calcular un presupuesto de beneficios para los empleados antes de cada nuevo año del plan:
Manténgase dentro del presupuesto y evite fallas en la cobertura
Conocer el costo estimado de los beneficios para un empleado es vital para cualquier organización porque ayuda a asegurar los presupuestos de beneficios de recursos humanos y a garantizar que las empresas tengan suficiente dinero en el banco para pagar los beneficios y mantener la cobertura activa de los planes en los que confían sus empleados.
Cuanto más profundo sea el pronóstico, mejor preparada estará una empresa y menos sorpresas financieras enfrentará.
Cumplir con las leyes de atención médica
Según la disposición de responsabilidad compartida del empleador de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA), los empleadores clasificados como grandes empleadores aplicables (ALE) tienen que proporcionar a los empleados de tiempo completo (y sus dependientes) una cobertura de seguro médico que:
- Es asequible
- Proporciona un «valor mínimo» (un estándar mínimo aceptable para los servicios médicos)
De lo contrario, deben pagar un pago de responsabilidad compartida del empleador al IRS.
Calcular el costo estimado de los beneficios para un empleado permite a los empleadores evaluar si su plan de seguro propuesto cumple con los requisitos de la ACA. Si no lo hace o si optan por no ofrecer un plan, esto ayuda a los empleadores a ahorrar dinero para pagar las multas incurridas.
Evaluar y fortalecer los beneficios actuales
Calcular los costos de los beneficios para los empleados cada año ayuda a las empresas a determinar qué incluye su paquete de beneficios, si es competitivo y si satisface las necesidades de su fuerza laboral.
Si una empresa determina que su paquete no es lo suficientemente sólido, puede reemplazarlo con otros planes que se adapten al presupuesto de beneficios.
Determinar la clasificación de los empleados a tiempo completo
Uno de los primeros pasos que debe tomar una empresa al pronosticar un presupuesto de beneficios para el próximo año del plan es determinar cuántas personas emplea a tiempo completo. Esto ayuda a la empresa a determinar aspectos importantes tanto de sus ofertas de beneficios como de sus posibles obligaciones fiscales.
¿Es un ALE bajo la ACA?
Si una empresa determina que tiene suficientes empleados de tiempo completo para ser considerada un ALE, sabrá que está sujeta a las disposiciones de responsabilidad compartida del empleador si no proporciona una cobertura de seguro de salud adecuada a sus empleados de tiempo completo.
En general, los ALE son empleadores que tenían al menos 50 empleados a tiempo completo en promedio durante el año anterior.
¿Cuántos empleados necesitan seguro?
La ACA requiere que los ALE ofrezcan una cobertura de seguro adecuada a los empleados de tiempo completo para evitar pagar uno de los dos posibles pagos de responsabilidad compartida. En general, el IRS define a un empleado de tiempo completo como alguien que trabaja al menos 30 horas a la semana o 130 horas al mes.
Los ALE que quieran evitar hacer pagos de responsabilidad compartida por parte del empleador deben proporcionar una cobertura esencial mínima al 95% o más de sus empleados de tiempo completo (y dependientes). Además, ningún empleado de tiempo completo debería haber recibido un crédito fiscal para la prima al comprar un seguro a través del Mercado de seguros médicos.
Es posible que se le deba una multa al IRS si no se cumple alguno de estos términos.
Sanciones bajo la ACA
Los pagos de responsabilidad compartida del empleador se calculan sobre la base de cuántos empleados tiene una empresa. Conocer la cantidad de empleados a tiempo completo puede ayudar a las empresas a predecir el pago que deben al IRS . El IRS generalmente notificará a una empresa si se debe realizar un pago.
Una vez que una empresa sabe cuántos empleados a tiempo completo tiene, puede comenzar a analizar su gasto en beneficios.
Calcule el costo promedio de los beneficios a los empleados
Al elaborar un presupuesto de beneficios, tenga en cuenta los beneficios obligatorios y opcionales. Entre las dos categorías, los costos del empleador promediaron $ 11.48 por hora que un empleado trabajó y representaron el 31.4% de la compensación total del empleado, según datos de BLS de junio de 2019.
Sin embargo, es útil hacer referencia a los costos promedio del empleador para los beneficios en estas dos categorías como punto de partida para un presupuesto de beneficios.
Costo estimado de los beneficios obligatorios para un empleado
Los beneficios obligatorios son aquellos que los empleadores generalmente deben proporcionar a los empleados según la ley federal o estatal, que incluyen:
- Impuesto FICA : Esto incluye la contribución del empleador del impuesto al Seguro Social y al Medicare .
- Seguro de desempleo : los empleadores generalmente deben contribuir al seguro de desempleo federal y estatal.
- Compensación para trabajadores : la mayoría de las empresas tienen que pagar este tipo de seguro que ayuda a los trabajadores que se enferman o se lesionan en el trabajo.
Los empleadores gastan $ 2.68 por cada hora que un empleado trabajó para obtener estos beneficios legalmente requeridos, según los datos de BLS de junio de 2019 que abarcan empresas de todo el sector privado y gobiernos estatales y locales.
