El Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) es un software o una solución en línea para la entrada de datos, el seguimiento de datos y las necesidades de información de datos de las funciones de Recursos Humanos, nómina, administración y contabilidad dentro de una empresa. Es útil para todos los procesos de los que desea realizar un seguimiento y de los que espera recopilar datos útiles y útiles.
Normalmente empaquetado como una base de datos, cientos de empresas venden algún tipo de HRIS y cada HRIS tiene diferentes capacidades. Elija su HRIS con cuidado en función de las capacidades que necesita en su empresa. A medida que HRIS se ha vuelto cada vez más sofisticado, la elección entre los diversos sistemas se ha vuelto suficiente para prácticamente paralizar un departamento de recursos humanos .
Ver a una empresa de tecnología, donde existen expertos en computación, pasar por tres sistemas HRIS diferentes en diez años antes de finalmente establecerse en su sistema actual, fue una educación en su complejidad. Sus capacidades en el trabajo y en uso rara vez estuvieron a la altura de las expectativas de ventas que impulsaron la elección. Es por eso que elegir un HRIS es una empresa importante para una empresa.
Consideraciones clave al analizar sus opciones de HRIS
La selección de un HRIS es una situación estresante ya que existen muchas opciones. Elegir las opciones que mejor se adapten a sus necesidades en su empresa es un desafío. Analizar la información proporcionada por cada sistema también es un desafío.
Los vendedores a menudo son vendedores comisionados que pueden decirle verbalmente que el sistema satisfará sus necesidades. Asegúrese de verificar esto con múltiples fuentes, incluidos clientes actuales, grupos de discusión en línea, LinkedIn, otros miembros de SHRM y reseñas de Google.
Estos son los otros factores a considerar al seleccionar su HRIS.
Número de empleados
Recuerde que incluso si su empresa tiene solo unas pocas personas hoy, puede tener el doble o incluso 10 veces más empleados en el futuro, así que elija un sistema que pueda crecer con su negocio.
Capacidades del sistema
Otro factor clave que debe considerar es que muchos HRIS pueden lograr solo una parte de lo que necesita la automatización para lograr. En estos casos, querrá asegurarse de que los componentes de los complementos o sistemas adicionales funcionen juntos sin problemas. Nuevamente, no tome la palabra del vendedor acerca de que los sistemas funcionan juntos. Haga su investigación para asegurarse de que lo hagan.
Capacitación y soporte
Consulte también para ver qué tipos de capacitación y apoyo continuo están disponibles para su personal. También debe asegurarse de que las promesas del asesor de ventas sobre capacitación y seguimiento después de la compra estén escritas directamente en su contrato para comprar el HRIS. Y verifique con otras organizaciones para asegurarse de que la empresa seleccionada tenga un historial de apoyo continuo y útil. Muchos no lo hacen.
Funcionalidad esperada de mejores opciones de HRIS
Normalmente, los mejores sistemas de información de recursos humanos (HRIS) proporcionan en general:
Gestión de toda la información de los empleados:
Los datos como nombres, cargos, direcciones y salarios son un comienzo básico. Historial de sueldos y puestos, estructuras de informes, historiales de evaluación del desempeño y otra información crítica de los empleados.
Documentos relacionados con la empresa:
Esto incluye elementos tales como manuales para empleados, procedimientos de evacuación de emergencia y pautas de seguridad.
Administración de beneficios:
Querrá la administración de beneficios, incluida la inscripción , los cambios de estado y la actualización de la información personal. En un sistema ideal, puede permitir que los empleados busquen y revisen su propia información, incluido el seguimiento de las vacaciones.
Integración completa con nómina:
Esta integración también incluirá otros sistemas de contabilidad y software financiero de la empresa . Cuando estos están conectados, puede asegurarse de que los cheques de pago sean correctos. Nunca hay una desconexión entre lo que es la tasa de pago oficial y la información que tiene la nómina. Si los sistemas no se integran, es fácil actualizar un salario en un sistema y no en el otro.
