La gestión de proyectos es uno de los componentes más críticos de un negocio exitoso. Afecta los ingresos y los pasivos y, en última instancia, interactúa con el cliente o la satisfacción y retención del cliente. Es posible que su empresa solo tenga un proyecto en proceso a la vez, mientras que otras corporaciones y entidades más grandes pueden hacer malabarismos con varios proyectos a la vez. Por su propia naturaleza, los proyectos son temporales.
Los proyectos son un medio para alcanzar una meta, y la meta finalmente se alcanzará. Su negocio podría pasar a otro proyecto … o no. Podría haber sido un objetivo de una sola vez.
Los proyectos generan una creciente necesidad en la fuerza laboral. El Project Management Institute estimó que, durante el período 2010-2020, se agregarían más de 15 millones de nuevos puestos de gestión de proyectos en todo el mundo.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos no es la operación completa de su empresa. Es solo un segmento, un proyecto específico con un plan detallado de cómo usted y su empresa van a lograr ese objetivo. Es un plan detallado en una serie de pasos, cada uno de ellos tan importante como los demás. Debes lograr uno para pasar correctamente al siguiente.
Piense en la gestión de proyectos como una escalera que debe subir. No puedes saltar a la cima. Debe tomarlo peldaño por peldaño para lograr la máxima eficacia. Su equipo debe aplicar las herramientas que tienen a su disposición, así como su experiencia y conocimiento para ejecutar cada paso y pasar al siguiente.
Es bastante fácil decir que quieres llegar a la casilla A, por lo que vas a dar 25 pasos en esa dirección. Pero también debe tener en cuenta las consideraciones de tiempo en su plan de proyecto, y lo más probable es que tenga que trabajar dentro de un presupuesto. Puede arrastrar esos 25 pasos o trotar. Depende de la rapidez con la que deba llegar allí para completar con éxito el proyecto. Puede ahorrar dinero viajando a pie o puede contratar un conductor. Depende del presupuesto que hayas dedicado al proyecto.
No existe un enfoque, sistema o plan único para todos. Es muy probable que cada proyecto que usted y su empresa aborden tendrá su cronograma, objetivo y presupuesto. Por eso es tan importante contar con un director de proyectos inteligente y talentoso para dirigir el espectáculo.
Los elementos de un proyecto
Un gerente de proyecto exitoso debe administrar simultáneamente cuatro elementos básicos de un proyecto. Estos elementos están interrelacionados.
- Alcance: Esto involucra el tamaño, los objetivos y los requisitos del proyecto.
- Recursos: necesitará personas, equipos y materiales en su lugar.
- Tiempo: esto no solo aborda cuánto tiempo tomará el proyecto en general. Debe desglosarse en duraciones de tareas, dependencias y ruta crítica.
- Dinero: tenga una comprensión firme de los costos, las contingencias y las ganancias.
El elemento más importante: alcance
El alcance del proyecto es la definición de lo que se supone que debe lograr el proyecto y los presupuestos de tiempo y dinero que se han creado para lograr estos objetivos. Cualquier cambio en el alcance del proyecto debe tener un cambio correspondiente en el presupuesto, el tiempo, los recursos o los tres.
Si el alcance del proyecto es construir un edificio para albergar tres widgets con un presupuesto de $ 100,000, se espera que el gerente del proyecto lo haga. Si el alcance se cambia a un edificio para cuatro widgets, el gerente del proyecto debe obtener un cambio apropiado en tiempo, dinero y recursos.
Recursos
Hay tres aspectos de la comprensión y la gestión de recursos: personas, equipo y material.
Un gerente de proyecto exitoso debe administrar de manera efectiva los recursos asignados al proyecto, incluidos los miembros del equipo del proyecto , el personal de los proveedores y los subcontratistas . Debe asegurarse de que sus empleados tengan las habilidades y herramientas que necesitan para completar el trabajo, y debe monitorear continuamente si tiene suficientes personas para completar el proyecto en la fecha límite. Su trabajo es asegurarse de que cada persona comprenda la tarea y los plazos del proyecto.
El miembro senior de cada grupo de empleados informa al gerente de proyecto cuando dirige a los empleados directos, pero los empleados también pueden tener un gerente de línea que brinde dirección técnica. En una situación de gestión matricial como un equipo de proyecto, el trabajo del director del proyecto es proporcionar la dirección del proyecto a los directores de línea. La gestión de subcontratos laborales suele significar la gestión del líder del equipo de los trabajadores subcontratados, que a su vez gestionan a esos trabajadores.
Un gerente de proyecto a menudo debe adquirir equipos y materiales y administrar su uso también para que el equipo pueda operar de manera eficiente. Es responsable de tener el equipo y los materiales adecuados en el lugar correcto en el momento adecuado.
Hora
Los tres elementos de una gestión del tiempo exitosa son las tareas, el cronograma y la ruta crítica.
Cree el cronograma del proyecto enumerando, en orden, todas las tareas que deben completarse. Algunos deben hacerse de forma secuencial, mientras que otros pueden superponerse o hacerse en conjunto. Asigne una duración a cada tarea. Asignar los recursos necesarios. Determine los predecesores (qué tareas deben completarse antes que otras) y los sucesores, las tareas que no pueden comenzar hasta que se completan las demás. Este aspecto de la gestión de proyectos a veces se denomina gestión en cascada porque una tarea sigue a otra en un orden más o menos secuencial.
El software de gestión de proyectos puede simplificar la tarea de crear y gestionar el cronograma del proyecto.
Algunas tareas tienen un poco de flexibilidad en sus fechas de inicio y finalización requeridas. Esto se llama «flotar». Otras tareas no tienen flexibilidad. Tienen cero flotación. Una línea que atraviesa todas las tareas con cero flotante se denomina ruta crítica . Todas las tareas en esta ruta, y puede haber múltiples rutas paralelas, deben completarse a tiempo si el proyecto debe llegar antes de su fecha límite. La tarea clave de administración del tiempo del gerente de proyecto es monitorear la ruta crítica.
Dinero
Las tres consideraciones en la administración del dinero son costos, contingencias y ganancias.
Cada tarea tiene un costo, ya sean las horas de trabajo de un programador de computadoras o el precio de compra de una yarda cúbica de concreto. Cada uno de estos costos se estima y se suma al preparar el presupuesto del proyecto .
Algunas estimaciones serán más precisas que otras. Por lo tanto, el presupuesto del proyecto debe incluir una asignación para contingencias: dinero reservado en el presupuesto «por si acaso» el costo real de un artículo es muy diferente del estimado.
La ganancia es el dinero que la empresa quiere obtener de la tarea. Se agrega al costo.
Entonces, el presupuesto de un proyecto se compone del costo estimado, más la contingencia, más cualquier beneficio. El trabajo del gerente de proyecto es mantener el costo real en o por debajo del costo estimado y maximizar las ganancias que la empresa obtiene en el proyecto.
La gestión de proyectos es un arte y una ciencia
La gestión exitosa de proyectos requiere práctica. Estas ideas pueden brindarle una comprensión básica de la gestión de proyectos, pero considérelo solo un comienzo. Si su trabajo o trayectoria profesional incluye la administración de proyectos, y si desea mejorar sus habilidades, hable con gerentes de proyectos exitosos, lea y practique. La gestión de proyectos puede ser una carrera muy gratificante.
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