Cuando se esté entrevistando para un trabajo de asistente administrativo , el entrevistador querrá saber qué tan relevantes son sus calificaciones para el puesto y cómo encajaría en la empresa y el departamento.
Debido a que el trabajo requiere habilidades administrativas e interpersonales , los gerentes de contratación a menudo le preguntarán sobre los atributos específicos que tiene que lo califican para el puesto, así como sus habilidades menos cuantificables con las personas.
Preparándose para la entrevista
Una de las formas de prepararse es analizar la descripción del trabajo para tratar de tener una idea de si existe un conjunto de habilidades en particular en el que se centra el puesto.
Por ejemplo, ¿se hace hincapié en la planificación de viajes, la coordinación de proyectos, la programación de reuniones diarias, la asistencia personal o cualquier otra cosa?
Asegúrese de enfatizar su experiencia más relevante al responder preguntas de entrevistas específicas para el trabajo .
Haga una lista de las habilidades mencionadas en la publicación del trabajo y siéntase libre de agregar algunas otras que crea que también serían aplicables. Luego, eche un vistazo a sus propias habilidades administrativas y de oficina, y compare sus calificaciones con el trabajo .
Esto le ayudará a adaptar sus respuestas de la manera más relevante a la posición específica.
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Mire ahora: Cómo responder 4 preguntas comunes para trabajos administrativos
Consejos para manejar la entrevista
Es importante tener en cuenta que la discusión probablemente irá más allá de las habilidades interpersonales blandas , como sus habilidades de comunicación, habilidades organizativas o puntualidad. También debe estar listo para hablar sobre habilidades duras .
Esté preparado para hablar sobre programas de software
Dado que muchos puestos de asistente administrativo requieren el uso frecuente de software específico, es posible que deba analizar los diversos programas con los que ha trabajado, cómo ha utilizado estos programas y su nivel de experiencia.
Me encanta usar la tecnología y aprender sobre nuevos programas. También tengo una habilidad especial para enseñar a los compañeros de trabajo que pueden no ser tan hábiles con el uso de sistemas. En mi último trabajo en Kent Associates, me ofrecí como voluntario para revisar los sistemas de gestión de proyectos para el equipo de profesionales que apoyé. Mi jefe aprobó mi recomendación y trajimos un sistema basado en la web, Asana, que nos ayuda a rastrear proyectos y compartir información en una plataforma web.
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Soy la persona a la que acudir en la oficina para las diapositivas de PowerPoint y disfruto ayudando a nuestro personal de ventas a sorprender a los clientes con sus presentaciones. También soy un usuario avanzado de Excel y creo macros complejas para preparar proyecciones presupuestarias para propuestas de proyectos.
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Sus respuestas serán más impresionantes si proporciona anécdotas específicas que ejemplifiquen su dominio de las herramientas y los procesos administrativos.
Esté preparado para discutir los procesos administrativos
Debe estar preparado para discutir su flujo de trabajo y procesos administrativos en puestos anteriores. Como profesional administrativo, no debe haber ninguna duda de que está organizado y orientado a los detalles. Su entrevistador querrá saber cómo manifiesta estas cualidades en su flujo de trabajo diario.
Las habilidades organizativas y la atención al detalle se encuentran entre mis activos más fuertes. He prosperado en situaciones en las que puedo poner orden en proyectos complejos. Por ejemplo, anteriormente apoyé a ocho profesionales que estaban planificando eventos promocionales para clientes. Desarrollé una plantilla para rastrear los objetivos y el progreso de cada proyecto y la configuré en una unidad compartida para que todos los miembros del personal involucrados pudieran rastrear su progreso con respecto a los proyectos y eventos del equipo.
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Cuando trabajaba para Alfred Group, creé un manual de procedimientos que describía los pasos necesarios para procesar las solicitudes de préstamo y luego lo subí en línea para que todos los oficiales de crédito pudieran seguir los mismos procedimientos.
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Responda siempre positivamente
Sea consciente de su comportamiento durante la entrevista. Sonría, mantenga el contacto visual con su entrevistador y hable con un tono de voz entusiasta (pero tranquilo y confiado).
Dado que los asistentes administrativos a menudo interactúan muy de cerca con las personas para las que trabajan, es esencial ser positivo, profesional y educado en todo momento.
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Querrá que el entrevistador no tenga ninguna duda de que trabajar con usted sería una experiencia agradable.
Trabajé en la recepción de nuestra agencia y fue fundamental que diera una primera impresión positiva tanto a los clientes actuales como a los potenciales. Soy una persona natural que «puede hacerlo», y mis reseñas han elogiado regularmente mi orientación al servicio al cliente.
