¿Cuánto tiempo debe RRHH conservar los archivos de los empleados?

Uno de los hechos importantes sobre Recursos Humanos es que tiene toneladas de papeleo. Toneladas y toneladas y toneladas. Por supuesto, mucho de esto es electrónico en estos días, pero el principio permanece. RR.HH. lleva registros. Y necesita mantener esos registros. Pero la pregunta básica que debemos plantearnos es cuánto tiempo debe RRHH conservar los archivos de los empleados

Estas son las pautas básicas para el mantenimiento de registros de recursos humanos. Sin embargo, recuerde que las leyes estatales pueden diferir de estas pautas. Si las leyes estatales y las leyes federales entran en conflicto, siempre mantenga los registros según el requisito que sea más largo. Es mejor guardar algo durante demasiado tiempo que no lo suficiente.

Los siguientes estándares de retención de registros se basan en información de la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM). 1?

¿Cuánto tiempo debe mantener registros de contratación?

Debe guardar todos los currículums, notas de entrevistas, solicitudes y ofertas de trabajo, e incluso un registro de sus búsquedas a través de su sistema de seguimiento de candidatos durante un año después de que se tomó la decisión de hacer una oferta de trabajo. Por lo tanto, si entrevista a un solicitante y todo el proceso se prolonga durante tres meses, no es hasta que se  toma la decisión final de contratación  que el reloj comienza a correr.

¿Por qué tienes que hacer esto? Si alguien alguna vez cuestiona su decisión de contratación, deberá demostrar que  no discriminó ilegalmente de ninguna manera o forma. Leyes como la  Ley de Estadounidenses con Discapacidades , el  Título VII y muchas otras  requieren que demuestre que las cumple. Mantener estos registros le ayuda a hacer esto.

¿Cuánto tiempo debe mantener registros de pruebas de detección de drogas?

Si necesita pruebas de detección de drogas para antes del empleo, los resultados de las pruebas forman parte del registro de contratación y debe guardar una copia de ellos durante un año. Si realiza pruebas de detección de drogas adicionales, ya sea debido a un incidente que ocurre en el trabajo o como parte de una verificación aleatoria, también debe mantener estos registros durante un año.

Sin embargo, si está sujeto a las regulaciones del Departamento de Transporte, entonces el plazo mínimo para mantener registros de pruebas de drogas es de cinco años.

¿Cuánto tiempo debe conservar la nómina / tarjetas de tiempo, etc.?

La ley requiere que usted mantenga estos registros durante tres años, pero las demandas recientes significan que sería más inteligente que los conservara por más tiempo. Desea mantener un registro de cuánto se le pagó a cada empleado y cuántas horas trabajó durante todo su mandato en su empresa. Conserve sus registros durante al menos cinco años después de que el empleado se vaya, independientemente del motivo. 2?

Para los empleados exentos, por supuesto, no es necesario mantener registros de tiempo, ya que su salario es el mismo independientemente de la cantidad de horas trabajadas.

Sin embargo, si alguna vez clasificó erróneamente a un empleado como exento cuando debería haber estado no exento, estos registros de horas trabajadas pueden guiarlo para pagar las horas extras adeudadas . Asegúrese de incluir cómo calculó el pago la empresa. Por ejemplo, debe realizar un seguimiento de si se trataba de salario normal, salario más comisión, horas extra, trabajo a destajo o pago por hora normal.

Debe hacer esto no solo por cuestiones de pago e impuestos, sino que muchas otras decisiones dependen de la cantidad de horas trabajadas. Por ejemplo, la elegibilidad para FMLA depende de la cantidad de horas trabajadas en un año. Si tiene un empleado exento a tiempo parcial, es posible que desee considerar solicitar el registro de tiempo para determinar la elegibilidad de FMLA. También debe poder demostrar que pagó a sus trabajadores por todas las horas que trabajaron.

¿Cuánto tiempo debe conservar el formulario I-9?

Mantenga el formulario I-9 del empleado , almacenado por separado de sus registros de personal, durante tres años después de contratar al empleado y durante un año después de la terminación del empleo, lo que ocurra más tarde. 

Usted mantiene estos formularios separados de los archivos de personal, de modo que si el gobierno solicita verificarlos, los trabajadores no tendrán acceso al resto de la información en los registros de personal del empleado.

¿Durante cuánto tiempo debe conservar la información sobre beneficios de salud / pensión?

Debe mantener los registros de sus planes para todos sus beneficios durante un mínimo de seis años. Los tribunales han sostenido que si un empleado lo demanda, diciendo que merece una pensión más alta, por ejemplo, es responsabilidad del empleador demostrar que no debe más, no es responsabilidad del empleado demostrar que lo hace. Conserve todas esas descripciones resumidas del plan.

Si tiene ex empleados que son elegibles para COBRA , extendiendo sus beneficios de salud, también debe mantener esos registros durante seis años solo para estar seguro. La ley no especifica la retención, pero dado que esto podría aplicarse bajo la Ley de Seguridad de Ingresos para la Jubilación de los Empleados (ERISA), esta ley requiere la retención durante seis años. Para estar seguro, no tire esos registros.

Consulte el Instituto de Información Legal de la Facultad de Derecho de Cornell para conocer la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de los Empleados (ERISA) para obtener una aclaración. 3?

¿Cuánto tiempo debe mantener los registros de la FMLA?

Cuando un empleado solicita la FMLA , debe mantener ese registro de documentos, incluso si niega la licencia por tres años. Asegúrese de realizar un seguimiento de la licencia de cada empleado: cuándo comenzó y cuánto tiempo se utiliza. Si el empleado tiene FMLA intermitente, asegúrese de realizar un seguimiento de cada licencia y documentar la cantidad de horas utilizadas. Deben documentarse las fechas y el número de horas. Recuerde, la licencia intermitente se puede utilizar durante algunas horas al día o algunos días a la semana. Documente todo y mantenga esos registros.

Recuerde, esta no es una lista completa y se aplica solo a los estatutos federales. Puede estar sujeto a leyes adicionales de retención de registros si, por ejemplo, es un contratista federal o su estado tiene estándares diferentes. En caso de duda, no lo tire.

Puede acceder a recursos adicionales sobre el mantenimiento de registros y la presentación de informes obligatorios en la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM). 4?

Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no garantiza su exactitud y legalidad. El sitio es leído por un público y en todo el mundo las leyes laborales  y las regulaciones varían de estado a estado y de país a país. Por favor, buscar ayuda legal , o ayuda de Estado, federal o recursos gubernamentales internacionales, para asegurarse de que su interpretación jurídica y las decisiones son correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.