Cómo seleccionar un sistema de seguimiento de candidatos

Encontrar el sistema de seguimiento de candidatos adecuado que satisfaga todas las necesidades de su organización puede ser una tarea abrumadora. Puede ser un desafío incluso saber por dónde empezar al considerar los sistemas de seguimiento de candidatos y cómo comparar cada solución.

Aquí encontrará áreas importantes para investigar, preguntas para hacer y respuestas para analizar durante el proceso de evaluación de los sistemas de seguimiento de candidatos. Esta información guiará a su empresa en la búsqueda del sistema de seguimiento de candidatos adecuado para satisfacer sus necesidades.

Identificar a los responsables de la toma de decisiones del sistema de seguimiento de candidatos

Una empresa debe organizarse internamente antes de iniciar cualquier proceso de evaluación de los sistemas de seguimiento de candidatos. Al prepararse para evaluar un sistema de seguimiento de solicitantes, es esencial formar una colaboración de las partes interesadas y darles tiempo a estos tomadores de decisiones para llegar a una decisión informada.

Su comité de selección debe estar preparado para evaluar las fortalezas y debilidades de cada proveedor de sistemas de seguimiento de candidatos. El comité de selección debe incluir a estos miembros.

• Ejecutivo de selección: generalmente es un vicepresidente senior (SVP) o vicepresidente (VP) de recursos humanos que puede empoderar a los otros miembros del comité con una directiva y una visión claras . La persona también debe tener la capacidad de explicar la selección del proveedor en términos de retorno de la inversión (ROI) a sus contrapartes.
• Gerente de selección: esta persona debe tener un conocimiento completo del proceso de contratación y los puntos débiles de la empresa para poder crear las tácticas adecuadas de búsqueda y selección.
• Miembro del comité: Para garantizar que la voz de los usuarios esté representada y que se produzca una adopción exitosa de la solución elegida.
• Colaboradores del comité: estos son miembros de otros departamentos que brindan información adicional al proceso de selección del sistema de seguimiento de candidatos. Aquellos con experiencia financiera pueden dar su opinión sobre la estabilidad financiera de los proveedores o comparar el costo total del sistema de seguimiento de cada solicitante en relación con el presupuesto del proyecto. Los colaboradores de TI pueden educar a los miembros del comité sobre las capacidades técnicas de los sistemas de seguimiento de candidatos de los proveedores y ayudar a comparar cada solución con su sistema actual. Los miembros del comité deben ser personas que puedan reconocer el valor de las herramientas tecnológicas, la optimización de procesos y el servicio al cliente en lo que respecta a su visión corporativa de la gestión del talento .

Documente su proceso de contratación actual

Una vez que haya reunido su comité de selección del sistema de seguimiento de candidatos, su primera tarea es crear un documento que rastree el proceso de solicitud de empleado, su proceso de contratación y el papel del gerente de contratación, el reclutador y el candidato para completar una contratación. . Luego, su comité debe discutir por qué es necesario cada paso y qué sucedería si se eliminara.

Simplifique su proceso de contratación y asegúrese de que cada paso realmente agregue valor y lo ayude a producir contrataciones de calidad. Esto permitirá que su comité compare las necesidades de su proceso de contratación con las capacidades de cada sistema de seguimiento de candidatos. Esta evaluación es una gran oportunidad para conocer las mejores prácticas en la contratación y para revisar y optimizar su proceso de contratación actual.

Identifique los requisitos para su sistema de seguimiento de candidatos

Ahora que ha identificado claramente el proceso de contratación de su empresa, su comité está completamente preparado para identificar los requisitos de su empresa para un sistema de seguimiento de candidatos. Tenga en cuenta que desea tener una respuesta clara a las siguientes preguntas:

• ¿Por qué está comprando este sistema de seguimiento de candidatos?
• ¿Su proceso de contratación actual está alineado con los objetivos de su empresa?

Tener en cuenta estas preguntas ayudará a su comité a presentar un caso sólido para comprar una solución de seguimiento de candidatos. Para que el sistema de seguimiento de candidatos que elija tenga una fuerte conexión con el ROI, su comité debe crear expectativas claras de lo que desea en un sistema de seguimiento de candidatos.

