Los empleados pasan entre una y tres horas al día navegando por la web sobre asuntos personales en el trabajo, según el estudio revisado. Dado que la mayoría de los estudios dependen de los datos informados por los propios empleados, esta pérdida de productividad, combinada con las preocupaciones que tienen los empleadores sobre dónde navegan sus empleados en la web en el trabajo, hace que más empleadores decidan monitorear el uso de Internet por parte de los empleados.
Los empleados compran, realizan operaciones bancarias, visitan sitios deportivos, pagan facturas, chatean en Facebook, twittean en Twitter y más. Con la mayoría de los empleados, estas son actividades ocasionales que realizan durante los descansos y el almuerzo. Si pasan unos minutos de trabajo, probablemente lo compensen respondiendo correos electrónicos después de que los niños se vayan a la cama.
Abuso de Internet en el trabajo
Un porcentaje de empleados abusa del privilegio del uso de Internet en el trabajo. En una empresa, un supervisor descontento pasaba de 6 a 7 horas al día haciendo de todo, desde buscar trabajo hasta buscar recetas, comprar y descargar cupones.
En otro, un empleado cambió la posición de su computadora, haciendo que la vista de su pantalla fuera imposible de ver para nadie excepto para el empleado. Esto levantó las sospechas del personal de TI, por lo que vieron su historial de Internet y descubrieron que el empleado estaba descargando y viendo películas pornográficas.
Si el empleador no sabía que el empleado estaba viendo pornografía, el empleador podría haber enfrentado una demanda por acoso sexual o un reclamo por un ambiente de trabajo hostil . Ninguno de los dos habría sido bien recibido, por lo que el empleador dejó ir al empleado. (La política de uso de Internet del empleador detallaba claramente las condiciones bajo las cuales despedirían a un empleado).
Vigilancia por parte del empleador de los empleados que navegan por la Web
A los empleadores que bloquean el acceso a los empleados que navegan por la web en el trabajo les preocupa que los empleados visiten sitios para adultos con contenido sexual, romántico o pornográfico, así como sitios de juegos, redes sociales, entretenimiento, compras / subastas y deportes. Además, algunas empresas utilizan bloques de URL para evitar que los empleados visiten blogs externos. Otros bloquean el acceso a sitios como Facebook en el trabajo.
Dependiendo de la empresa, el monitoreo de computadoras toma muchas formas: algunos empleadores controlan el contenido, las pulsaciones de teclas y el tiempo que se pasa en el teclado; otros almacenan y revisan archivos de computadora. Muchas empresas usan alertas para monitorear lo que los empleados escriben sobre la empresa, y otras monitorean los sitios de redes sociales .
Cuando las empresas monitorean el correo electrónico, algunas usan herramientas tecnológicas para manejar el trabajo en busca de palabras y frases clave, mientras que otras asignan a un empleado para que las lea y revise manualmente.
Por qué los empleadores monitorean el comportamiento en línea
Los empleadores creen que esta vigilancia de los empleados es necesaria para la productividad de los empleados, razones legales, la seguridad de la información de la empresa y para prevenir un entorno de acoso .
Manny Avramidis, presidente y director ejecutivo de la American Management Association, escribe:
«Hay razones principales por las que los empleadores controlan el comportamiento de los empleados en Internet en el trabajo, según la organización y sus empleados. La productividad de los empleados es clave. Algunas empresas dirán que los secretos comerciales son importantes, no necesariamente porque los empleados compartan intencionalmente información de la empresa, pero los empleados pueden No se dan cuenta de la importancia que tienen para los competidores elementos como las características de nuevos productos y los organigramas.
«Los sitios de intranet comparten información que los empleadores no quieren que los forasteros sepan debido a la competencia y la necesidad de vencer a los competidores en el mercado. Otras empresas están preocupadas por el fraude en lo que respecta a la seguridad de los datos, asegurándose de que la información no sea robada.
