Orientar a los empleados hacia sus lugares de trabajo y sus puestos de trabajo es una de las funciones más descuidadas en muchas organizaciones. Un manual del empleado y montones de papeleo ya no son suficientes cuando se trata de dar la bienvenida a un nuevo empleado a su organización .
Las quejas más frecuentes sobre la orientación de nuevos empleados son que es abrumadora, aburrida o que se deja que el nuevo empleado se hunda o nade. Los empleados sienten que la organización les arrojó demasiada información que se suponía que debían comprender e implementar en un período de tiempo demasiado corto.
El resultado es a menudo un nuevo empleado confundido que no es tan productivo como podría ser. También es más probable que deje la organización dentro de un año. Es costoso tanto para el empleador como para el empleado. Multiplique esto por la cantidad de empleados que contrata cada año, y el costo de rotación se vuelve significativo .
Con una crisis laboral constante, el desarrollo de una experiencia de orientación eficaz para los empleados sigue siendo crucial. Es fundamental que los programas de nuevas contrataciones se planifiquen cuidadosamente para educar al empleado sobre los valores y la historia de la organización y sobre quién es quién en la organización.
Un programa de orientación bien pensado, ya sea que dure un día o seis meses, ayudará no solo en la retención de empleados sino también en el aumento de la productividad de los empleados. Las organizaciones que tienen buenos programas de orientación hacen que las personas nuevas se pongan al día más rápido, tienen una mejor alineación entre lo que hacen los empleados y lo que la organización necesita que hagan, y tienen tasas de rotación más bajas .
Finalidades de la orientación
Los empleadores deben darse cuenta de que la orientación no es solo un gesto agradable de la organización. Sirve como un elemento importante de la bienvenida de los nuevos empleados y la integración de la organización.
Para reducir los costos iniciales Una orientación adecuada puede ayudar al empleado a ponerse al día mucho más rápidamente, reduciendo así los costos asociados con el aprendizaje del trabajo.
Para reducir la ansiedad Cualquier empleado, cuando se le ponga en una situación nueva y extraña, experimentará ansiedad que puede obstaculizar su capacidad para aprender a hacer el trabajo. La orientación adecuada ayuda a reducir la ansiedad que resulta de entrar en una situación desconocida y ayuda a proporcionar pautas de comportamiento y conducta, para que el empleado no tenga que experimentar el estrés de adivinar.
Para reducir la rotación de empleados La rotación de empleados aumenta a medida que los empleados sienten que no se les valora o se les coloca en puestos en los que no es posible que hagan su trabajo. La orientación muestra que la organización valora al empleado y ayuda a proporcionar las herramientas necesarias para tener éxito en el trabajo.
Para ahorrar tiempo al supervisor En pocas palabras, cuanto mejor sea la orientación inicial, es menos probable que los supervisores y compañeros de trabajo tengan que dedicar tiempo a enseñar al empleado . Puede cubrir de manera eficaz y eficiente todos los aspectos de la empresa, los departamentos, el entorno de trabajo y la cultura durante la orientación. El gerente y los compañeros de trabajo solo necesitarán reforzar estos conceptos.
Desarrollar expectativas laborales, actitudes positivas y satisfacción laboral realistas Es importante que los empleados aprendan lo antes posible qué se espera de ellos y qué esperar de los demás, además de conocer los valores y actitudes de la organización. Si bien las personas pueden aprender de la experiencia, cometerán muchos errores que son innecesarios y potencialmente dañinos. Las principales razones por las que los programas de orientación fallan: el programa no fue planificado; el empleado desconocía los requisitos del trabajo; el empleado no se siente bienvenido.
La orientación de los empleados es importante: la orientación proporciona muchos beneficios y puede utilizar los comentarios de los empleados participantes para mejorar aún más sus orientaciones.
Todos los empleados nuevos deben completar un programa de orientación para empleados nuevos que esté diseñado para ayudarlos a adaptarse a sus trabajos y entorno laboral y para inculcar una actitud y motivación laborales positivas desde el principio.
Un programa reflexivo de orientación para nuevos empleados puede reducir la rotación y ahorrar miles de dólares a una organización. Una de las razones por las que la gente cambia de trabajo es que nunca se sienten bienvenidos ni forman parte de la organización a la que se unen.