Su sistema de seguimiento de candidatos debería construir una mejor relación entre los reclutadores y los gerentes de contratación, agilizar el proceso de creación y aprobación de solicitudes y mejorar la calidad de las contrataciones. Su sistema de seguimiento de candidatos debe agilizar los esfuerzos de contratación de profesionales de Recursos Humanos a través de la automatización, creando un proceso de contratación más eficiente y rentable. Este es el momento perfecto para abordar los desafíos comunes de recursos humanos, como:

• Gran volumen de currículums sin una forma eficaz de aceptar, revisar y gestionar.
• Alto volumen de oportunidades laborales con engorrosas comunicaciones internas.
• Incapacidad para acceder a la información rápidamente e informar sobre todas las métricas de contratación.
• Pérdida de solicitantes calificados debido al almacenamiento aleatorio de currículums.
• Duplicación de esfuerzos de contratación entre varias sucursales y divisiones locales o en el extranjero.
• Gastos excesivos de soporte y mantenimiento de TI con tecnología propia.
• Seguimiento ineficaz de los datos de cumplimiento de EEO-OFCCP.
• Luchando por obtener la atención adecuada de TI para actualizaciones y mejoras tecnológicas.

Además, aproveche esta oportunidad para considerar el valor de las mejoras de nuevos procesos y tecnologías como:

• evitando el uso de diferentes módulos,
• mejorar la comunicación, y
• abordar problemas globales.

Para mantener esto manejable, debe identificar los «imprescindibles» esenciales para eliminar a los proveedores no calificados. Por ejemplo, como factor fundamental, su comité puede decidir que solo considerará a los proveedores que brindan una solución basada en la Web en lugar de un sistema instalado, ya que la solución alojada elimina cualquier carga para su equipo de TI.

Identifique los requisitos para su sistema de seguimiento de candidatos

La identificación de objetivos comerciales claros conectará sus prioridades con sus requisitos. Es imperativo que su comité se mantenga enfocado en sus requisitos iniciales del sistema. El comité debe evitar distraerse con elementos del sistema que no estén en línea con las prioridades de su empresa. Ha reconocido las importantes metas comerciales y los requisitos clave que debe considerar al establecer sus propios objetivos.

Requisitos clave a considerar en un sistema de seguimiento de candidatos

• Eficiencias del proceso: centralizar un proceso puede mejorar una variedad de tareas que incluyen, entre otras, las solicitudes de trabajo, el seguimiento, la gestión de los programas de derivación y transferencia de empleados .
• Permite a los candidatos postularse rápida y fácilmente a su organización para obtener un salario y una contratación por horas sin tener que pasar por varias páginas de preguntas.
• Puede facilitar el reclutamiento de alto volumen sin dejar de ser rentable.
• Una solución escalable y altamente configurable que puede configurarse según nuestro proceso de gestión de contratación único y capaz de adaptarse a nuestras necesidades cambiantes a medida que nuestra organización crece o nuestros procesos cambian.
• Capacidades de generación de informes mejoradas: muchas organizaciones enfrentan el desafío de determinar sus gastos totales en proveedores, abastecimiento y comparación de métricas. La coordinación a través de una sola fuente permitirá informes centralizados precisos.
• Permite a los reclutadores buscar en la base de datos toda la información y por parámetros específicos.
• Incluye un Centro de informes que permite a los usuarios ejecutar informes ad-hoc y guardar criterios para uso futuro, así como ejecutar informes estándar de la industria, incluido el costo por contratación, el tiempo de llenado, la eficacia de la fuente y más.