Las empresas pueden esperar que estos beneficios asciendan al 7,3% de los costos totales de compensación de los empleados.
Previsión del presupuesto de beneficios opcionales
Los beneficios opcionales son cualquier beneficio que un empleador no esté obligado por ley a proporcionar a sus empleados, que incluyen:
- Seguro: el seguro de salud constituye la mayor parte de los costos del seguro, pero el seguro de vida y la discapacidad a corto y largo plazo también son beneficios comunes para los empleados.
- La licencia pagada: Vacaciones pagadas , días feriados, licencias por enfermedad y tiempo personal se incluyen en esta categoría.
- Jubilación y ahorros: esto incluye planes de beneficios definidos como planes 401 (k) y contribuciones asociadas del empleador.
- Pago suplementario: esto incluye el pago de horas extra, diferenciales de turno y bonificaciones.
Los empleadores gastan aproximadamente $ 8.80 por hora que un empleado trabajó para estos beneficios opcionales, según los datos de BLS de junio de 2019. Esta cifra equivale al 24% de la compensación total de los empleados.
Impuesto
Otro gasto a tener en cuenta es el impuesto Cadillac, un impuesto sobre los planes de atención médica de alto valor que podría entrar en vigencia en 2022. Los proveedores de cobertura tendrían que pagar un impuesto especial de hasta un 40% sobre el valor de los beneficios del seguro médico. que excede los $ 11,200 para planes individuales y $ 30,150 para planes de cobertura familiar completa.
Determine los costos de los beneficios frente a los costos de las sanciones
Las empresas pueden determinar si costará más proporcionar beneficios a los empleados o pagar las sanciones incurridas por violar las disposiciones de responsabilidad compartida del empleador de la ACA.
Hay dos tipos de sanciones por responsabilidad compartida del empleador según la ACA:
- Cobertura esencial mínima: las empresas generalmente deben este pago si no brindan una cobertura esencial mínima al 95% o más de los empleados de tiempo completo (y dependientes) y si uno o más empleados de tiempo completo obtienen el crédito fiscal de la prima al comprar un seguro a través de el mercado. El pago anual asciende a $ 2,000 por empleado a tiempo completo, excluyendo a los primeros 30 empleados a tiempo completo.
- Cobertura esencial mínima asequible con valor mínimo: las empresas que ofrecen cobertura esencial mínima a los empleados generalmente todavía deben este tipo de pago por cada empleado de tiempo completo que obtiene un crédito fiscal de prima al comprar un seguro del Mercado. El pago anual es de $ 3,000 por cada empleado de tiempo completo que obtuvo el crédito fiscal.
Por el contrario, la cobertura del seguro de salud cuesta a los empleadores aproximadamente $ 3.19 por hora que trabaja un empleado, según los datos de BLS de junio de 2019.
Para algunas empresas, especialmente las empresas con una pequeña fuerza laboral a tiempo completo, podría ser más asequible pagar las multas que pagar los beneficios de los empleados a tiempo completo.
Actualizar el presupuesto con adiciones o cambios de beneficios
El siguiente paso para pronosticar un presupuesto no salarial es revisar el paquete de beneficios que la empresa ofrece actualmente a sus empleados. Un departamento de recursos humanos debe determinar si el paquete es suficiente para sus empleados o si es necesario reemplazar o agregar algo.
Si agrega o cambia algún elemento en el paquete de beneficios (por ejemplo, es posible que desee ahorrar dinero con un plan de atención médica con deducible alto o agregar un plan de seguro dental), asegúrese de calcular los números del plan y cambiar o agregue los artículos de línea correspondientes en su presupuesto de beneficios para el próximo año.
Otros beneficios que su paquete podría estar perdiendo hoy incluyen:
- Seguro de visión
- Cuentas de gastos flexibles
- Programas de beneficios voluntarios
- Beneficios de bienestar
Como beneficios opcionales, la empresa no tiene que ofrecer ninguno de estos elementos, pero deben tenerse en cuenta al elaborar un presupuesto integral de beneficios para empleados para el próximo año.
Consulte con un asesor de recursos humanos
La previsión de un presupuesto de beneficios para empleados a menudo es manejada por alguien en el departamento de recursos humanos de una empresa. Si esa persona tiene problemas al pronosticar los beneficios de los empleados, ya sea al seleccionar un plan de atención médica adecuado o al planificar los próximos años, puede consultar con el asesor de recursos humanos interno de la empresa o con un asesor externo.
Sin embargo, un asesor de recursos humanos interno será más accesible. Los asesores de recursos humanos pueden responder cualquier pregunta que pueda tener una empresa en lo que respecta a los beneficios para los empleados, lo que facilita la creación de un presupuesto a prueba de balas.
Presentar el pronóstico
Una vez que se ha creado el presupuesto de beneficios para empleados, se puede presentar a la persona de la empresa que tiene la última palabra sobre el presupuesto, ya sea un representante de RR.HH. o uno de los ejecutivos de la empresa. Ellos revisarán el presupuesto, harán adiciones o restas y luego lo aprobarán para que los empleados puedan utilizar el paquete de beneficios nuevo y mejorado durante el próximo año.
Tabla de contenidos
