Cada año, la inscripción abierta permite a los empleadores ofrecer beneficios grupales a sus empleados por un período breve, generalmente alrededor de 30 a 45 días. Durante esta ventana crítica, los empleados deben estar informados sobre los beneficios para empleados a los que pueden inscribirse, cuándo hacerlo y dónde inscribirse. Desafortunadamente, muchos equipos de recursos humanos luchan por comunicar la información necesaria a los empleados, por lo que pueden perderse.
El correo electrónico puede ser una poderosa herramienta de comunicación para educar a los empleados durante los períodos de inscripción abierta cuando se usa correctamente. Debido a que es ampliamente aceptado y accesible como herramienta de comunicación, esta puede ser una buena manera de llegar a todos los empleados. Aprenda consejos de expertos para comunicar beneficios durante la inscripción abierta, para que sus empleados aprovechen al máximo las ofertas de beneficios grupales de este año.
Comunicar los beneficios antes, durante y después de la inscripción abierta
Meses antes de la fecha de inscripción abierta, es importante tener un plan de comunicación sólido para entregar la información pertinente a los empleados antes de la inscripción, durante la inscripción activa y una vez que finaliza la inscripción. Puede ser una serie de correos electrónicos que animen a los empleados a realizar acciones específicas, con enlaces al sitio de inscripción e información sobre beneficios.
Asignar un representante central de comunicación de beneficios
La capacidad de respuesta es fundamental durante la inscripción abierta porque los empleados tendrán innumerables preguntas durante este tiempo. Asegúrese de asignar al menos una persona que servirá como punto de contacto para todos los correos electrónicos entrantes de los empleados que tengan preguntas e inquietudes. Debe ser alguien muy familiarizado con los detalles del plan, las tarifas y los plazos.
Utilice un sistema interno para recopilar información y análisis relacionados con los beneficios
¿Su empresa realiza un seguimiento activo de las suscripciones, las suscripciones parciales y otros aspectos del proceso de inscripción? De lo contrario, un sistema interno puede ser útil para estar al tanto de la gestión de inscripciones en toda la organización. Utilice un servidor de correo electrónico gratuito como Outlook para configurar alertas de correo electrónico para cambios en los datos.
Cree una serie de mensajes para los puntos de contacto semanales con los empleados
La inscripción abierta se puede hacer más fácil y productiva cuando hay un intercambio constante entre el equipo de recursos humanos y los empleados. Como parte de su estrategia de comunicación por correo electrónico, cree una serie de mensajes que hablen sobre temas de salud y bienestar, las características de los programas de beneficios y otros asuntos relacionados. Envíe correos electrónicos de puntos de contacto semanales a todos.
Brinde a los gerentes una cuenta semanal de los esfuerzos de inscripción a los beneficios
Siempre es bueno obtener la plena aceptación de los gerentes durante los esfuerzos de inscripción a los beneficios. ¿Por qué? Los gerentes pueden ayudar a los empleados a priorizar la inscripción en sus beneficios para el próximo año del plan y pueden compartir cómo los beneficios respaldan los objetivos de los empleados. Utilice una campaña de correo electrónico enfocada para los gerentes durante los períodos de OE para mantenerlos al tanto de las tareas y fechas importantes.
Haga que los correos electrónicos de beneficios sean divertidos
El período de inscripción abierta no tiene por qué ser estresante. De hecho, puede ser una oportunidad para divertirse un poco. Desarrolle correos electrónicos que incluyan algunos juegos divertidos como preguntas de trivia, datos interesantes sobre la empresa y obsequios gratuitos de refrigerios saludables.
Garantice la gramática y la ortografía correctas en los correos electrónicos
Antes de enviar correos electrónicos sobre beneficios, asegúrese de que la gramática y la ortografía estén revisadas minuciosamente. Puede garantizar que no lleguen errores tipográficos a los lectores y que los correos electrónicos tengan sentido. Los errores tipográficos pueden confundir a los empleados y parecer poco profesionales.
Utilice una plantilla de correo electrónico estándar y omita el HTML
Al desarrollar correos electrónicos para la comunicación de beneficios, los expertos dicen que es mejor ceñirse a la plantilla de correo electrónico estándar y mantenerla simple. El HTML perdido puede interferir con algunos programas de lectura de correo electrónico, especialmente en dispositivos móviles.
Escriba líneas de asunto poderosas
Los correos electrónicos solo se leerán una vez que estén abiertos. Y esto no sucederá si la línea de asunto no obliga a los destinatarios. Al escribir correos electrónicos, manténgase enfocado en crear una línea de asunto de correo electrónico que intrigue a los destinatarios para que abran el correo electrónico con palabras poderosas como «urgente», «urgente» y «atención» que pueden ayudar a lograr este objetivo.
Utilice declaraciones de recompensa total en correos electrónicos estacionales
Para ayudar a los empleados a comprender el valor total de sus beneficios para empleados, utilice los estados de cuenta de recompensas totales al menos una vez durante este trimestre. Se puede adjuntar como PDF a correos electrónicos individuales, o se puede incluir un hipervínculo en el correo electrónico para ejecutar una declaración de recompensas total a conveniencia de los empleados.
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