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La empresa encuesta a los clientes después de las interacciones, y mi nombre aparece constantemente como un miembro del personal que es útil, agradable y profesional. Mi jefe ha comentado la frecuencia con la que los clientes me preguntan por mí cuando llaman a la oficina para pedir ayuda.
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Preguntas y respuestas de la entrevista del asistente administrativo
Mientras se prepara, puede ser útil repasar las preguntas que le puedan hacer. Piense un poco en cómo enmarcar una respuesta, destacando experiencias específicas y éxitos de trabajos anteriores.
- ¿Qué habilidades informáticas tiene y qué programas se siente cómodo usando? – Mejores respuestas
- ¿Se siente cómodo usando un teléfono con varias líneas y manejando un gran volumen de llamadas telefónicas? – Mejores respuestas
- En esta empresa, nos gusta pensar en nosotros mismos como un equipo que trabaja en conjunto hacia los mismos objetivos. ¿Cómo se siente al trabajar en un entorno de equipo? – Mejores respuestas
- ¿Cómo se sentiría supervisando a otros dos o tres empleados? – Mejores respuestas
- ¿Cuál es su mayor fortaleza y cómo ayudaría a su desempeño en esta posición? – Mejores respuestas
- ¿Cual es tu mayor debilidad? – Mejores respuestas
- ¿Como manejas el estrés y la presión? – Mejores respuestas
- ¿Cómo fue trabajar para su supervisor? – Mejores respuestas
- ¿Qué espera de un supervisor? – Mejores respuestas
- ¿Prefieres trabajar de forma independiente o en equipo? – Mejores respuestas
- ¿Trabajas bien con la gente? – Mejores respuestas
- Dé algunos ejemplos personales de trabajo en equipo. – Mejores respuestas
- Preguntas de la entrevista de recepcionista: – Lista de preguntas
Preguntas para hacerle al entrevistador
También debe investigar un poco sobre la empresa y estar preparado para hacer preguntas pertinentes cuando surja la oportunidad.
Puede ser útil plantear algunas preguntas con anticipación que podría hacer o discutir más, si no tuvo la oportunidad antes en la entrevista.
A menudo, esto ocurrirá cerca del final de la entrevista, por lo que es importante dejar una buena impresión al entrevistador o entrevistadores. Una excelente manera de hacerlo es mostrar su interés y preparación para la entrevista de trabajo vinculando las preguntas que le hicieron con algunas preguntas propias.
- ¿Cuáles son las responsabilidades de este puesto?
- ¿Puede describir un día (semana) típico en este departamento?
- ¿Cuáles son las fortalezas de este departamento? ¿Cuáles son las debilidades?
- ¿Qué dirían sus antiguos asistentes que fue la mejor parte de trabajar para usted? ¿Qué dirían que era lo peor?
- ¿En qué dirección cree que va la empresa en los próximos cinco años? ¿Cree que existen amenazas para su éxito?
- ¿Por qué su último asistente dejó el puesto? ¿Cuáles fueron sus puntos fuertes? ¿Cuáles fueron sus debilidades? ¿Qué está haciendo ahora?
- ¿Qué atributos tenía tu mejor asistente? ¿Y tu peor asistente?
- ¿Con qué frecuencia se realizan las revisiones de desempeño? ¿Quién los dirige?
- ¿Qué habilidades son más importantes para usted en un asistente administrativo?
- ¿Cómo recompensa y anima a las personas que trabajan en su departamento?
- ¿Hay algún problema de producción en curso en este departamento?
- ¿Cómo ha abordado los problemas de personal en el pasado?
- ¿Cuáles son algunos de los mayores desafíos para una persona en este puesto?
- ¿Cuál es el aspecto más gratificante de este puesto, en su opinión?
- ¿Apoya (la empresa / departamento) la membresía de asociaciones profesionales y el desarrollo profesional continuo?
- ¿Cuál describiría como el papel del personal administrativo en esta oficina?
- ¿Se esperan horas extraordinarias o los fines de semana?
- ¿Qué es lo que más le gusta de trabajar para esta empresa? ¿Hay algún cambio que haría?
- ¿Qué es lo que menos le gusta de trabajar aquí?
- ¿Anima al departamento a trabajar en equipo o se concentra más en las contribuciones individuales?
Esté preparado para más preguntas en la entrevista de trabajo
Además de las preguntas de la entrevista específicas del trabajo, también se le harán preguntas más generales sobre su historial laboral, educación, fortalezas, debilidades, logros, metas y planes.
Aquí hay una lista de las preguntas de entrevista más comunes y ejemplos de respuestas.
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