«Algunas empresas dirán que la seguridad y la productividad son sus principales preocupaciones, que pueden implicar el monitoreo de la ubicación de los empleados a través de GPS [satélite de posicionamiento global], cámaras de video en las áreas de trabajo de producción y guardias de seguridad para verificar las identificaciones y el contenido de los artículos que se llevan al trabajo. Y, otros empleadores citarán responsabilidad potencial porque han sido quemados en los tribunales. La mayoría de las organizaciones tienen algo de capital para monitorear y es bastante barato hacerlo. Así lo hacen «.
Más preocupaciones de los empleadores sobre navegar por la Web en el trabajo
Además de la preocupación por los tipos de sitios que los empleados visitan en el trabajo por estas razones, una serie de preocupaciones adicionales motivan a los empleadores a monitorear a los empleados que navegan por la web en el trabajo.
Los litigios son un problema serio para los empleadores, dijo Nancy Flynn, directora ejecutiva de The ePolicy Institute y autora de The ePolicy Handbook y otros libros relacionados con las políticas de Internet.
Según la Society for Human Resource Management (SHRM), «En esta era de la información digital, los gerentes comerciales, los profesionales de recursos humanos, los profesionales de TI y los profesionales legales deben trabajar en estrecha colaboración para desarrollar políticas y procedimientos relacionados con el mantenimiento de registros de empleo. de litigios relacionados con el empleo, es probable que se realice una búsqueda exhaustiva de los registros electrónicos de un empleador.
«Los datos electrónicos incluyen el correo electrónico, las páginas web, los archivos de procesamiento de texto, las bases de datos informáticas y cualquier otra información que se almacene en una computadora y que exista en un medio que pueda ser de solo lectura mediante el uso de computadoras. También puede incluir los rastros electrónicos que se dejaron detrás, como cuando un gerente agrega o elimina texto a una revisión de desempeño, las fórmulas que los empleados usaban para hacer cálculos de hojas de cálculo o ediciones en un memorando y otros datos almacenados involuntariamente.
«Los datos electrónicos se están volviendo cada vez más importantes en los procedimientos legales. La consulta con un asesor legal sobre el almacenamiento, la retención y la destrucción de datos electrónicos es especialmente importante ya que las Reglas Federales de Procedimiento Civil: la Regla 34 se enmendó específicamente para abordar las reglas de descubrimiento de información almacenada electrónicamente».
Según Avramidis de AMA, la vigilancia de los empleados es inevitable ya que la tecnología para hacerlo se vuelve más barata. El escribe:
«Cuando los empleadores a menudo se quedan cortos es cuando les dicen a los empleados que serán monitoreados, pero no describen exactamente qué comportamiento se espera o no. Explicar exactamente cuáles son sus expectativas sobre la política es importante. Educar a los empleados y explicar la definición de lo que es un uso justo y aceptable de Internet y el correo electrónico se recomienda anualmente «.
«No importa cómo se sienta al respecto, los empleadores que no monitorean serán cada vez menos, no para atrapar a los empleados, sino porque el monitoreo tiene cada vez más sentido comercial». – Manny Avramidis, presidente y director ejecutivo de la American Management Association
Si bien un número cada vez mayor de estados y jurisdicciones exigen que los empleadores notifiquen a los empleados sobre el monitoreo electrónico , la mayoría de los empleadores están haciendo un buen trabajo al alertar a los empleados cuando están siendo observados.
La mayoría de los empleadores informan a los empleados que la empresa está monitoreando el contenido, las pulsaciones de teclas y el tiempo que pasan en el teclado y la mayoría les informa a los empleados que la empresa revisa el uso de la computadora. La mayoría también alerta a los empleados sobre la supervisión del correo electrónico.
¿Debería supervisar a los empleados?
El control del tiempo de los empleados y el uso en línea es una señal de desconfianza e incongruente con una cultura orientada a los empleados que considera a los empleados como los principales activos de la empresa.
Si menos del 1% de los empleados, según algunos informes, abusan de su jornada laboral y de la confianza del empleador en línea, ¿por qué hacer que el 100% de los empleados se sienta incómodo y desconfiado? Por lo tanto, la práctica de monitorear electrónicamente a los empleados en el trabajo tiene fuertes pros y contras.