¿Qué necesita incluir en el proceso?
El principio más importante que debe transmitir durante la orientación es su compromiso con la mejora continua y el aprendizaje continuo. De esa manera, los nuevos empleados se sienten cómodos haciendo preguntas para obtener la información que necesitan para aprender, resolver problemas y tomar decisiones .
Un proceso de orientación bien pensado requiere energía, tiempo y compromiso. Sin embargo, generalmente vale la pena para el empleado individual, el departamento y la organización. Un ejemplo de ello es el éxito del condado de Mecklenburg (Carolina del Norte) en la renovación de su programa de orientación para empleados.
El empleador quería estar a la altura de su credo de que los empleados eran el mayor recurso de la organización . En 1996, como parte de una iniciativa mayor para rediseñar los servicios para satisfacer las necesidades de los clientes, el personal del Departamento de Recursos Humanos del Condado de Mecklenburg tomó una decisión inteligente. Vieron a los nuevos empleados como parte de su base de clientes y les preguntaron qué querían.
A los empleados se les preguntó qué querían y necesitaban de la orientación. También se les preguntó qué les gustaba y qué no les gustaba de la orientación. Se preguntó a los nuevos empleados qué querían saber sobre la organización. Además, se preguntó a los altos directivos de la organización qué creían que era importante que los empleados aprendieran al unirse a la nómina del condado.
Utilizando los comentarios recopilados de los empleados, el personal de capacitación de RR.HH. de Mecklenburg se dio cuenta por primera vez de que satisfacer las necesidades de los empleados requería más de medio día de capacitación. Confiando en los comentarios de los empleados, los capacitadores elaboraron una orientación de un día que les brindó a los empleados lo que dijeron que querían y lo que la alta gerencia creía que los empleados debían saber.
Básicamente, la combinación de orientación ahora incluye los temas menos interesantes, como los formularios W-2 y varias políticas y procedimientos , pero también incluye detalles que le permiten al empleado saber algo sobre la organización.
¿Necesita más información sobre cómo planificar una orientación para empleados que sea beneficiosa y divertida?
Preguntas clave de planificación
Los profesionales de recursos humanos y los gerentes de línea primero deben considerar las preguntas clave de planificación de la orientación de los nuevos empleados antes de implementar o renovar un programa actual. Estas son las preguntas clave que debe hacerse.
- ¿Qué cosas deben saber los nuevos empleados sobre este entorno de trabajo que los haría sentir más cómodos?
- ¿Qué impresión e impacto desea tener en el primer día de un nuevo empleado?
- ¿Qué políticas y procedimientos clave deben conocer los empleados el primer día para evitar errores el segundo día? Concéntrese en cuestiones vitales.
- ¿Qué cosas especiales (escritorio, área de trabajo, equipo, instrucciones especiales) puede proporcionar para que los nuevos empleados se sientan cómodos, bienvenidos y seguros?
- ¿Qué experiencia positiva puede brindarle a la nueva empleada que podría discutir con su familia al final del primer día de trabajo? La experiencia debe ser algo que haga que el nuevo empleado se sienta valorado por la organización.
- ¿Cómo puede ayudar al supervisor del nuevo empleado a estar disponible para el nuevo empleado el primer día para brindarle atención personalizada y transmitir un mensaje claro de que el nuevo empleado es una adición importante al equipo de trabajo?
Cómo dar lo mejor de sí mismo para un nuevo empleado
Dado que las primeras impresiones son cruciales, aquí hay algunos consejos para dar lo mejor de sí. Diviértete un poco. Concéntrese solo en los temas muy importantes del manual. Juegue algunos juegos, esto puede ayudar a las personas a aprender. Los juegos incluyen:
Photo Match: después de la gira. A cada empleado se le proporcionan fotos de otros empleados y una lista de nombres. El objetivo es hacer coincidir el nombre con la cara.
Búsqueda de firmas: mientras los empleados recorren las instalaciones, proporcióneles una hoja de papel con los nombres de varios asociados con los que se reunirán. Luego se les pide que obtengan las firmas de las personas que conocen. El empleado que obtenga la mayor cantidad de firmas de una variedad de nuevos compañeros de trabajo recibe un premio.
