Cuando asigna trabajo a los subordinados, supervisa muchos aspectos de su progreso, pero lo que más le preocupa es si el trabajo se hace bien y a tiempo.
Trabaje a tiempo
Hacer su trabajo a tiempo es el más fácil de monitorear. Eso es porque el tiempo es más fácil de medir que la calidad. Debe establecer requisitos claros, incluidos los hitos y los plazos, pero también debe permitir cierta flexibilidad. Planifique sus horarios, o pídales que planifiquen sus horarios, para incluir algo de tiempo libre. Siempre habrá algunos eventos imprevistos, por lo que es prudente crear al menos un poco de holgura en un horario. La cantidad de holgura que permita en su horario variará de un individuo a otro y los individuos más experimentados y talentosos necesitarán menos holgura.
Uso de un informe de progreso para realizar un seguimiento del programa
El método más común para rastrear si el trabajo se realiza a tiempo es el informe periódico, que generalmente se realiza semanalmente para proyectos pequeños y mensualmente para proyectos más grandes. Cuando haga que sus subordinados presenten informes de progreso por escrito , uno de los elementos sobre los que informarán es su cumplimiento del cronograma. Un método común que se utiliza para indicar rápidamente el estado son los colores de los semáforos. Si el proyecto está en el cronograma, mostrarán un símbolo verde. Si el proyecto llega tarde, lo mostrarán como un símbolo rojo.
A veces, el amarillo también se usa para indicar cuando hay un pequeño problema que no es lo suficientemente grave como para justificar el color rojo.
También desea que informen cualquier cosa que esté bloqueando su progreso. Esta sección debe incluir lo que han intentado eliminar el bloqueador y los resultados de esos esfuerzos. Si está solicitando su asistencia, o de alguien fuera de su ámbito, debe indicarse claramente.
No olvide que también incluyan sus logros. Si han hecho algo que eliminó un bloqueador, evitó el problema o de alguna otra manera ayudó a mantener intacto el cronograma, eso debe anotarse en su informe de progreso.
Finalmente, el informe de progreso debe mostrar el porcentaje completado. La mayoría de los proyectos progresan muy poco al principio, luego aumentan considerablemente y al final del proyecto vuelven a progresar lentamente. El cronograma del proyecto que usted y su empleado han desarrollado debe tener esto en cuenta. Ya sea que haya incluido esto en el cronograma o no, debe evaluar el progreso informado por el empleado. El porcentaje de finalización planificada debe reflejar, en general, cuánto del tiempo asignado al proyecto ha transcurrido.
En un proyecto con un cronograma de tres meses, el empleado debe informar el porcentaje completo planificado de aproximadamente 1/3 al final del primer mes. Si informaron un número mucho más pequeño o mucho más grande, sería prudente que investigara un poco más. Además, debe juzgar la precisión de lo que informan para un porcentaje real completo. Con base en su conocimiento del proyecto y su estado general, debería poder juzgar, aproximadamente, si el porcentaje completo informado por el empleado es exacto o no.
Por ejemplo, si informan una cifra completa planificada del 60% y un porcentaje completo real del 65%, pero usted sabe que el proyecto ha estado plagado de dificultades, debe investigar el informe con más detalle.
Haga el trabajo correctamente
Es más difícil medir y monitorear si su empleado está haciendo bien el trabajo o no. Eso es porque es más difícil definir y cuantificar lo que significa «hecho bien». Una vez más, al igual que con los horarios, es necesario establecer expectativas y objetivos claros y específicos . Y si bien con los horarios permite cierta flexibilidad y holgura, debe ser menos flexible con respecto a la calidad. Bueno es bueno.
No pierda de vista su objetivo. Cuando hablamos de «hecho bien», recuerde que está buscando «excelente», no «perfecto». Y no olvide concentrarse en los resultados en lugar del proceso.
Evaluación del desempeño
La mejor manera de seguir el progreso de sus empleados con respecto a hacer bien el trabajo es reunirse con frecuencia y hacer un uso generoso de «mostrar y contar». Cuando un empleado informe que ha logrado un progreso apreciable, pídale que le muestre lo que ha hecho. Al comienzo del proyecto, el trabajo puede ser un poco tosco y solo parcialmente completo. Es de esperarse. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo, las demostraciones de los empleados deben mostrar un progreso con el trabajo cada vez más suave y completo.
La clave durante estas revisiones de calidad es asegurarse de que la estimación del empleado sobre la calidad del trabajo realizado hasta ahora coincida con la suya. Si le parece que la calidad del trabajo realizado hasta este punto todavía es aproximada y preliminar, debe discutir la diferencia con el empleado y restablecer sus expectativas. Si no lo hace, cuando piensen que han logrado la calidad final, es probable que evalúen que el trabajo está solo moderadamente terminado.
Línea de fondo
Al revisar el trabajo que ha delegado a los subordinados, recuerde que aún es responsable de su trabajo. Por lo tanto, asegúrese de que el trabajo se realice a tiempo y bien, como se explicó anteriormente. A la primera señal de dificultad, debe intervenir y ajustar los estándares del empleado para que se ajusten a los suyos.
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