¿Cuál es la mejor manera de comenzar una carta? Al escribir una carta con fines profesionales, un saludo adecuado es esencial. Su saludo marca el tono de su carta o correo electrónico y es un indicador de sus habilidades de comunicación escrita .
Opciones para comenzar una carta
Al decidir qué saludo usar , debe considerar si conoce a la persona y qué tan bien la conoce. La respuesta determinará cómo comenzará su carta. Es importante utilizar un saludo formal y profesional cuando no conozca bien al destinatario de su carta o correo electrónico.
Saludos personales
Cuándo usar el nombre de una persona: si le escribe a alguien en una capacidad profesional que ha conocido personalmente durante muchos años, es apropiado usar solo su nombre.
Saludos profesionales
Cuándo usar un saludo profesional: si no conoce bien a la persona, es mejor usar Sr., Sra. O Dr. como un saludo de carta comercial apropiado . Si tiene alguna duda sobre qué saludo debe usar, sea más precavido y use un estilo de dirección más formal.
Use un saludo formal
Manténgalo formal: trate de evitar la tentación de comenzar su carta profesional con saludos informales como «Hola», «Saludos», «Hola» o «Buenos días» si no sabe el nombre de su persona de contacto.
Si bien esos saludos informales están bien para correos electrónicos casuales a amigos o incluso para correos electrónicos más formales que puede enviar a grupos de personas, en una carta profesional deberá usar un saludo personal con un nombre y / o apellido («Estimado Sr. Doe «) o un puesto de trabajo (» Estimado gerente de contratación «).
Asegúrese siempre de verificar la ortografía del nombre del destinatario. De lo contrario, dejará una mala impresión desde el principio de su carta.
Puntuación
También recuerde incluir el punto después de «Mr.» y «Sra.» y siga su saludo con dos puntos (por ejemplo, «Estimada Sra. Doe:»).
Ejemplos de saludos de cartas profesionales
Estos saludos son todos adecuados para comunicaciones profesionales.
Cuando conoces bien a la persona:
- Querida Cindy
- Hola Pedro
- Hola Bob
Cuando sepa el nombre de la persona:
- Estimado Sr. / Sra. Apellido; por ejemplo, Estimado Sr. Dolan o Estimada Sra. Butler
- Estimado Sr. / Sra. Nombre Apellido; por ejemplo, Estimado Sr. Martin Haynes o Estimada Sra. Melissa Tandor
- Estimado Nombre Apellido; p. ej., querido Michael Cairns
Cuando no conoce el género de la persona: cuando tiene un nombre pero no está seguro del género de la persona a la que le está escribiendo, es aceptable omitir el honorífico y usar solo el nombre y apellido. Por ejemplo:
- Querido Robin Miller
- Estimado Jamieson Cavanaugh
Intente encontrar una persona de contacto
Si es posible, utilice un nombre de contacto cuando escriba. Esto hace que su carta sea más personal y crea una relación inmediata con el lector. Si no tiene un nombre de contacto, investigue un poco para encontrar la persona adecuada a quien dirigir su carta .
No se necesita mucho tiempo extra para intentar encontrar un nombre, y el sentimiento que transmite vale la pena. Vale la pena intentarlo, incluso si no tiene éxito.
A veces, el nombre estará en el sitio web de la empresa, o es posible que pueda encontrar a la persona adecuada en LinkedIn. Quizás uno de sus colegas o contactos sepa quién podría ser la persona adecuada. También puede llamar a la oficina de la persona desconocida a la que está escribiendo y preguntarle a la recepcionista el nombre explicando el motivo de la llamada.
Por ejemplo: «Estoy solicitando un trabajo en su empresa. ¿Puede decirme el nombre de su gerente de contratación para saber a quién dirigir mi carta de presentación ?»
Cuando no tiene una persona de contacto
A veces, a pesar de sus mejores esfuerzos, simplemente no puede encontrar un nombre para dirigir su carta. En ese caso, tiene una variedad de opciones, todas las cuales son profesionales y apropiadas.
Cuanta más información tenga sobre dónde envía la carta, mejor. (Por ejemplo, el departamento de recursos humanos de la empresa o el gerente del departamento relacionado con su consulta). De esta manera, puede realizar una elección más específica al seleccionar su saludo.
Si no tiene una persona de contacto, hay una variedad de opciones para elegir:
- Apreciado Director de Recursos Humanos
- Estimado Gerente de Recursos Humanos
- Estimado equipo de reclutamiento
- Estimado reclutador de [nombre de la empresa]; por ejemplo, Estimado reclutador de la empresa ABC
- Estimado reclutador de [nombre del departamento]; por ejemplo, Estimado reclutador de soporte de TI
- Estimado equipo de [nombre del departamento]; por ejemplo, Estimado reclutador de productos
- Saludos
- Estimado señor o señora (esto está desactualizado, así que evítelo si es posible)
- A quien corresponda (utilícelo si no tiene otras opciones viables)
Saludos para evitar
Los siguientes saludos no son apropiados para cartas formales o mensajes de correo electrónico:
- Buenos días
- Buenos días o tardes (no sabe cuándo recibirán la carta o el mensaje de correo electrónico)
- Hola
- Hola
- Oye
- Hola
Consejos para escribir y enviar una carta
Saludo
Comience su carta con un saludo apropiado, como se indica arriba.
Primer párrafo
Después de su saludo, comience su primer párrafo, que suele ser una introducción que le permite al lector saber quién es usted y sobre qué está escribiendo. Si tiene un conocido en común que lo refirió al lector, debe mencionarlo en este momento .
Cuerpo de la carta
El cuerpo de su carta normalmente consta de uno o dos párrafos de texto. Aquí, puede desarrollar el tema de su carta y proporcionar detalles de apoyo para el tema.
Querrá que sea conciso y pertinente para la persona y el tema.
Sea minucioso, pero no se repita ni siga hablando de detalles sin importancia.
Conclusión
A continuación, deberá resumir su carta. Su resumen debe incluir un agradecimiento a la persona por su tiempo y consideración. Si planea hacer un seguimiento más adelante, también puede proporcionar los detalles de cuándo y cómo se comunicará con él o ella.
Opciones de cierre
Termine su carta profesional con un cierre , como «Atentamente» o «Saludos». Si planea enviar la carta por servicio postal, su firma debe ir seguida de su nombre escrito.
Si está enviando un correo electrónico, su nombre escrito debe ir seguido de su información de contacto, que puede escribir manualmente o hacer que se haga automáticamente. A continuación, se explica cómo configurar una firma de correo electrónico automática .
Conclusiones clave
ELIGE UN SALUDO FORMAL: Cuando no conozca bien a la persona a la que le está escribiendo, no use un saludo informal.
INTENTE ENCONTRAR UNA PERSONA DE CONTACTO: Si no puede encontrar una persona de contacto, está bien usar un saludo genérico.
REVISE SU CARTA O CORREO ELECTRÓNICO: Cuando envía correspondencia profesional, es importante revisar cuidadosamente su documento antes de enviarlo.
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