Construya la identidad y el conocimiento de la marca

• Crear una conexión entre un solicitante y una experiencia laboral positiva generará el reconocimiento de la marca. Una marca sólida puede generar confianza que impulsará el tráfico de candidatos y mejorará su grupo de talentos.
• Es posible que se pueda acceder a las páginas web de Branded Career Center a través del sitio web de su empresa.
• Permite a los reclutadores publicar fácilmente información sobre carreras en el sitio web de la empresa.
• Proporcione capacidades en varios idiomas para soporte global.
• Cumple con EEO / AAP.
• La capacidad de mantener una medida precisa de dicha información se mantendrá de acuerdo con las regulaciones federales y evitará cualquier acción legal contra la organización. También ayudará a establecer la calidad del solicitante.
• Capaz de capturar, rastrear y reportar datos de EEO voluntarios, sin dejar de cumplir con las pautas establecidas por EEO / OFCCP.
• Capaz de preseleccionar candidatos con preguntas de eliminación para indicar aquellos que cumplen con las calificaciones básicas para el puesto.
• Comunicaciones mejoradas.
• Establece un entorno que informa de manera efectiva, unificará a todos los usuarios y agilizará las operaciones de la organización.
• Incluye un centro de comunicación para facilitar la comunicación entre reclutadores, gerentes de contratación y candidatos. También permite a los usuarios programar citas, dejar notas y comentarios de entrevistas, enviar mensajes masivos y responder automáticamente a los solicitantes al recibir el currículum.

Atención al cliente para el sistema de seguimiento de candidatos

• La adopción total por parte del usuario depende del nivel de soporte al cliente proporcionado por el proveedor durante y después de la implementación.
• Equipo de soporte fácilmente disponible, dedicado a gestionar los problemas de la empresa y los usuarios mientras emplea las mejores prácticas de la industria.
• El más alto nivel de soporte disponible sin cargo para su empresa.

Evaluación de proveedores de sistemas de seguimiento de candidatos

Se recomienda que solicite una Solicitud de propuesta (RFP) de los posibles proveedores que su comité haya decidido considerar. Esta es su oportunidad de obtener aclaraciones sobre cualquier tema para ayudar a su comité a determinar si el software de seguimiento de candidatos puede hacer el trabajo requerido. Su comité debe considerar las siguientes cuestiones importantes para diseñar una RFP eficaz:

• ¿El sistema respalda las principales preocupaciones de su comité? Esto se relaciona con la parte anterior del proceso de evaluación; debe conocer su proceso completamente antes de poder determinar qué funciones necesita. Su comité no puede distraerse con soluciones que pueden ofrecer funciones que no son su principal prioridad. Si bien pueden parecer atractivos, muchas características y funciones llamativas no crearán ningún valor para su organización si sus usuarios no las adoptan.
• ¿El proveedor ha instalado el sistema en otra organización de tamaño similar?
• Su comité debe tener acceso a referencias que puedan brindarle información sobre temas como la satisfacción del cliente y el seguimiento del proceso de implementación y tarifas ocultas. Recuerde, las funciones no tienen valor sin una fuerte adopción por parte del usuario.
• ¿Qué implica el proceso de implementación? Tener una tasa de adopción exitosa comienza con una implementación adecuada. Desea asegurarse de que el proveedor elegido no deje a sus usuarios sin la formación adecuada y el apoyo continuo. La implementación debe centrarse en el proceso de contratación de su organización, no en aprender cómo adaptarse a su sistema.Nunca debe tener la sensación de que su programa de implementación lo dejará perdido e inseguro de las capacidades del proveedor. Durante el proceso de evaluación, su comité debe tener la impresión de que, según las prioridades de su departamento y los objetivos comerciales, su implementación creará una base sólida para una asociación prolongada con su proveedor de sistema de seguimiento de candidatos. Recuerde que una alta adopción por parte de los usuarios del sistema de seguimiento de candidatos generará un mayor retorno de la inversión.

Más información sobre la evaluación de proveedores de sistemas de seguimiento de candidatos

