¿Hay un chatbot en tu futuro? Usted apuesta. Un chatbot, que es un programa informático diseñado para simular una conversación con un ser humano, especialmente a través de Internet, transformará prácticamente todas las funciones comerciales, desde el marketing hasta las ventas y la atención al cliente en un futuro próximo.
Una de las áreas en las que verá una transformación importante a través de chatbots es Recursos Humanos. Dado que el chatbot es un asistente virtual que puede comunicarse con los empleados a través de mensajes de texto, sitios web, aplicaciones o mensajes instantáneos, los chatbots están cambiando la forma en que operan los equipos de recursos humanos.
RR.HH. puede transformar su modelo de prestación de servicios mediante chatbots
Al utilizar un sistema automatizado de comunicación con los empleados, los equipos de recursos humanos se liberan para centrar su tiempo en las necesidades más sofisticadas de sus empleados en áreas como el desarrollo de planes de gestión de carrera .
Los equipos de recursos humanos tienen un trabajo desafiante con objetivos aparentemente contradictorios. Necesitan mantener a los empleados concentrados y trabajando duro al mismo tiempo que los mantienen felices y satisfechos en el trabajo . Los equipos de recursos humanos a menudo son responsables de la retención y rotación de empleados sin la capacidad de administrar a los empleados directamente.
Se espera que RR.HH. tenga en cuenta el pulso de una gran base de empleados mientras opera con un equipo pequeño. Es por eso que los chatbots pueden ayudar a aligerar la carga. Los equipos de RR.HH. descubren que sus responsabilidades son amplias y los objetivos son desafiantes; rara vez tienen el tiempo y los recursos suficientes para hacer justicia a su amplia gama de responsabilidades.
Gran parte del tiempo de RR.HH. se invierte en la gestión de procesos y actividades de rutina que los chatbots podrían manejar en su lugar. Esto permitiría al personal de recursos humanos concentrarse en actividades de mayor prioridad. A los equipos les queda un tiempo limitado para ofrecer a los empleados la atención individual que necesitan cuando manejan asuntos personales delicados .
Este es un mejor uso del tiempo del equipo de recursos humanos, mientras que los chatbots manejan las tareas más estándar y simples. Esto mejorará la capacidad del equipo de RR.HH. para interactuar de forma proactiva con los empleados , guiarlos y orientarlos a lo largo de sus trayectorias profesionales.
Los chatbots pueden ayudar a los profesionales de RR.HH. al ampliar drásticamente sus capacidades. Los chatbots pueden ayudar a los equipos de recursos humanos a mantenerse al tanto de las responsabilidades sustanciales y lograr los objetivos imposibles que tienen.
Utilice chatbots para automatizar los procesos de RR.HH. de rutina
Los chatbots pueden automatizar procesos de rutina que requieren mucho tiempo del equipo de recursos humanos. Puede automatizar sustancialmente las actividades de contratación, como la selección de candidatos, la programación de entrevistas y la gestión del ciclo de vida de la contratación de candidatos y gerentes de contratación . De hecho, una startup llamada RoboRecruiter, construida sobre la plataforma Gupshup, ha desarrollado un chatbot para automatizar el proceso de reclutamiento de un extremo a otro, con resultados asombrosos y mejoras en la productividad.
La incorporación y la orientación de los empleados es otra área que está lista para la automatización. Los nuevos empleados representan una gran cantidad de consultas para el equipo de recursos humanos que puede automatizar fácilmente. También puede automatizar sustancialmente los procesos regulares como el seguimiento de asistencia, seguimiento de objetivos, revisión de desempeño, encuestas de empleados y seguimiento de saldos de vacaciones pagadas.
Una empresa llamada QuickWork ha creado chatbots que automatizan los recursos humanos y los procesos comerciales relacionados para muchas empresas. Aunque la mayoría de las empresas utilizan un sistema de recursos humanos para automatizar muchas tareas, los chatbots hacen que los sistemas existentes sean más fáciles de usar que antes, lo que aumenta drásticamente el uso y el cumplimiento de los empleados.
Los chatbots ayudan a los equipos de recursos humanos a ser accesibles para los empleados
Los chatbots ayudan a RRHH a ser más accesibles para los empleados. Los chatbots permiten que el equipo de recursos humanos proporcione respuestas instantáneas y precisas a consultas comunes. Puede escalar automáticamente las consultas más complejas para revisión y respuesta humanas. La automatización de las consultas más frecuentes libera a los equipos de recursos humanos para manejar personalmente las consultas más complejas.
Esto les permite responder e intervenir rápidamente en situaciones delicadas. Esto es especialmente útil durante las fases de gestión de cambios cuando las empresas implementan cambios importantes en la organización o la estrategia. Estos cambios conducen a una gran cantidad de consultas de los empleados en muy poco tiempo que RR.HH. debe abordar rápidamente para evitar que los problemas se agraven.
La mayor accesibilidad a recursos humanos es particularmente valiosa para los empleados en ubicaciones remotas , lejos de la sede, ya que se ven privados de la capacidad de tener conversaciones en el pasillo con sus equipos de recursos humanos.
Los chatbots permiten a los equipos de RR.HH. interactuar con cada empleado de forma individual, uno a uno, de acuerdo con su situación y problemas personales. Un chatbot puede mantener un contacto regular y proactivo con cada empleado durante todo el año para detectar cualquier problema que deba escalar para la participación humana.
Herramientas como el procesamiento del lenguaje natural y la minería de sentimientos pueden ayudar a los chatbots a detectar ira, frustración, desmotivación, agotamiento y problemas relacionados. Según estas observaciones, los chatbots pueden atraer a un profesional de recursos humanos para la participación humana.
Los chatbots también pueden recomendar de manera proactiva tiempo de vacaciones, clubes y actividades, u otros recursos disponibles dentro o fuera de la organización. Los chatbots pueden opcionalmente ayudar a los empleados a ser físicamente activos y saludables recomendando y realizando un seguimiento de sus rutinas de ejercicio diarias.
Los chatbots pueden proporcionar orientación y tutoría profesional a cada empleado. Invertir en el crecimiento profesional de cada empleado es quizás el esfuerzo de retorno de la inversión más alto para los equipos de recursos humanos y las organizaciones comerciales. Los chatbots pueden desarrollar planes de desarrollo y aprendizaje personalizados para cada individuo. Esto puede incluir habilidades tanto blandas como duras que se requieren para el éxito profesional.
Los chatbots pueden reforzar la cultura de la organización recomendando cursos de desarrollo adecuados. Los chatbots pueden evaluar las habilidades de los empleados y recomendar cursos y módulos a los que los empleados pueden suscribirse. Los chatbots también pueden conectar a los empleados con mentores dentro de la organización.
Problemas relacionados con la confidencialidad de los empleados
Por supuesto, existen cuestiones importantes en torno a la privacidad y la confidencialidad que una organización debe abordar. Sin embargo, las conversaciones de recursos humanos, por su propia naturaleza, tienden a involucrar información sensible y personal. Las organizaciones pueden abordar adecuadamente estos problemas proporcionando a los usuarios y organizaciones un control adecuado sobre sus datos.
Esencialmente, el chatbot es un compañero siempre activo, altamente comprometido y extremadamente personalizado: el gerente de recursos humanos perfecto. Los equipos de RR.HH. que adopten chatbots se acercarán más a lograr con éxito las muchas tareas imposibles y los objetivos en conflicto que sus organizaciones les imponen.
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Beerud Sheth es el CEO y fundador de Gupshup, una plataforma de mensajería inteligente para desarrolladores.
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