Seguimiento de candidatos y gestión de currículums:
Cuando su sistema es perfecto , el reclutador puede hacer clic en un botón contratado y toda la información del solicitante se transfiere al lado del empleado . Esto ahorra mucho tiempo porque la entrada de datos y el papeleo prácticamente desaparecen.
Si un solicitante ingresa su propia información al presentar la solicitud, puede garantizar la precisión. Si la carta de oferta se genera a partir del mismo sistema que el sistema de nómina, el salario coincidirá perfectamente y no habrá malentendidos.
Planes de desarrollo de desempeño:
No solo es suficiente tener planes si están registrados en un sistema central, entonces pueden seguir fácilmente al empleado de un puesto a otro. El liderazgo superior puede ejecutar informes para ver dónde están las personas y qué están planeando sus gerentes individuales en términos de planificación de sucesión para su futuro .
Acciones disciplinarias:
Es importante hacer un seguimiento de quién ha sido suspendido, degradado o se han observado otras acciones negativas en su contra, incluso después de que el empleado deja su organización. Cuando una empresa llama y solicita la referencia de un antiguo empleado , es fácil para un administrador del departamento de recursos humanos buscar e informar si la persona es elegible para la recontratación.
Registros de entrenamiento:
Esto es especialmente crítico en una empresa donde se requieren certificaciones y licencias. En otras empresas, los registros de capacitación pueden no tener ese nivel de importancia, pero aún puede encontrar que tener la información es útil a medida que desarrolla a sus empleados, un factor clave que ellos quieren del trabajo.
En resumen, el HRIS que atiende con mayor eficacia a las empresas rastrea esta información:
- asistencia y uso de PTO ,
- paga aumentos e historial,
- sueldos y puestos ocupados,
- planes de desarrollo de desempeño ,
- formación recibida,
- acción disciplinaria recibida,
- información personal de los empleados y, ocasionalmente,
- planes de gestión y de sucesión de empleados clave ,
- identificación de empleados de alto potencial , y
- seguimiento, entrevistas y selección de candidatos.
Beneficios del HRIS adecuado
Un HRIS efectivo proporciona información sobre casi cualquier cosa que la empresa necesite rastrear y analizar sobre sus empleados, ex empleados y solicitantes. Su empresa deberá seleccionar un Sistema de información de recursos humanos y personalizarlo para satisfacer sus necesidades. Si su empresa está en un camino de crecimiento, elija un sistema que pueda crecer con usted.
Es bastante económico implementar un HRIS básico, pero asegúrese de que todo lo que implemente satisfaga las necesidades reales de su empresa. ¿Quiere poder ejecutar informes de facturación? ¿Publicar organigramas? ¿Permitir que los gerentes accedan electrónicamente a evaluaciones de desempeño anteriores? ¿Quiere que todo se haga a través del departamento de RR.HH. o le gustaría que los gerentes accedan e ingresen la información ellos mismos?
Con un HRIS apropiado, el personal de Recursos Humanos permite a los empleados realizar sus propias actualizaciones de beneficios y abordar los cambios, liberando así al personal de Recursos Humanos para funciones más estratégicas . Además, se facilitan los datos necesarios para la gestión de los empleados, el desarrollo de conocimientos, el crecimiento y el desarrollo profesional y la igualdad de trato.
Finalmente, los gerentes pueden acceder a la información que necesitan para respaldar legal, ética y efectivamente el éxito de sus empleados informantes. Pueden ejecutar sus propios informes e ingresar planes en el sistema para ayudar con la sucesión.
El Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) es un software o una solución en línea para la entrada de datos, el seguimiento de datos y las necesidades de información de datos de las funciones de Recursos Humanos, nómina, administración y contabilidad dentro de una empresa.
La línea de fondo
Normalmente empaquetado como una base de datos, cientos de empresas venden algún tipo de HRIS y cada HRIS tiene diferentes capacidades. Elija su HRIS con cuidado en función de las capacidades actuales y proyectadas que necesita en su empresa.