La vigilancia electrónica de los empleados en el trabajo puede producir resultados beneficiosos para el empleador a la hora de controlar el abuso. Pueden proteger los intereses de un empleador en una demanda, o no, según la naturaleza de la situación.
Sin embargo, existen poderosas razones por las que un empleador podría no querer utilizar el monitoreo de Internet de los empleados. Avramidis dice que esta decisión depende de la empresa y del entorno laboral que un empleador quiera crear :
«Dependiendo del nivel de libertad permitido en una empresa o el tipo de empleador, la vigilancia electrónica de los empleados puede no ser deseable. Las empresas que emplean a nuevos graduados universitarios, que tienen líneas absolutamente borrosas y están en línea todo el día, son un ejemplo.
En los grandes días de compras en línea como el Cyber ??Monday o el Prime Day, las grandes ocasiones deportivas como el March Madness de los campeonatos de la NCAA y otros eventos populares , los empleadores pueden verse tentados a reaccionar de forma exagerada. Los empleados pueden sentir que necesitan escabullirse y hacer trampa para realizar sus actividades en Internet. Pero un equilibrio saludable beneficia a todas las partes.
Es posible que los empleadores quieran pensar dos veces antes de desarrollar e implementar políticas que prohíban todo uso de computadoras personales en línea durante la jornada laboral cuando los empleados todavía están respondiendo correos electrónicos fuera del horario de atención.
Los empleados también deben practicar un uso razonable de Internet. Pocos empleadores objetarán unos minutos para hacer un pedido, pero muchos objetan merecidamente que un empleado compare precios en línea durante la mitad de la jornada laboral. Mientras tanto, los departamentos de TI tienen preocupaciones legítimas sobre cómo el streaming ralentiza los sistemas de la empresa.
Sería conveniente que los empleados entendieran las políticas y expectativas de su empleador sobre Internet, correo electrónico y computadoras. Los empleadores que han despedido a trabajadores por el uso indebido del correo electrónico lo hicieron por estas razones:
- Violación de una política de la empresa
- lenguaje inapropiado u ofensivo
- Uso personal excesivo
- Incumplimiento de las reglas de confidencialidad de la empresa
Conozca las políticas de su empleador sobre el uso de Internet y el correo electrónico. Lo que no sabe o a lo que no presta atención podría perjudicar su posición con su empleador.
Alternativas al monitoreo de empleados
Aquí hay formas de crear un entorno organizacional en el que los empleados no abusen de la confianza de su empleador:
- Desarrolle una política sólida de Internet y correo electrónico que proporcione a los empleados expectativas claras sobre la postura del empleador sobre el tiempo personal en línea en el trabajo. Esta política puede prohibir ampliamente ciertas actividades y visitas al sitio sin que los empleados se sientan como delincuentes. La política puede enfatizar la responsabilidad, la fe, la confianza profesional y la confianza.
- Comunique la política utilizando muchos ejemplos para que los empleados no se confundan sobre los requisitos. Comunique continuamente sus expectativas y diríjase a los empleados individualmente que aprovechan el tiempo de su empleador. Si la productividad o la contribución de un empleado disminuyen, comuníquese con el empleado para determinar si el uso en línea está afectando el desempeño. Use una disciplina progresiva con los empleados que violen repetidamente sus expectativas y su confianza.
- Capacite a sus gerentes y supervisores sobre cómo establecer y mantener las expectativas y políticas de su lugar de trabajo. Capacítelos para que reconozcan cuándo un empleado podría estar abusando del tiempo de Internet o de los sitios en el trabajo .
- Desarrolle y mantenga una cultura de confianza . Desarrollar un entorno en el que los empleados controlen por sí mismos el tiempo personal en línea en el trabajo es el enfoque más eficaz. Trate con los empleados que están sobre la línea en una base de caso por caso. No cargue a la mayoría de sus empleados trabajadores con políticas excesivamente onerosas debido a las acciones de unos pocos. Deshazte de los pocos.
El monitoreo hace que los empleados desperdicien energía preocupándose por si lo que están haciendo es aceptable y fomenta una mentalidad de 9 a 5. Un empleador de elección encuentra alternativas al monitoreo de Internet de los empleados.
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