Otros juegos que pertenecen a lo que el empleado aprendió durante la orientación también son garantías efectivas de que la orientación es exitosa.
Pasos para hacer que la nueva contratación sea bienvenida
- Comience el proceso antes de que la nueva persona comience a trabajar. Envíe una agenda al nuevo asociado con la carta de oferta para que el empleado sepa qué esperar. Manténgase en contacto después de que él o ella haya aceptado el puesto para responder preguntas. Asegúrese de que el área de trabajo de la nueva persona esté lista para el primer día de trabajo.
- Asegúrese de que los compañeros de trabajo clave sepan que el empleado está comenzando y anímelos a que vengan a saludar antes de que comience la orientación. Una carta de bienvenida al nuevo empleado con una agenda les permite a los compañeros de trabajo mantenerse en contacto con el nuevo empleado y su horario.
- Asigne un mentor o amigo para que le muestre los alrededores a la nueva persona, haga las presentaciones y comience a entrenar. Deje que el mentor tenga suficiente aviso para que pueda hacer los preparativos. La relación de mentoría debe continuar durante 90 días y puede continuar mucho más si la pareja hace una gran conexión. Muchas relaciones duran años e incluso pueden convertirse en un patrocinio .
- Empiece por lo básico. Las personas se vuelven productivas antes si se basan firmemente en los conocimientos básicos que necesitan para comprender su trabajo. Concéntrese en el por qué, cuándo, dónde y cómo del puesto antes de esperar que manejen asignaciones o grandes proyectos. No los abrume con demasiada información.
- Proporcione muestras sobre cómo completar formularios y la descripción del trabajo de la persona con el paquete de orientación.
- Diviértete un poco. Concéntrese solo en los temas muy importantes del manual. Juegue algunos juegos, esto puede ayudar a las personas a aprender.
- Proporcione una lista de preguntas frecuentes con una persona de contacto y un número de teléfono o extensión.
- Planee llevar al nuevo empleado a almorzar o pida a otros que se unan al nuevo empleado en el comedor o en una sala de conferencias con otros miembros del departamento. El primer día de trabajo no es el día para dejar solo al nuevo empleado durante el almuerzo.
- Este es un buen momento para que el supervisor lleve al empleado a almorzar, incluya a otros compañeros de trabajo y se asegure de que el empleado se sienta cómodo. También es un entorno excelente en el que los empleados pueden conocerse entre sí y al nuevo compañero de trabajo.
- Tenga en cuenta a la familia de la nueva persona. Un nuevo trabajo significa un ajuste para toda la familia, especialmente si se han mudado. Haga lo que pueda para facilitar la transición y ayudarlos a sentirse cómodos en la comunidad.
- Solicite comentarios. Descubra a través de los antiguos empleados nuevos cómo percibieron el proceso de orientación y no tema hacer cambios basados ??en esas recomendaciones. Puede enviar una evaluación de dos a cuatro semanas después de que el empleado haya comenzado y preguntar: Ahora que ha estado en la empresa un tiempo, ¿la orientación para nuevos empleados satisfizo sus necesidades? Después de que el empleado haya trabajado para usted durante un tiempo y averigüe lo que debería haber aprendido pero no lo hizo en la orientación. En el condado de Mecklenburg, después de su proceso de rediseño, uno de los capacitadores, Allyson Birbiglia, dijo: «Reconocemos que tenemos que mejorar continuamente la orientación para satisfacer las necesidades cambiantes de nuestros clientes. Lo que funciona ahora puede que no sirva bien a nuestros empleados el próximo mes o el próximo año.»
Un programa de orientación eficaz, o la falta de uno, marcará una diferencia significativa en la rapidez con la que un nuevo empleado se vuelve productivo y tiene otros impactos a largo plazo en su organización. El final del primer día, el final de la primera semana, el final de cada día en su empleo, es tan importante como el comienzo.
Ayude a sus empleados a sentir que desea que regresen al día siguiente, al día siguiente y al siguiente.
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La Dra. Judith Brown es Gerente de Programas de Gestión de Políticas y Desempeño en Inteligencia Naval.
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