• ¿Cuál es la visión y la estrategia de crecimiento del proveedor? El proveedor debe demostrar liderazgo y previsión como líder del mercado. Para presentar una solución integral, el proveedor debe tener en cuenta sus necesidades específicas y prepararse para el cambio y el crecimiento en el futuro.
• Determine si esta solución contribuye a su plan de negocios general. Al final, es probable que el ejecutivo de selección deba mostrar un retorno de la inversión esperado para poder presentar un caso sólido a favor de la solución. El ejecutivo de selección debe buscar ahorros en cosas como publicidad de contratación, valor para los empleados del uso de empresas de búsqueda y optimización de procesos proporcionada por el proveedor. La empresa también debería ahorrar en la retención de empleados y la calidad de los candidatos. Puede resultar abrumador crear un documento de consultas completamente detallado que abarque todos los temas necesarios para evaluar un sistema de seguimiento de candidatos.
• Más allá de las características y funciones, su comité debe asegurarse de discutir la capacidad del proveedor para servir como socio a largo plazo de su organización. A medida que su comité lleva a cabo su proceso de evaluación de proveedores, debe asegurarse de considerar factores tales como:
• Estabilidad financiera: Lleve a cabo la debida diligencia en los estados financieros de todos los posibles proveedores bajo revisión. Descubrirá que este es un tema perfecto a través del cual su colaborador del comité financiero puede guiarlo.
• Cualidades de los socios estratégicos: para ofrecer una solución completa, algunos proveedores se asociarán con otras empresas de servicios para ofrecer a sus clientes un conjunto de servicios más completo. Su comité debe estar al tanto de cualquier asociación que esté involucrada con los proveedores de la competencia. La información puede proporcionar una idea de la posible asociación entre su empresa y el proveedor.
• Capacidades de contratación: Independientemente del tamaño de su empresa, debe asegurarse de que el proveedor tenga la capacidad para respaldar el ciclo de vida completo del empleado, desde el seguimiento de candidatos, la incorporación, la planificación de la sucesión hasta la baja. Esto evitará que su empresa abandone su solución, lo que probablemente resultaría en un agravamiento, una nueva evaluación y costosas tarifas de implementación.
• Desarrollo futuro de productos: asegúrese de que el proveedor transmita una sólida comprensión de los desafíos que enfrenta la contratación ahora y en el futuro. El proveedor que elija debe estar al tanto de la tecnología y las noticias de la industria para adaptarse a sus necesidades cambiantes y garantizar que las configuraciones de la solución se utilicen en su máximo potencial.
• Integración con HRIS: aunque es posible que desee que el colaborador de su comité de TI proporcione información sobre este asunto, no debe influir en su comité para que utilice un sistema de seguimiento de candidatos que no sirva adecuadamente a todo el departamento. Cualquier proveedor que valga la pena considerar debe proporcionar la capacidad de transferir información clave de su sistema a su sistema HRIS con una dificultad mínima.

Resumen de la selección de proveedores para los sistemas de seguimiento de candidatos

El cronograma para un proceso de selección de proveedores para un sistema de seguimiento de solicitantes puede variar de un mes a seis o más para completar. El siguiente es un cronograma sugerido que permitirá a su comité proyectar un marco de tiempo para el proceso de selección de proveedores para un sistema de seguimiento de candidatos.

Tenga en cuenta que esto está sujeto a cambios en función de una fecha de implementación preferida.

Cronograma para la selección de su proveedor para los sistemas de seguimiento de candidatos

• Formar un comité de selección – 1 semana
• Identificar las necesidades de la empresa: de 1 a 2 semanas

Evalúe objetivamente a los proveedores en función de las necesidades identificadas de la empresa con el siguiente proceso:

Tenga en cuenta que el objetivo principal de un sistema de seguimiento de candidatos es capacitar a sus usuarios. Los miembros del comité deben ser capaces de reconocer y valorar las herramientas tecnológicas, la optimización de procesos, la visión de la empresa y el soporte al cliente con el fin de reducir estratégicamente a los proveedores en una breve lista de posibilidades reales.

Es probable que su lista corta no tenga muchas diferencias funcionales distintivas; por lo tanto, es importante tener en cuenta los elementos menos tangibles de ese proveedor.

Su comité debe buscar fuentes de información como el sitio web del proveedor, los grupos de noticias, los portales de recursos humanos y las ferias comerciales. Conéctese con colegas de otras empresas que sean similares en tamaño, necesidades e industria para aprender de sus experiencias.

La asociación con un proveedor orientado a servicios que sea el más compatible con la visión y los objetivos de su organización para el futuro resultará invaluable para todos los actores clave en la evaluación, selección e implementación de su sistema de seguimiento de candidatos.

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